We build Agents. You build the Future.Nous construisons les agents. Vous construisez l’avenir.
● Secteur public — Secrétaire de mairie
Un agent IA pour mairie qui assiste la secrétaire de mairie au quotidien
Courriers, projets d'arrêtés, préparation des délibérations, réponses aux administrés et appui aux tâches d'état civil : l'agent IA de Blue Lemon Agent prépare ce travail répétitif à partir des modèles de votre commune, et la secrétaire de mairie relit, valide et signe. Données hébergées en France ; le modèle d'IA est appelé chez son éditeur, sauf option Modèle souverain. L'agent IA assiste, l'agent public décide.
Prépare un projet d'arrêté de voirie pour la fermeture temporaire de la rue de l'Église lors de la brocante du 14 juillet, à partir de notre modèle.
Projet d'arrêté prêt. Reprend votre modèle communal : visa des articles L.2212-2 et L.2213-1 du CGCT, motivation (manifestation publique), périmètre et horaires de fermeture, déviation et obligation de signalisation. Reste à compléter : numéro d'arrêté et date de signature — à valider et signer par le maire. ⛓ Source · vos modèles communaux + CGCT
Une administrée demande comment refaire sa carte d'identité. Prépare une réponse.
Réponse rédigée : pré-demande en ligne sur l'ANTS, prise de rendez-vous dans une mairie équipée du dispositif de recueil, pièces à fournir (justificatif de domicile, photo aux normes, ancien titre). La nôtre n'étant pas équipée, j'oriente vers les mairies habilitées les plus proches. Courriel prêt à l'envoi. ✎ Action · réponse prête à relire — l'agent public valide
Données hébergées en France · modèle souverain en option
🇫🇷 Données hébergées en France
Hébergé en FranceModèle d'IA chez son éditeur, sauf option Modèle souverain
Données des administrés protégées
RGPD & AI Act : déploiement encadréTraçabilité & supervision humaine
Clé en mainConçu, installé et exploité pour vous
L'agent public décideL'agent exécute ce que vous avez autorisé
Pour une organisation établie hors de l'Union européenne, c'est le droit de son pays qui s'applique ; sur sa demande, nous mettons en place des garanties équivalentes (revue humaine avant toute action, journal des critères, information des personnes).
✦ En bref
Pour qui : la secrétaire de mairie d'une commune, petite ou moyenne, et son équipe. Ce que fait l'agent : il prépare les courriers, les projets d'arrêtés et de délibérations à partir de vos modèles communaux, rédige les réponses aux questions courantes des administrés et prépare les pièces d'état civil que l'officier d'état civil contrôle. Ce qu'il ne fait jamais : signer, décider, publier ou répondre au nom de la mairie sans relecture. Avec quoi : vos modèles, vos délibérations en vigueur, le CGCT et les sites officiels des démarches, depuis Microsoft Teams, Slack ou la messagerie en interne, et WhatsApp Business, le chat du site ou le courriel pour les usagers. Où : données hébergées en France sur une ressource dédiée et isolée par commune ; le modèle d'IA est appelé chez son éditeur, sauf option Modèle souverain. Quand et combien : déploiement en quelques semaines, formules affichées ci-dessous, accessible de gré à gré sous les seuils de la commande publique. Ces raccordements sont inclus dans toutes les formules, sans supplément, dans la limite du nombre de raccordements arrêté au devis pour votre agent.
100 %
hébergé en France dans l'architecture cible
0
transfert hors UE avec l'option Modèle souverain (architecture cible)
2
usages prêts à déployer sur ce périmètre
0
décision à effet juridique ou significatif prise par un agent
Repères décrivant notre offre, et non des résultats mesurés chez un client. L'ampleur du gain se confirme par un pilote sur votre périmètre.
Estimation indicative, à confirmer par un pilote sur vos dossiers réels (conditions générales de vente, article 4).
Tarifs
Trois formules, un seul agent de mairie
Un agent IA pour mairie (courriers, actes, renseignement des administrés), installé et exploité pour vous, prix fixes affichés TTC. Accessible de gré à gré sous les seuils de la commande publique ; une mairie peut aussi demander un devis pour une mise en concurrence.
Agilité
Installation + abonnement maîtrisé
2 705 € TTCde mise en service
puis 350 € TTC/mois — vous investissez à l'installation et payez un abonnement réduit. Idéal pour maîtriser le coût dans la durée.
Installation, paramétrage et formation de vos équipes
Exploitation, supervision humaine, mises à jour et support
puis 465 € TTC/mois · + matériel dès 2 989 € (achat unique, en sus) — ordinateur souverain installé chez vous, maintenu à distance. Modèles en local, vos données restituées à la fin du contrat.
Matériel installé dans vos locaux (vous en êtes propriétaire)
Modèles IA français / européens exécutés en local
Maintenance à distance sécurisée (Suivi Pro inclus)
Inclus dans la formule : l'hébergement et une consommation d'IA jusqu'au volume de votre palier, en documents, échanges, jetons et stockage ; au-delà, refacturée au coût réel, sans marge, suivie dans votre espace client au rythme des relevés. Abonnement de maintenance et de supervision sur une durée initiale de 12 mois pour la formule Agilité, de 24 mois pour la formule Sérénité et de 36 mois pour la formule 100 % Souverain, renouvelable ; niveaux de Suivi (SLA 72 h / 24 h / 4 h) en option. Les développements sur-mesure, intégrations supplémentaires ou volumétries exceptionnelles font l'objet d'un devis. Support du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h. Tarifs TTC, TVA à 20 % incluse : en tant qu'organisme public non assujetti, vous ne récupérez pas la TVA.
Modèle d'IA :
aucun des modèles d'IA proposés n'entraîne aujourd'hui de supplément fixe. Lorsque le modèle retenu entraîne un coût, ce coût est indiqué au moment du choix, avant la commande, et refacturé au coût constaté, sans marge ; la consommation est facturée au prix de l'éditeur. Les prix des éditeurs sont publiés en dollars américains : le montant refacturé est le montant en euros effectivement supporté par Blue Lemon Agent sur la facture de l'éditeur, au taux de cette facture, sans commission ni majoration.
Composants inclus et composants complémentaires Composants inclus dans l'offre de base : le socle logiciel Blue Lemon Agent, les modèles d'IA de la liste du tunnel de commande, les canaux standards (Microsoft Teams, Slack, WhatsApp Business, courriel, chat du site, agendas, Microsoft 365 / Google Workspace, stockage de fichiers, téléphonie sur IP du marché, pages et comptes professionnels des réseaux sociaux, fiche d'établissement Google), l'hébergement de la formule choisie, en France par défaut, les sauvegardes, la supervision, les mises à jour et le support. Si l'adaptation de l'agent IA à vos contraintes, à vos besoins ou à vos demandes exige la mise en place d'autres composants payants — licence logicielle d'un éditeur tiers, accès API payant à l'un de vos logiciels, hébergement de données de santé, qui impose en France un hébergeur certifié HDS (art. L. 1111-8 du Code de la santé publique), hébergement qualifié SecNumCloud, service de synthèse vocale, matériel particulier —, ils vous sont proposés en option ou sur devis et refacturés au coût constaté ; rien n'est engagé sans votre accord écrit. Lorsque le modèle d'intelligence artificielle que vous retenez entraîne un coût supplémentaire, ce coût vous est indiqué avant votre commande et vous est refacturé au coût constaté, sans marge.
Ce que vous pouvez attendre
Mise en service2 à 3 semaines
Agent conçu, canaux raccordés, équipe formée.
Régime nominal4 à 7 semaines
Après quelques semaines d'usage réel, le temps que le comportement de l'agent soit ajusté à ce que vous attendez.
Estimation indicative, ajustée selon les options que vous retenez. Elle n'est pas un engagement de délai.
Que fait l'agent du secrétariat de mairie concrètement ?
Voici les capacités comprises dans l'agent, puis les agents voisins qui peuvent s'y ajouter. L'agent réalise lui-même ce que vous l'autorisez à faire ; vous décidez de ce qu'il fait seul et de ce qu'il soumet à la secrétaire de mairie, qui valide et signe.
Inclus dans votre agentLes 2 capacités essentielles à cette promesse sont comprises, sans surcoût.
Courriers-type, arrêtés et projets de délibération rédigés à partir de vos modèles communaux, à valider et signer.
Langage clair & projet FALC
Préparation d'une version en langage clair et d'un projet de transcription selon les règles FALC, soumis à validation humaine.
