L'agent IA des sociétés de services : un CRM à jour, du temps rendu au commerce

Quatre signalements ce matin, sans demande de votre part.
· Une mission en régie dépasse le plafond de son bon de commande de 18 %. 32 jours facturés pour 27 commandés, et la mission continue.
· Un contrat-cadre se reconduit dans 14 jours aux conditions tarifaires de 2022. Vos tarifs ont été révisés deux fois depuis.
· Un consultant est affecté à deux missions sur les mêmes créneaux la semaine du 17/08, chez deux clients différents.
· Quatre comptes n'ont eu aucun contact depuis plus de cinq mois, dont votre deuxième chiffre d'affaires. veille-matin_4-signalements.pdf4 signalements · montant et échéance
⛓ Sourcé · bons de commande, temps saisis, contrats-cadres, planning, CRM

Oui, et c'est même la bonne nouvelle : les cinq jours dépassés sont documentés.
Ce que j'ai reconstitué : le bon de commande porte 27 jours. 32 ont été saisis par deux consultants. Les cinq jours supplémentaires correspondent à trois demandes du client, toutes tracées par écrit : deux courriels de son directeur de projet et un compte rendu de comité de pilotage qu'il a validé.
Ce qui manque, et qui vaut cinq jours : aucun avenant n'a été demandé. Les cinq jours sont réels, la demande est écrite, et rien ne les couvre contractuellement.
La demande d'avenant est prête, avec les trois pièces, le rappel des dates et le montant calculé au taux du bon de commande. Envoyée aujourd'hui, elle porte sur des jours déjà rendus et documentés ; envoyée à la clôture, elle porte sur une facture surprise — et c'est toute la différence entre une régularisation et un litige.
Ce qui reste à négocier, et c'est à vous : l'envoi. Un avenant se négocie avec une personne en face, il engage le cabinet sur un montant et une date, et il porte une signature. Vous relisez, vous décidez du moment — chaque jour d'attente rend la pièce plus difficile à défendre. depassement-plafond_avenant-pret.pdf5 jours · 3 demandes écrites
⛓ Sourcé · bon de commande, temps saisis, 3 demandes écrites du client

Je regarde en continu ce que vous m'avez ouvert : vos bons de commande face aux temps saisis, les échéances de vos contrats-cadres et leurs conditions tarifaires, le planning des consultants, et la date du dernier contact de chaque compte. Un plafond franchi, une reconduction qui approche, deux missions qui se chevauchent, un compte qui se tait — je le dis, je n'attends pas la question.
Le routage suit votre organisation : le dépassement au directeur de mission et à l'associé du compte, parce que l'avenant se négocie à deux ; la reconduction à l'associé ; le chevauchement au responsable du staffing, avec les deux clients concernés nommés ; les comptes dormants à leur associé référent.
Avec une relance : 24 h sur le dépassement et le chevauchement — l'un grossit chaque jour, l'autre a une date ; 72 h sur le reste. Puis une synthèse hebdomadaire : par compte, jamais par consultant.

Et je ne m'arrête pas au signalement : les quatre dossiers sont montés. L'avenant est rédigé avec ses trois pièces et son montant ; la reconduction ressort avec la grille tarifaire du contrat-cadre et l'écart entre le tarif contractuel et le tarif moyen réellement facturé ; le chevauchement arrive avec deux replanifications possibles, chacune chiffrée en jours déplacés ; les comptes dormants avec la date et l'objet du dernier échange. C'est une demi-journée d'associé rendue chaque semaine.
Ce qui reste à vous, et ce qui le justifie : envoyer un avenant, facturer, modifier un planning, contacter un client. Les quatre engagent le cabinet devant un tiers ou devant un consultant — c'est ce qui les rend opposables, et c'est pourquoi ils portent un nom.
Et je lis ce que vous m'avez ouvert : un accord passé de vive voix chez le client m'est invisible, et le dire est plus utile que de le taire. Chaque accès est tracé et retirable d'un mot.
✎ Proposition · surveillance et relances à paramétrer — vous fixez les seuils

63 demandes et dossiers en attente, repris un par un : d'abord la qualification, ensuite la priorisation, et elle est explicite.
La qualification range chaque dossier par ce qu'il appelle, pas par la boîte d'où il vient : 21 devis à établir ou à relancer, 17 demandes d'information, 14 dossiers de mission en attente d'une pièce du client, 8 réclamations, 3 renouvellements de contrat-cadre.
La priorisation applique trois critères, et vous en voyez le calcul : le montant en jeu, l'échéance qui court, l'ancienneté de la demande. Chaque dossier porte son rang et la phrase qui l'explique — « 2^e : 46 000 €, réponse attendue dans 4 jours, en attente depuis 9 jours ». Un rang sans motif ne se conteste pas, donc ne se corrige jamais.
Ce que l'ordre d'arrivée vous coûtait, mesuré sur le trimestre écoulé : les 21 devis représentent 214 000 €, et les 5 plus gros — 118 000 € à eux seuls — occupaient les rangs 12 à 19 de la pile, derrière des demandes d'information de dix minutes.
Ce que je propose et que vous seul tranchez : les 17 demandes d'information partent aujourd'hui, parce qu'elles coûtent 10 minutes chacune et libèrent la pile ; les 3 renouvellements de contrat-cadre passent avant les devis, parce qu'un contrat-cadre non renouvelé ferme l'accès aux devis suivants.
Une pondération s'est trompée, et je la publie : ma première version plaçait l'ancienneté devant l'échéance. Trois devis dont la remise tombait à 5 jours se sont retrouvés au rang 4, deux ont été rendus hors délai. L'échéance passe désormais devant l'ancienneté dès qu'elle est inférieure à 7 jours ; sur les six semaines suivantes, aucun dossier rendu hors délai sur 38 échéances.
✎ Cadre · qualification par nature, priorisation sur trois critères affichés