Contrôles et garantiesCes 4 contrôles sont intégrés à l'agent : ils encadrent ce qu'il fait, quelle que soit la formule retenue. Ils ne se choisissent pas et ne s'ajoutent pas à votre commande.
Arbitrage humain des conflits et décisions irréversiblesObservabilité des coûts, délais, qualité, échecs et arrêt sûrProposer accessibilité, FALC, multicanal et véritable recours humainMesurer résolution, délai, non-recours, abandons et satisfaction
Ce à quoi l'agent doit être reliéCe raccordement conditionne le fonctionnement de l'agent. Il porte sur votre système d'information et est cadré pendant l'audit.
Registre des agents autorisés et contrats d’interface
Besoin d'aller plus loin ?
Ces agents traitent un autre processus métier, avec leur propre responsable et leur propre tarif. Ils s'ajoutent à celui-ci.
Réponse à une demande de salle des fêtes, accusé de réception d'une réclamation, courrier de relance d'un impayé de cantine : l'agent rédige à partir de vos courriers-type, avec la date, les références et la formule de politesse en usage dans la commune. La secrétaire relit, corrige et envoie.
Projets d'arrêtés
Arrêté de voirie pour une manifestation, arrêté de stationnement, arrêté de délégation : l'agent repart de votre modèle, reprend les visas (CGCT, délibérations en vigueur), la motivation et le dispositif, et laisse en blanc le numéro et la date de signature. Le maire signe ; rien n'est publié sans lui.
Préparation des délibérations
À partir de l'ordre du jour, l'agent prépare les projets de délibération : exposé des motifs, visas, dispositif, pièces jointes à annexer. Le secrétariat et les élus en disposent avant la séance ; le vote et le procès-verbal restent ceux du conseil.
Réponses aux administrés
Horaires, pièces à fournir pour une carte d'identité, inscription scolaire, démarche d'urbanisme : l'agent répond à partir des sources de la commune et des sites officiels, et oriente vers le guichet compétent quand la demande ne relève pas de la mairie. Les réponses engageantes sont proposées à la secrétaire avant envoi.
Appui aux tâches d'état civil
Préparation des mentions, courriers de demande de pièces, vérification de complétude d'un dossier de mariage ou de reconnaissance : l'agent prépare, l'officier d'état civil contrôle et signe. L'agent ne dresse ni ne signe aucun acte.
Ce que l'agent fait, ce qu'il ne décide jamais, ce sur quoi il s'appuie
Ce qu'il fait
Prépare courriers, projets d'arrêtés et de délibérations à partir de vos modèles
Rédige des réponses aux questions courantes des administrés, avec la source
Prépare les pièces et vérifie la complétude des dossiers d'état civil
Signale un modèle périmé ou une délibération abrogée qu'un acte vise encore
Transmet à l'agent public tout ce qui sort du périmètre qu'il a autorisé
Ce qu'il ne décide jamais
Ne signe aucun acte, aucun courrier, aucune délibération
Ne publie rien et n'envoie rien d'engageant sans validation
Ne dresse aucun acte d'état civil et n'en modifie aucun
Ne prend aucune décision à effet juridique ou significatif pour un administré
N'invente pas de réponse : s'il ne sait pas, il oriente vers le guichet compétent
Ce sur quoi il s'appuie
Vos modèles communaux (courriers-type, arrêtés, délibérations) et vos délibérations en vigueur
Le code général des collectivités territoriales (CGCT) et les textes cités dans vos actes
Les sites officiels des démarches cités dans vos réponses
Vos outils actuels, sans migration : l'agent complète, il ne remplace pas
Démonstration
Voyez l'agent au travail
5 situations courantes, prises parmi celles qui reviennent le plus. Choisissez-en une : l'échange se déroule comme il se déroulerait chez vous.
Démonstration écrite à l'avance. Ces échanges illustrent le comportement de l'agent — ses sources, ses refus, ce qu'il laisse à vos équipes. Rien n'est envoyé depuis cette page, aucun modèle n'y est interrogé, et les dossiers cités sont fictifs. C'est précisément ce que nous promettons à vos données. Les comportements montrés ici — surveillance, règles d'automatisation, routage et relances — sont paramétrés avec vous lors du déploiement, à partir de vos outils, de vos règles et de vos seuils. Les points d'architecture cités dans ces échanges — localisation, exécution locale, isolation, chiffrement, accès par rôle, journalisation — ne sont pas une garantie attachée à la démonstration : ils sont ceux de l'architecture décrite à votre devis, et vérifiés avant mise en service.
L'organisme public de cette démonstration
Organisme public fictif
Commune de Vaux-sur-Cerne — commune rurale de 1 480 habitants
Secteur
Commune rurale — état civil, voirie communale, école et cantine, autorisations d'urbanisme, location de la salle des fêtes ; mairie ouverte 12 heures par semaine sur trois demi-journées
Effectif
6 agents — une secrétaire de mairie à temps plein, un adjoint administratif à mi-temps, trois agents techniques et une ATSEM ; tout le secrétariat repose sur une seule personne
Public servi
1 480 habitants, 640 foyers — 3 560 sollicitations par an : 2 100 appels, 900 passages au guichet, 560 courriels
Ordre de grandeur
11 conseils municipaux et 63 délibérations par an, 214 arrêtés, 980 courriers-type, 47 déclarations préalables et 9 permis de construire, 4 consultations de marché
Outils en place
Logiciel de gestion communale, site internet de la commune, messagerie, modèles bureautiques et 12 ans d'actes classés par année — l'agent s'y branche en lecture, rien n'est remplacé ni migré
Qui décide
Le maire signe les actes ; la secrétaire de mairie valide toute production avant qu'elle parte ; le premier adjoint suit l'urbanisme ; l'instruction des autorisations est assurée par le service mutualisé de la communauté de communes
Les points d'amélioration
41 % des appels sonnent dans le vide hors des 12 heures d'ouverture ; un courrier d'administré attend 9 jours en moyenne ; le projet de procès-verbal du conseil met 11 jours à être disponible ; et 7 des 34 modèles communaux sont antérieurs à la délibération qui les modifie
À Vaux-sur-Cerne, une seule personne tient le secrétariat : les actes, l'état civil, l'accueil, l'urbanisme et la comptabilité. Le temps y est la ressource la plus rare, et c'est là que l'agent rend le plus — les données traitées, elles, sont celles des habitants, parmi les plus sensibles qui soient. L'agent tourne en inférence locale sur une machine de la mairie, lit les 12 ans d'actes de la commune sans jamais y écrire, et ne fait partir aucune production sans la validation de la secrétaire de mairie. Les échanges qui suivent couvrent une année, de la reprise des modèles au bilan présenté au conseil.
Cet organisme public, ses chiffres et les échanges qui suivent ont été inventés pour la démonstration. Ils illustrent une situation courante ; ils ne décrivent aucun service réel.
J'ai relu vos douze ans d'actes ce week-end — 2 460 arrêtés, 710 délibérations, 34 modèles bureautiques — et j'en tire un constat repéré à temps, que je vous apporte déjà corrigé. L'écart mesuré, et c'est lui qui décide de tout le reste :7 de vos 34 modèles communaux sont antérieurs à la délibération qui les modifie. Le modèle de convention de mise à disposition de la salle des fêtes porte encore les tarifs d'une délibération remplacée en 2023 ; le modèle d'arrêté de voirie vise une délibération abrogée. Ce ne sont pas des fautes de rédaction : ce sont des modèles qu'une délibération postérieure a laissés en arrière — et c'est exactement ce qui se rattrape en une nuit. Ce que ça coûte aujourd'hui, sur les trois postes que vous pouvez vérifier : · La rédaction d'un arrêté à partir d'un modèle pèse 45 % du temps que demande l'acte — 27 minutes sur les 60 que prend un arrêté du dépôt de la demande à sa publication. · La rédaction d'un courrier-type à un administré : 20 %, soit 12 minutes. · La réponse à une question récurrente : 10 %, soit 6 minutes. Ce que je vous propose, et ce n'est pas une promesse — c'est déjà écrit :j'ai réécrit les 7 modèles périmés cette nuit, chacun calé sur la délibération en vigueur, avec en regard la ligne remplacée et la ligne qui la remplace.Ce que ça aurait changé sur l'année écoulée, puisque c'est la seule mesure qui compte :les 61 conventions de salle des fêtes de l'an dernier auraient porté le tarif voté et non le tarif abrogé, et les 96 arrêtés de voirie auraient visé la délibération en vigueur. Ce que je fais des trois postes une fois les modèles arrêtés : je prépare chaque acte à partir de vos modèles à jour, et vous ne gardez que ce que vous seule savez faire — vérifier, corriger et faire signer.La rédaction descend à 15 %, 8 % et 6 % : 9 minutes, 5 minutes, 3 minutes 30. Le pas suivant, et il tient en vingt minutes :vous relisez les trois modèles qui pèsent le plus, je vous les présente demain matin.Le maire arrête la version, et elle est en service le soir même — c'est la signature de la commune qui rend un modèle opposable à l'administré qui le contesterait, et c'est le seul geste que je vous laisse.inventaire-des-modeles_34-dont-7-a-reprendre.pdf34 modèles relus, 7 réécrits, la délibération qui fait référence ⛓ Sourcé · 12 ans d'actes de la commune, registre des délibérations, 34 modèles bureautiques, 7 versions réécrites
Je suis seule au secrétariat et je n'ai pas une demi-journée à passer sur des modèles. Par quoi je commence ?
Par trois modèles, pas trente-quatre — et je les ai classés par le temps qu'ils vous rendent, pas par ordre alphabétique. Ce que dit le comptage de vos douze ans d'actes : · L'arrêté de voirie temporaire : 96 emplois par an sur 214 arrêtés — 45 % de tous vos arrêtés sortent d'un seul modèle. · La convention de mise à disposition de la salle des fêtes : 61 par an, et c'est celle que la reprise remet d'aplomb — depuis 2023, chaque convention signée porte un tarif que votre conseil a remplacé, et les prochaines sortiront au tarif voté. · Le courrier de réponse à une demande d'urbanisme : 47 par an. Ces trois modèles produisent 204 des 385 documents que vos 34 modèles sortent chaque année : trois modèles sur trente-quatre, plus de la moitié de la production.Les 31 autres peuvent attendre l'automne sans que ça change quoi que ce soit à votre charge. Ce que je vous apporte dans ces vingt minutes, et c'est du travail déjà fait :les trois versions à jour, déjà écrites, la délibération qui fait référence en regard avec sa date, et le nombre de documents que chacune aurait sortis rien que l'an dernier — 96, 61 et 47.Vous validez ou vous corrigez d'un mot ; le maire arrête la version.Je vous fais gagner l'écriture et le rapprochement : la décision se prend en vingt minutes au lieu d'une demi-journée, et elle reste celle de la commune — c'est ce qui la rend défendable. Le pas suivant que je propose : qu'après ces trois-là, je vous signale de moi-même tout modèle qu'une délibération postérieure vient modifier, et que j'en écrive la version à jour dans la nuit qui suit le conseil.Vos 34 modèles cesseront de vieillir en silence — c'est le seul moyen que ce travail ne soit pas à refaire dans trois ans, et il ne vous coûtera plus qu'une relecture par conseil.charge-du-secretariat_ou-part-le-temps.pdf385 documents par an, 3 modèles pour plus de la moitié ⛓ Sourcé · comptage des actes par modèle sur 12 ans, registre des délibérations, 3 versions réécrites
Tout ça suppose que vous lisiez notre état civil, nos dossiers d'urbanisme et les courriers des habitants. Ils partent où ?
En formule 100 % Souverain, ils ne partent nulle part. Je tourne en inférence locale sur une machine de la mairie, et rien de ce que je lis ne sort du réseau de la commune. L'inférence locale, c'est le modèle qui calcule sur votre machine : le texte d'un acte d'état civil ou d'un dossier d'urbanisme ne traverse aucun réseau extérieur pour être traité. Si la commune préfère ne pas héberger de machine, l'autre voie est une ressource isolée hébergée en France, dédiée à Vaux-sur-Cerne — aucune mutualisation avec une autre commune, ce qui est la condition de la continuité de votre service. Ce que ça change, point par point : · Les données des administrés n'entraînent aucun modèle, ni le nôtre ni celui d'un tiers. · Je travaille en lecture seule sur vos dossiers, et le compte technique par lequel je lis n'a pas le droit d'écrire — c'est plus solide qu'une promesse, parce que ça se vérifie en une commande. · Chiffrement en transit et au repos, accès par rôle — les droits suivent la fonction : l'ATSEM n'ouvre pas les dossiers d'urbanisme, l'agent technique n'ouvre pas l'état civil.6 rôles pour vos 6 agents, et le journal porte 0 accès hors rôle depuis la mise en service. · Hébergement en France, sous droit français, architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité. · Journal complet : qui a demandé quoi, quand, et ce que le système a produit. Le seul geste que la loi réserve à une personne, et c'est lui qui donne leur valeur à vos actes :la signature et la délivrance d'un acte d'état civil appartiennent au maire et à l'officier de l'état civil.Tout ce qui y mène, je l'ai déjà fait : le projet est monté sur votre modèle, confronté point par point à la délibération en vigueur, et il repart avec sa note de contrôle — ce qui est conforme, ce qui manque, et le texte communal qui l'exige. C'est cette signature qui rend l'acte contestable devant le juge, donc défendable — un acte que personne n'aurait signé ne serait attaquable par personne, et ne vaudrait rien. Le chiffre qui résume tout cela :0 donnée d'administré sortie du réseau de la commune sur les 3 560 sollicitations de l'année, et traitements dans l'UE visés. Ce que je propose : que je tienne à jour la fiche que votre conseil et votre déléguée à la protection des données réclameront — hébergement, données traitées, durées de conservation, qui accède à quoi. Elle est demandée une fois par an et se reconstitue en deux jours ; le premier état est déjà écrit et vous l'avez en pièce jointe.cadre-technique_ou-vivent-les-donnees-des-administres.pdfFormule 100 % Souverain : inférence locale, lecture seule, traitements dans l'UE visés ✎ Cadre · architecture de déploiement, droits du compte technique, premier état de la fiche de registre
Simulation fictive — pas un résultat client
La brocante du 14 juillet approche. Il faut un arrêté de fermeture temporaire de la rue de l'Église, et je n'ai pas retrouvé celui de l'an dernier.
Le projet d'arrêté est prêt, monté sur votre modèle remis à jour, et je vous donne aussi les trois précédents de la commune pour que vous compariez. Ce que le projet reprend, et d'où ça vient : · Les visas de votre modèle communal, à l'identique — les visas sont les textes que l'arrêté cite en tête pour dire de quoi il tire son autorité ; c'est par eux qu'un acte se conteste ou se défend. Ce sont ceux que la commune emploie depuis douze ans, sur un modèle revu avec vous la semaine dernière. J'y ai ajouté celui que vos trois arrêtés précédents portaient et que celui de l'an dernier avait perdu : la délibération du conseil qui autorise la brocante. Il est marqué comme ajout et il saute d'un clic si vous le jugez inutile. · La motivation : manifestation publique sur le domaine communal, reprise de la délibération du conseil qui autorise la brocante, avec sa date. · Le périmètre et les horaires, repris de l'arrêté du 14 juillet de l'an dernier — rue de l'Église du numéro 1 au numéro 23, de 6 h à 20 h — et la déviation par la rue des Écoles, identique aux trois éditions précédentes. · L'obligation de signalisation à la charge de l'organisateur, comme dans vos trois derniers arrêtés du même type. Deux champs vous attendent, et c'est voulu :le numéro d'arrêté et la date de signature — les deux seules mentions qui engagent la commune, et le maire les porte en dix secondes. Ce que je sécurise sans qu'on me le demande :la transmission à la gendarmerie.Celle de l'arrêté de l'an dernier n'était pas partie ; les deux précédents l'avaient été — c'est un geste qui se perd quand une seule personne tient tout, et je le reprends à ma charge :le courrier de transmission est écrit, arrêté en pièce jointe, prêt à partir avec la signature. Le temps que ça déplace :la rédaction d'un arrêté passe de 45 % à 15 % du temps de l'acte — de 27 minutes à 9. Sur 214 arrêtés par an, ce sont 64 heures qui repartent vers l'accueil des habitants. Le pas suivant que je propose : que les trois arrêtés de voirie temporaire les plus fréquents — brocante, travaux, déménagement — se montent d'eux-mêmes dès que la demande arrive au guichet, projet et courrier de transmission compris. 96 des 214 arrêtés de l'année sortent de ce seul modèle :c'est là que les 64 heures se gagnent, et nulle part ailleurs.Vous validez le principe une fois, et chaque demande repart avec son projet le jour même.projet-d-arrete-de-voirie_brocante-du-14-juillet.pdfVisas repris et un visa rétabli, 2 champs laissés au maire ⛓ Sourcé · modèle communal d'arrêté de voirie remis à jour, délibération autorisant la brocante, 3 arrêtés précédents du même type
Le conseil de mars doit délibérer sur les tarifs de la salle des fêtes. Il me faut le projet de délibération et la note pour les conseillers.
Les deux sont prêts, et la note aux conseillers porte trois hypothèses de tarif déjà chiffrées — le conseil arbitrera sur des chiffres, pas sur une impression. Le projet de délibération reprend votre modèle : objet, exposé des motifs, dispositif article par article, et le renvoi à la délibération de 2023 qu'il remplace — c'est elle qui est en vigueur, et c'est elle que vos conventions ne reprenaient plus. Ce que la note établit d'abord, sur vos propres pièces : · 61 mises à disposition de la salle l'an dernier, dont 38 pour des habitants de la commune et 23 pour des extérieurs. · Le coût réel supporté par la commune — chauffage, ménage, remise en état — tel qu'il ressort de vos mandats de l'exercice.Je ne l'estime pas : je l'additionne, et chaque ligne renvoie à son mandat. · Les tarifs pratiqués par les quatre communes voisines, relevés dans leurs délibérations publiées, avec la date de chacune. Ce sont des faits publics, pas une comparaison que j'invente. Ce que je fais en plus, et que je prends entièrement à ma charge :je pose trois hypothèses de tarif sur la table, chacune chiffrée sur les 61 mises à disposition de l'année écoulée — recettes, part du coût réel couverte, position de la commune parmi ses quatre voisines : · A — reconduction : recettes inchangées, le coût réel resterait couvert à 62 %, et l'écart avec les voisines continuerait de se creuser. · B — alignement sur le coût réel :couverture à 100 %, mais 9 des 38 mises à disposition d'habitants passeraient au-dessus du tarif des quatre communes voisines. · C — tarif habitant tenu, tarif extérieur relevé :couverture à 91 %, aucun habitant au-dessus des voisines, l'effort porté par les 23 mises à disposition d'extérieurs. Aucune des trois n'est mon avis : ce sont trois calculs faits sur vos mandats et sur des délibérations publiées, et le conseil peut m'en demander une quatrième en séance, chiffrée avant la fin du point.Le tarif en vigueur, lui, se vote — et c'est le vote qui le rend opposable à celui qui louera la salle. Le pas suivant que je propose :que la convention de mise à disposition se génère à partir de la délibération en vigueur, dès le lendemain du vote. Un tarif ne pourra plus être périmé sur une convention, puisqu'il viendra de la délibération elle-même — et les 61 conventions de l'année prochaine sortiront justes sans que vous ayez à y penser.projet-de-deliberation_tarifs-salle-des-fetes.pdfDispositif, note aux conseillers, 3 hypothèses chiffrées ⛓ Sourcé · modèle communal de délibération, mandats de l'exercice, délibérations publiées de 4 communes voisines
Le plus lourd, c'est le procès-verbal du conseil. Je le rédige le week-end suivant et il sort onze jours après la séance.
Le relevé de décisions est disponible le soir même, et le projet de procès-verbal le lendemain matin — vous le corrigez, vous ne le rédigez plus. Le relevé de décisions est la liste courte de ce que le conseil a tranché, point par point ; le procès-verbal est le document complet qui rapporte aussi les échanges. Le premier intéresse les conseillers le soir même, le second intéresse les habitants. Ce que je produis après une séance de deux heures : · Le relevé de décisions, dans l'ordre de l'ordre du jour : chaque point, le sens du vote, et le résultat chiffré — pour, contre, abstentions, et les conseillers qui n'ont pas pris part au vote — la mention la plus difficile à retrouver huit jours après la séance, et que le relevé du soir même porte d'office. · Le projet de procès-verbal, dans votre forme habituelle, avec les interventions rapportées et non transcrites mot à mot. Une règle que je tiens, et elle vous protège :ce qui engage porte un nom, ce qui cherche n'en porte pas.Les votes, les délibérations et les décisions sont attribués nommément, parce qu'ils le doivent. Les hésitations, les objections et les échanges de séance sont rapportés sans nom, sauf si le conseiller demande que son intervention soit portée au procès-verbal — et je vous signale chaque fois qu'un conseiller l'a demandé en séance. Et une chose que je vous déconseille, mécanique à l'appui :le compteur d'interventions par élu. Le jour où « nombre d'interventions par élu » devient un chiffre suivi, il devient un objectif ; on parle pour le compteur ou on se tait pour ne pas y figurer, et le procès-verbal cesse de décrire la séance pour décrire la réaction au compteur.Ce que je vous propose à la place, et qui sert vraiment le conseil : les présences, les pouvoirs et les délais de publication — trois chiffres que votre règlement intérieur vous demande déjà, et que je tiens désormais pour vous. Ce que ça rend, chiffré sur l'année :11 conseils par an, un projet de procès-verbal qui passe de 11 jours à un matin, et les décisions consultables par les habitants dans les délais que votre règlement intérieur s'est fixés — onze fois sur onze, contre cinq fois sur onze l'an dernier. Ce que je propose ensuite : que le relevé de décisions parte aux conseillers le soir même de la séance. Il est écrit, mis en forme et adressé ; il vous attend en brouillon et part d'un clic.Sur les onze séances de l'année, les conseillers l'auraient eu dix jours plus tôt en moyenne — et les habitants qui appellent le lendemain pour savoir ce qui a été décidé auraient eu leur réponse avant d'appeler.Donnez-moi votre accord et le premier part après le conseil de mars.conseil-municipal_releve-de-decisions-et-projet-de-pv.pdf11 jours ramenés à un matin, 11 délais tenus sur 11 ⛓ Sourcé · enregistrement de la séance, ordre du jour, règlement intérieur du conseil, 11 procès-verbaux de l'année précédente
Simulation fictive — pas un résultat client
La mairie est ouverte douze heures par semaine. Le reste du temps, le téléphone sonne dans le vide et les gens rappellent trois fois.
2 100 appels l'an dernier, 861 sans réponse — 41 %. Ce n'est pas un défaut d'accueil : c'est une mairie ouverte douze heures par semaine avec une seule personne au secrétariat — et ce sont précisément ces heures-là que je couvre. Ce que j'ai fait de ces 861 appels, en relisant vos rappels et vos courriels : · 1 320 des 2 100 appels portent sur douze sujets, toujours les mêmes — horaires, inscription scolaire, carte d'identité, salle des fêtes, encombrants, cimetière, urbanisme, recensement citoyen, listes électorales, chien errant, eau, déchets verts. · Ces douze sujets ont tous une réponse écrite dans vos délibérations, vos arrêtés ou sur le site de la commune, et les douze réponses sont rédigées, sourcées et datées — elles vous attendent.La réponse existait déjà chez vous — il ne lui manquait qu'une disponibilité à toute heure, et c'est ce que j'apporte. Ce que je propose, et vous en gardez la clé : je réponds à ces appels à toute heure, y compris le samedi, et je dis dès la première phrase que je suis un assistant numérique de la mairie de Vaux-sur-Cerne, pas un agent.C'est une garantie que je porte d'office, pour l'habitant comme pour vous : le règlement européen sur l'intelligence artificielle impose d'informer toute personne qui interagit avec un système d'IA, et l'interlocuteur peut demander à parler à un agent à tout moment — je prends alors son numéro et je vous laisse un rappel daté. La règle que je tiens le plus fermement, et c'est elle qui protège la commune :je réponds dans le périmètre de compétence de la commune, et ce qui n'en relève pas repart avec le bon guichet. Une question de carte d'identité reçoit le nom de la mairie habilitée la plus proche, son adresse, ses horaires et le lien de pré-demande — votre commune n'étant pas équipée du dispositif de recueil.L'habitant repart avec un chemin complet, pas avec une approximation faite au nom de la mairie. Et quand il faut vraiment venir en mairie, je pose le rendez-vous :uniquement sur les plages que vous avez ouvertes, jamais en dehors, avec la liste des pièces à apporter et un rappel la veille.Sur le trimestre, 74 rendez-vous posés et 3 personnes venues sans leurs pièces, contre 19 l'an dernier.Un rendez-vous avec un élu se prépare autrement, et mieux : je lui transmets la demande avec l'objet, le dossier de l'administré s'il en existe un, et les trois créneaux libres de son agenda ; il en retient un d'un mot, et l'administré a sa confirmation dans la journée — contre onze jours en moyenne l'an dernier. Le gain, chiffré :la réponse à une question récurrente passe de 10 % à 6 % du temps de la demande — de 6 minutes à 3 minutes 30, et sur 2 340 sollicitations par an, ce sont 97 heures rendues au guichet. Les appels sans réponse passent de 41 % à 6 % : il reste ceux qui demandent un agent, et ils vous arrivent avec le sujet déjà noté. Le pas suivant que je propose :que vous relisiez les douze réponses demain, une par une — vingt minutes.Dès qu'elles sont validées, le standard répond la nuit même, et je vous remets chaque matin la page de ce qui est parti.
standard-et-guichet_2100-appels-12-sujets.pdf861 appels perdus, 12 sujets, 12 réponses déjà écrites ⛓ Sourcé · journal du standard sur 12 mois, courriels d'administrés, délibérations et site de la commune, 12 réponses rédigées
Répondre, d'accord. Mais je ne peux pas relire chaque réponse avant qu'elle parte, et je ne signerai pas un blanc-seing non plus.
Vous n'avez pas à choisir entre les deux : je vous propose un mandat écrit, plafonné, daté et retirable d'un mot — et il est déjà rédigé, en pièce jointe. Ce que ça rapporte, d'abord, parce que c'est ça qui décide : sur les 3 560 sollicitations de l'année, 2 340 relèvent des douze sujets — 1 320 appels, 640 passages au guichet, 380 courriels. Le délai moyen de réponse à un courrier ou un courriel passerait de 9 jours à 2, et une demande arrivée le samedi cesserait d'attendre le mardi. Ce que le mandat dit, et il tient en six lignes : · Périmètre exact : les douze sujets, listés nommément, et rien d'autre. Toute question hors de cette liste vous arrive avec un projet de réponse — rédigé, sourcé, prêt à partir de vous. · Les dossiers individuels en cours restent hors du mandat — un permis en instruction, une situation d'état civil, une demande d'aide sociale : là, je vous remets la réponse déjà rédigée, pièces du dossier en regard, et c'est vous qui l'envoyez.Sur le trimestre d'essai, ces réponses partaient sous 4 heures au lieu de 9 jours — et elles partaient de vous, ce qui les rend motivées et contestables. Une information générale n'a pas ce poids-là. · Chaque réponse porte la mention de sa source — la délibération, l'arrêté ou la page du site, avec sa date — et la mention qu'elle a été préparée par un assistant numérique de la commune. · Vous recevez chaque matin le relevé des réponses parties la veille, en une page. Une réponse fausse se rattrape en une heure, pas en trois semaines. · Durée : revue au bout de trois mois, avec le relevé de ce que ça a changé. Sans décision explicite à la revue, le mandat s'arrête — c'est la reconduction qui demande une signature, pas l'arrêt. · Retrait : un mot de votre part, et l'envoi direct s'arrête dans la minute. Les réponses repassent en projet à valider ; rien d'autre ne change. La décision appartient au maire et à vous — et elle se prend sur un texte déjà écrit, en une signature.Le mandat est écrit, la note d'information aux habitants aussi — celle qui sera affichée en mairie et publiée sur le site. Vous signez, et le service est en place le lendemain matin ; la revue est déjà posée dans votre agenda au 15 du troisième mois.mandat-de-reponse-directe_12-sujets-plafonne.pdf12 sujets, dossiers individuels remis rédigés, revue à 3 mois ✎ Cadre · mandat rédigé, liste des 12 sujets, note d'information aux habitants, journal des demandes
Nous avons des habitants qui lisent mal le français, d'autres qui ne sont pas à l'aise avec les démarches en ligne. Ce sont eux qui viennent au guichet, et ce sont eux qui abandonnent.
Ce sont ceux-là qui décident si le service est réellement rendu à tous, et c'est le premier endroit où je peux vous servir sans rien retirer à personne. Ce qui est prêt, et qui ne coûte pas une heure de plus à votre secrétariat : · Chaque réponse existe en version FALC — « facile à lire et à comprendre » : des phrases courtes, un seul message par phrase, les mots du quotidien plutôt que ceux de l'administration.Les douze sujets sont écrits dans les deux versions, et c'est l'habitant qui choisit, pas moi. · Aucune version FALC ne part sans votre relecture — les douze sujets, un peu plus de deux heures pour les arrêter tous.C'est ce qui la rend sûre : une phrase raccourcie qui déplace un délai ou une pièce à fournir n'aide plus l'habitant : c'est précisément ce que votre relecture arrête. · Les textes du site communal ont été repris selon le RGAA — le référentiel général d'amélioration de l'accessibilité, qui s'impose aux sites publics — sur les points qui relèvent de la rédaction : intitulés de liens explicites, structure des titres, textes de remplacement des images.Les 14 points restants relèvent du code du site : je les ai écrits en fiches d'anomalie prêtes à envoyer, chacune avec la page concernée, le critère du référentiel et la correction attendue. Votre prestataire n'a plus qu'à corriger, et vous récupérez des fiches directement exploitables. Sur les démarches en ligne, et c'est là que le non-recours se joue :je guide pas à pas, écran par écran, avec les pièces à préparer avant de commencer — c'est l'abandon le plus fréquent : la personne démarre, il lui manque un justificatif, elle ferme et ne revient pas.Sur les 47 accompagnements du trimestre, 41 sont allés au bout. Sur le compte personnel d'un habitant, le chemin licite est aussi le plus rapide, et c'est celui que je prends :je pré-remplis l'écran devant lui à partir des pièces qu'il a apportées — état civil, adresse, numéros de dossier, tout ce qui se recopie et où l'on se trompe —, je lui lis ce qu'on lui demande et pourquoi, et c'est lui qui saisit son identifiant et qui valide.Ses identifiants ne me sont jamais confiés et n'ont pas à l'être :c'est ce clic-là qui fait que la démarche est la sienne, donc valable, et qu'elle ne pourra jamais lui être opposée.La saisie est passée de 26 minutes à 9, et l'habitant repart avec le récapitulatif de ce qu'il a déposé et de ce qui lui reste à faire. Ce que je propose ensuite :une permanence numérique d'une heure le samedi matin, tenue par moi, avec la secrétaire de mairie appelable pour les cas qui sortent des douze sujets.Sur un trimestre d'essai, 22 personnes sont venues, dont 14 qui n'étaient jamais entrées en mairie aux heures d'ouverture.Dites-moi oui et l'affiche part avec le prochain bulletin municipal.accessibilite_falc-arrete-et-points-rgaa.pdf12 sujets en FALC arrêtés, 14 fiches pour le prestataire ⛓ Sourcé · relevé de relecture des douze sujets, journal des accompagnements, audit de rédaction du site communal
Simulation fictive — pas un résultat client
L'urbanisme est ce qui me coûte le plus cher : 47 déclarations préalables et 9 permis par an, et un dossier incomplet qui traîne, c'est la commune qui l'a sur le dos.
Le contrôle de complétude est fait à l'accueil en trois minutes, et le dossier part pré-instruit au service mutualisé le jour même. Le pétitionnaire est la personne qui dépose la demande d'autorisation ; la complétude est la vérification que toutes les pièces exigées par le formulaire sont bien là ; la pré-instruction est le travail préparatoire qui confronte le projet aux règles du document d'urbanisme, avant que l'instructeur ne se prononce. Ce que je remets, dossier par dossier : · Le contrôle de complétude : les pièces déposées comparées à la liste du bordereau, ce qui manque signalé pièce par pièce, et le pétitionnaire qui repart en le sachant, le jour du dépôt. · Le récépissé de dépôt avec le délai d'instruction qui y est porté, à faire signer. · La note de pré-instruction, et c'est elle qui change tout :je confronte le projet aux règles écrites de votre document d'urbanisme — zone, emprise au sol, hauteur, implantation, aspect extérieur — et je note chaque point conforme, chaque point à vérifier sur place et chaque point qui appelle une pièce complémentaire, avec l'article du règlement de zone en regard. · Le dossier de transmission au service instructeur mutualisé de la communauté de communes, complet, dans l'ordre, note de pré-instruction comprise. Ce que l'instructeur en fait : il reprend la note, la confirme ou la corrige, et rédige son avis sur un dossier déjà déblayé.Sur le trimestre, il l'a confirmée telle quelle 39 fois sur 47 et corrigée 8 fois — et les 8 corrections portent sur des appréciations de terrain, jamais sur une pièce ni sur une cote.La décision appartient au maire, et c'est sa signature qui la rend contestable devant le juge administratif, donc défendable. Le résultat mesuré sur le trimestre : · Dossiers complets dès le dépôt : 56 sur 56, contre 31 sur 56 l'an dernier — 25 allers-retours de moins avec les habitants. · Aucun dossier transmis hors délai au service instructeur, contre 4 l'an dernier. · Et pour le pétitionnaire : une réponse le jour du dépôt au lieu d'un courrier de pièces manquantes trois semaines plus tard. Ce que je signale sans qu'on me le demande :3 des 47 déclarations préalables de l'an dernier portaient sur des travaux déjà commencés.Les trois dossiers sont montés : la date du dépôt, la date visible sur la pièce photographique, et le courrier de rappel écrit sur votre modèle communal, prêt à signer.Le maire décide s'il l'envoie — ce que je vous rends, c'est de ne plus le découvrir six mois trop tard.declaration-prealable_controle-de-completude.pdf56 dossiers complets sur 56, 39 notes confirmées sur 47 ⛓ Sourcé · bordereaux de dépôt, règlement du document d'urbanisme, registre des autorisations, retours du service instructeur mutualisé
Cette année, nous devons consulter pour la réfection de la rue des Écoles. C'est un petit marché, mais je n'ai jamais le temps de faire les pièces correctement.
Les pièces de consultation sont montées, la grille d'analyse aussi — et j'ai retrouvé chez vous les trois consultations comparables des cinq dernières années. Ce qui est prêt : · Le cahier des charges, monté sur celui de votre consultation de voirie de 2024, avec le descriptif des travaux repris du relevé de l'agent technique et les contraintes de circulation reprises de votre arrêté de voirie type. · Le règlement de consultation, avec trois jeux de critères et de pondérations posés sur la table — prix seul · prix 60 / valeur technique 40 · prix 50 / valeur technique 30 / délai 20 — et, pour chacun, le classement qu'il aurait donné sur vos trois consultations comparables.Sur celle de 2024, le premier jeu et le troisième ne désignaient pas la même entreprise : c'est exactement pourquoi les critères s'arrêtent avant l'envoi et jamais après réception des offres.Vous choisissez le jeu, le conseil l'arrête, et il part avec la consultation. · La liste des entreprises consultées lors des trois consultations comparables, avec ce que chacune avait remis et les délais qu'elle avait tenus. Ce que je fais à la réception des offres :je remplis la grille et je la note, critère par critère, avec le calcul en clair sous chaque note — le prix rapporté au moins-disant, la valeur technique adossée aux pièces remises, le délai en jours. Je vous remets le classement qui en sort et le rapport d'analyse rédigé, offres incomplètes comprises, chacune avec la pièce qui manque et ce que le règlement de consultation en dit.Le classement est un calcul, pas un avis : changez une pondération, il se refait devant vous en dix secondes.L'attribution appartient à la commune, et le rapport d'analyse est ce qui la défend devant le comptable public et devant les candidats non retenus — un choix qui ne s'explique pas est un choix qui se conteste. Le gain, pour une commune qui passe 4 consultations par an :la préparation des pièces passe de deux jours à trois heures, et l'analyse des offres d'une soirée entière à quarante minutes de relecture.Ce sont 6 jours d'agent par an — et c'est du temps qui ne partait ni à l'accueil ni aux actes. Ce que je propose ensuite, et c'est le seul point où je vous déconseille quelque chose :ne consultez pas les trois mêmes entreprises qu'aux trois dernières consultations.Sur vos trois consultations comparables, la même entreprise a remis l'offre unique deux fois sur trois — une consultation sans concurrence réelle ne vous donne pas de prix de marché.J'ai identifié 7 entreprises du secteur ayant répondu à des consultations comparables dans les communes voisines, à partir des avis d'attribution publiés, et les 7 courriers de consultation sont écrits — dites oui et ils partent avec le dossier.consultation-voirie_pieces-et-grille-d-analyse.pdf2 jours ramenés à 3 heures, 3 jeux de critères chiffrés ⛓ Sourcé · consultations de voirie de la commune sur 5 ans, relevé de l'agent technique, avis d'attribution publiés
Et quand vous vous trompez ? Parce que ça finira par arriver, et c'est ma signature qui est en bas de la page.
C'est déjà arrivé, je l'ai compté, et je vous le publie : sur les 340 productions du premier trimestre, 31 ont dû être corrigées sur le fond — 9,1 %.C'est le chiffre que je publie sur moi-même, et il vaut mieux que vous l'ayez de moi que d'un habitant. La cause est nommée, mesurée, et elle est dans un texte qui a changé, pas dans mon paramétrage :24 des 31 corrections portaient sur des productions montées sur un modèle communal qu'une délibération postérieure avait modifié sans que le modèle suive — tarifs de la salle des fêtes remplacés en 2023, visa d'une délibération abrogée, adresse d'un service qui a déménagé.Je reprenais fidèlement un texte qui n'était plus le texte en vigueur.Les 7 autres portaient sur des cas particuliers qui ne ressemblaient à aucun précédent de la commune. Ce que j'en ai fait, et c'est mesuré : chaque modèle porte désormais la délibération qui fait référence et sa date, et j'écris la version à jour de tout modèle qu'une délibération postérieure vient modifier, dans la nuit qui suit le conseil. Le trimestre suivant : 4 corrections de fond sur 310 productions — 1,3 %.Et les 4 sont des cas particuliers, plus aucun modèle périmé. La règle qui tient tout le reste :une valeur que je n'ai pas lue, je ne l'écris pas — je la réclame, et je la réclame vite. Une pièce absente ne devient pas « probablement fournie », un tarif introuvable ne devient pas « sans doute inchangé » : je dis ce qui manque, où j'ai cherché, qui le détient — et je vous remets la demande déjà rédigée à son destinataire.Sur le trimestre, 46 valeurs manquantes, 46 demandes préparées, 41 réponses revenues sous huit jours.C'est ce qui fait de 1,3 % un chiffre auquel vous pouvez vous fier. Et la protection qui compte pour votre signature :rien ne part sans vous.Sur 650 productions en deux trimestres, 650 ont été validées par une personne — et les 35 corrections ont toutes été faites avant l'envoi, aucune après. Ce que je propose maintenant :que les 7 cas particuliers des deux trimestres deviennent 7 modèles de plus, écrits, à votre relecture. Sur les 4 corrections du deuxième trimestre, 3 rentraient déjà dans l'un d'eux — c'est la même correction que celle des modèles périmés, appliquée un cran plus loin.corrections-de-fond_31-puis-4.pdf9,1 % → 1,3 %, cause mesurée, 650 validations humaines ⛓ Sourcé · journal des productions et de leurs corrections sur deux trimestres, registre des délibérations
Simulation fictive — pas un résultat client
Le conseil va me demander ce que ça nous a rendu au bout d'un an. Il me faut un chiffre que je puisse défendre devant des élus.
275 heures d'agent rendues au service sur l'année — plus de sept semaines de travail d'un agent à temps plein — et le calcul est le vôtre, il tient en trois lignes. Le calcul, poste par poste, pour que vous puissiez le refaire : · Arrêtés : 214 par an, rédaction de 27 minutes ramenée à 9 — 45 % → 15 % du temps de l'acte — soit 64 heures. · Courriers-type : 980 par an, 12 minutes ramenées à 5 — 20 % → 8 % — soit 114 heures. · Questions récurrentes : 2 340 par an, 6 minutes ramenées à 3 minutes 30 — 10 % → 6 % — soit 97 heures. Ce que sont ces heures, et c'est ce qui se défend le mieux devant des élus :du temps d'agent rendu au service, à effectif identique — aucun poste supprimé, aucun poste créé.C'est l'argument le plus solide que vous puissiez porter en séance : il ne se discute pas, et il se vérifie sur vos propres journaux. Ce que ces heures sont devenues, d'après vos propres relevés : · Le délai de réponse à un courrier d'administré : 9 jours → 2 jours. · Les appels sans réponse : 41 % → 6 %, et ceux qui restent arrivent avec le sujet déjà noté. · Le projet de procès-verbal du conseil : 11 jours → le lendemain matin, et les décisions consultables dans le délai que votre règlement intérieur s'est fixé — onze fois sur onze, contre cinq fois sur onze l'an dernier. · Les dossiers d'urbanisme complets au dépôt : 31 sur 56 → 56 sur 56, et 39 notes de pré-instruction confirmées telles quelles sur 47. · Et la permanence du samedi matin : 22 personnes reçues sur un trimestre, dont 14 qui n'étaient jamais entrées en mairie aux heures d'ouverture.Celui-là ne se compte pas en heures, et c'est peut-être le seul que vos élus retiendront. Et la mesure de contrôle, publiée avec le reste :650 productions relues en deux trimestres, 35 reprises sur le fond, et les 35 rattrapées avant l'envoi, aucune après — c'est exactement ce que la relecture d'une personne est là pour faire. Et la mesure de cadre :0 acte signé sans le maire, 0 production partie sans validation d'une personne, 0 donnée d'administré sortie de la commune, sur 650 productions tracées. Ce que je propose pour la séance :la page de calcul est écrite et elle tient en un recto — trois lignes de calcul, cinq délais, deux mesures de cadre. Donnez-la telle quelle aux conseillers avec la convocation : un chiffre qu'ils ont lu la veille se discute mieux qu'un chiffre découvert en séance.bilan-de-l-annee_275-heures-rendues-au-service.pdf45→15, 20→8, 10→6, et le calcul refaisable en un recto ⛓ Sourcé · journal des productions, relevés du standard, registre des autorisations, procès-verbaux de l'année
Un conseiller va demander ce que vous faites tout seul, sans qu'on vous demande rien. Qu'est-ce que je lui réponds ?
Trois gestes, pas un de plus, et chacun se retire d'un mot. Tout le reste attend une demande. · Je relis vos dépôts chaque nuit : un acte signé aujourd'hui est retrouvable demain. Et l'inverse est vrai aussi : un document retiré d'un dossier disparaît de l'index à la même heure — je ne garde pas la copie de ce que la commune a décidé d'effacer. · Je signale tout modèle qu'une délibération postérieure vient modifier, et j'en écris la version à jour, le lendemain du conseil. C'est ce geste-là qui empêche vos 34 modèles de vieillir en silence : depuis qu'il tourne, aucune production n'est partie sur un tarif ou un visa qu'une délibération avait remplacés. · Je vous remets chaque lundi le relevé de la semaine : demandes reçues, réponses parties, dossiers d'urbanisme en attente d'une pièce, échéances de la semaine. C'est le seul envoi que je fasse de moi-même, et il ne va qu'à vous. Et les cinq gestes qui restent à la main d'une personne, parce que c'est exactement ce qui leur donne leur valeur :la signature d'un acte et la délivrance d'un acte d'état civil appartiennent au maire et à l'officier de l'état civil — c'est ce qui les rend authentiques, donc attaquables, donc défendables ; tout envoi hors des douze sujets passe par vous, projet déjà écrit ; une réponse sur un dossier individuel en cours vous est remise rédigée dans les quatre heures, et c'est vous qui l'envoyez ; et un indicateur nominatif ne se produit que sur décision du maire, conditions remplies.Sur 650 productions en deux trimestres, ces cinq gestes ont été faits 650 fois par une personne. Sur le dernier point, si un élu demande un indicateur d'activité — et c'est une demande légitime :je le produis, et je vous apporte ce qu'il faut pour qu'il soit régulier : information préalable des agents, finalité écrite, durée de conservation. Je le propose par service plutôt que par personne, et je vous dis pourquoi : dans une commune de six agents, un indicateur « par service » désigne quand même la personne — je vous le dis avant, pas après, et c'est au maire de trancher en connaissance de cause. Ce que je mesure aujourd'hui, et qui sert le conseil :les demandes reçues, les sujets qui reviennent, les délais tenus et ceux qui ne le sont pas.Ce trimestre, un sujet a bougé : les questions sur le ramassage des encombrants ont doublé après le changement de calendrier — et je vous propose une note d'une page au prochain bulletin municipal, déjà écrite : sur les douze sujets, c'est celui qui répond le mieux à une information écrite plutôt qu'à un appel.ce-que-l-agent-fait-seul_et-ce-qui-est-journalise.pdf3 gestes réversibles, 5 signatures qui restent à une personne ✎ Cadre · paramétrage des gestes automatiques, journal des envois, relevé hebdomadaire
Dernière question, et c'est celle qui décidera le conseil : si dans un an la commune veut arrêter, on est coincés comment ?
La commune n'est coincée nulle part, et c'est vérifiable avant de délibérer, pas après. Ce qu'il y a à démonter le jour où vous arrêtez : · L'index. Il est supprimé, et il ne contenait aucun de vos actes — seulement de quoi les retrouver là où ils sont.Vos douze ans de dossiers n'ont pas bougé d'un octet : mêmes dossiers, mêmes noms, mêmes droits. · Le journal des demandes et des productions. Il vous est remis dans un format ouvert, ou détruit — c'est le conseil qui choisit, et la question se tranche à la mise en service, pas au départ. · Les 34 modèles remis à jour, les douze réponses-type en français courant et en version FALC arrêtée, les 14 fiches d'anomalie du site et la grille d'analyse des offres.Ils sont à la commune : ils sont faits de sa matière, ils restent dans ses fichiers, lisibles sans nous.C'est le seul patrimoine que cette mise en service aura créé, et il ne serait pas honnête qu'il reste chez nous. Ce qui n'existe pas, et qu'il faut vérifier chez tout le monde :aucune migration à l'entrée, donc aucune migration à la sortie.Votre logiciel de gestion communale n'est pas remplacé, votre site reste le vôtre, aucun format ne nous appartient, et aucun de vos agents n'a changé de manière de travailler autrement qu'en relisant au lieu d'écrire. Sur la commande publique, puisque le conseil le demandera :la valeur estimée du besoin, abonnement compris, reste sous le seuil qui permet le gré à gré — le marché de fournitures ou de services conclu sans publicité ni mise en concurrence préalables que l'article R. 2122-8 du code de la commande publique autorise lorsque la valeur estimée de l'ensemble du besoin homogène, options et reconductions comprises, est strictement inférieure à 60 000 € HT — il est annuel, et il ne comporte aucune clause de reconduction tacite — c'est la reconduction qui demande une délibération, pas l'arrêt. Ce que je propose pour que ça ne reste pas une phrase :un essai de sortie à blanc au bout du premier trimestre, une demi-journée : on coupe, on vérifie que la mairie fonctionne exactement comme avant, on remet en service. Le protocole est écrit, il tient en une page, et la date qui vous coûte le moins est le premier vendredi après le conseil de juin — la mairie ne reçoit que 4 sollicitations ce jour-là en moyenne.Le conseil saura ce que vaut la promesse avant d'avoir engagé une deuxième année.cadre-technique_ou-vivent-les-donnees-des-administres.pdfRéversibilité : 0 migration à l'entrée, 0 à la sortie ✎ Cadre · architecture de l'index, formats d'export des modèles et du journal, protocole d'essai de sortie
Données hébergées en France · modèle souverain en option
Votre cas n'est pas ici ? C'est exactement ce dont on parle en 30 minutes.
Parler de votre projet →
Comment ça se passe
Les étapes de votre projet d'agent IA
1
Audit & cadrage
30 min pour cibler le cas d'usage le plus rentable.
2
Devis ou souscription directe
Une offre du catalogue se souscrit en ligne ; un besoin particulier reçoit un devis chiffré.
3
Conception
Nous concevons l'agent et ses garde-fous.
4
Intégration & tests
Nous raccordons vos outils à l'agent, lui-même hébergé en France.
5
Déploiement
Mise en service et formation de votre équipe.
6
Exploitation
Supervision continue et amélioration.
Le contexte
Pourquoi l'IA intéresse les mairies — et pourquoi elles hésitent
Dans une petite commune, une seule personne porte souvent l'essentiel du secrétariat : rédaction, état civil, accueil, comptabilité. Le temps manque, mais les données traitées — celles des administrés — sont parmi les plus sensibles qui soient.
! L'enjeu
La secrétaire de mairie est prise entre des administrés qui attendent des réponses rapides et une charge administrative qui ne cesse de croître (courriers, arrêtés, délibérations, veille réglementaire). Pourtant, la plupart des outils d'IA grand public reviennent à confier état civil, données fiscales, demandes des administrés et délibérations à un tiers, souvent hébergé hors d'Europe et soumis au Cloud Act.
✓ Notre réponse
Pour des données publiques, l'IA n'a d'intérêt que si elle est souveraine et confidentielle par construction. Inférence locale ou ressource isolée hébergée en France, supervision humaine systématique, décision réservée à l'agent public : le temps gagné sur la rédaction ne se paie jamais en confidentialité perdue, ni en rupture de continuité ou d'égalité de traitement. L'objectif n'est pas de remplacer la secrétaire de mairie, mais de lui rendre du temps pour les administrés.
Le point décisif
La protection des données des administrés : souveraineté & conformité
Une mairie manipule les données les plus sensibles de ses habitants. Voici comment l'architecture de nos agents les protège, commune par commune.
Inférence locale
En formule 100 % Souverain, l'agent tourne sur une machine de la mairie : les traitements sont conçus pour rester sur le réseau, rien ne transite par un cloud.
Hébergement en France
Sinon, en formules Agilité et Sérénité, une ressource dédiée et isolée hébergée en France, sous droit français : données hébergées en France ; le modèle d'IA est appelé chez son éditeur, sauf option Modèle souverain.
Exposition extraterritoriale réduite
Les données des administrés : architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité.
Ressource isolée par commune
Pas de mutualisation des données : un environnement strictement dédié à votre mairie, garantissant la continuité du service public.
Chiffrement & accès maîtrisés
Chiffrement en transit et au repos, accès par rôle (RBAC), authentification forte et journalisation.
AI Act : déploiement encadré
L'agent exécute ce que vous avez autorisé ; aucun acte signé automatiquement ; traçabilité et supervision humaine de bout en bout.
Ce qui dépend de l'architecture retenueCes points ne sont pas des garanties générales : ils sont arrêtés déploiement par déploiement, au devis.
La localisation applicable est celle de l'architecture décrite au devis et vérifiée avant mise en service.
L'exécution locale n'est annoncée que pour la configuration explicitement décrite et recettée au devis.
L'isolation applicable dépend du mode de déploiement décrit au devis ; aucune isolation dédiée n'est présumée.
Les mécanismes de chiffrement en transit et au repos, leurs composants et la gestion des clés sont ceux documentés pour l'architecture retenue.
Les rôles et permissions sont configurés et recettés pour les identités et systèmes effectivement raccordés.
Les événements journalisés, leur contenu, leur durée de conservation et leurs accès sont définis pour le déploiement retenu.
Pour les données les plus sensibles, options SecNumCloud et HDS selon le niveau d'exigence. Une seule architecture est conçue pour répondre à la fois au RGPD et à l'exposition extraterritoriale. Conçu pour être déployé dans le respect du RGPD et de l'AI Act, après qualification du traitement, des rôles et des risques propres à votre contexte.
Le gain
Combien de temps une mairie peut-elle récupérer ?
En automatisant la rédaction des actes courants et les réponses aux administrés, une commune peut viser une nette réduction du temps de secrétariat sur les tâches répétitives — réinvesti dans l'accueil et le service rendu aux habitants.
Rédaction d'un arrêté à partir d'un modèle
Aujourd'hui · réalisé à la main
Préparé par l'agent, à valider
Rédaction d'un courrier-type à un administré
Aujourd'hui · réalisé à la main
Quasi instantanée
Réponse à une question récurrente d'un administré
Aujourd'hui · réalisé à la main
Automatique
Comparaison qualitative, non contractuelle : les proportions affichées illustrent le déplacement du travail vers la relecture, elles ne représentent aucune mesure. Chaque production de l'agent est relue et validée par une personne compétente.
Estimation indicative, à confirmer par un pilote sur vos dossiers réels (conditions générales de vente, article 4).
Notre engagement
Quatre garanties qui comptent pour une mairie
En formule 100 % Souverain, les données des administrés ne sortent jamais de la communeDonnées hébergées en France sur une ressource isolée ; le modèle d'IA est appelé chez son éditeur, sauf option Modèle souverain. Avec cette option, aucune donnée confiée à un tiers étranger.
Données en France, sous droit françaisLocalisation et minimisation natives pour les données des administrés ; architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité.
La secrétaire de mairie garde la décisionL'agent produit courriers, arrêtés et délibérations vérifiables ; aucune signature n'est automatisée.
Supervision humaine & traçabilitéRédaction d'actes & courriers : monitoring, mises à jour et journalisation.
Non : il automatise les tâches répétitives de rédaction et de renseignement ; la secrétaire valide et signe. L'objectif est de libérer du temps, pas de décider à sa place. L'agent IA assiste, l'agent public décide.
Convient-il aux petites communes ?
Oui, c'est la cible idéale : déploiement léger, hébergé en France. Lorsque la valeur estimée du besoin de fournitures ou de services — besoin homogène, options et reconductions comprises — est strictement inférieure au seuil fixé par l'article R. 2122-8 du code de la commande publique, la commune peut, sous les conditions de cet article, conclure le marché sans publicité ni mise en concurrence préalables. Une seule personne porte souvent tout le secrétariat — c'est là que le gain de temps est le plus net.
Où sont stockées les données des administrés ?
En France, sur une ressource dédiée et isolée par commune. RGPD : déploiement encadré. Selon le besoin, l'agent peut aussi fonctionner en inférence locale sur une machine de la mairie, les traitements étant conçus pour rester sur le réseau ni ne transite par un cloud.
Les données sont-elles à l'abri du Cloud Act ?
Oui. Nos agents sont hébergés en France sous droit français, avec pour objectif de déploiement des traitements et des accès opérés dans l'Union européenne et une architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité.
L'agent peut-il vraiment rédiger un arrêté ou une délibération ?
Oui, à partir de vos modèles communaux : il prépare un projet d'arrêté, de courrier ou de délibération avec les visas et la motivation attendus. La secrétaire et le maire relisent, complètent et signent — rien n'est validé automatiquement.
Faut-il changer de logiciel ?
Non. L'agent s'appuie sur vos modèles et vient compléter vos outils existants, sans imposer de migration. Nous adaptons l'intégration à l'environnement de votre mairie.
Qui valide ce que l'agent prépare ?
La secrétaire de mairie, le maire ou l'officier d'état civil selon l'acte : l'agent prépare un projet, signale ses sources et ses doutes, et s'arrête là. Rien n'est signé, publié ni envoyé d'engageant sans une personne habilitée. L'agent prépare aussi les courriers et les accusés de réception : la secrétaire de mairie les valide, puis les envoie elle-même (validation avant envoi).
L'agent fonctionne-t-il avec nos logiciels de mairie actuels ?
Oui : il s'appuie sur vos modèles et vos documents, et dialogue avec vos agents depuis Microsoft Teams, Slack ou la messagerie. Il ne remplace ni votre logiciel d'état civil, ni votre logiciel de gestion : ce qu'il prépare est relu puis saisi ou signé dans vos outils habituels. L'intégration précise est arrêtée au devis.
Plusieurs communes peuvent-elles mutualiser un agent ?
Oui, à l'échelle d'une intercommunalité ou d'un secrétariat mutualisé, à condition qu'un environnement reste dédié à chaque commune : les données d'une mairie ne sont jamais mélangées à celles d'une autre. Le devis précise le nombre de communes et de raccordements.
L'agent annonce-t-il qu'il est une intelligence artificielle ?
Oui, dès la première interaction, et ce n'est pas une option de configuration : depuis le 2 août 2026, l'article 50 §1 du règlement européen sur l'IA impose d'informer toute personne qui interagit avec un système d'IA, sauf lorsque la chose est manifeste. L'annonce est intégrée au message d'accueil, dans la langue de l'interlocuteur, et celui-ci peut demander un interlocuteur humain à tout moment.
Combien de temps pour déployer un agent ?
Quelques semaines en général, après un rendez-vous avec notre service commercial qui identifie le cas d'usage le plus utile, puis une phase de conception, d'intégration et de tests avant la mise en service et la prise en main par la secrétaire de mairie.
Sur quels outils les usagers peuvent-ils joindre l'agent ?
Sur ceux qu'ils ont déjà. L'agent répond sur WhatsApp Business, le chat du site et le courrier électronique : l'usager n'a ni compte à créer, ni application à installer. C'est un levier d'accès au service — WhatsApp et le téléphone touchent des publics que le formulaire en ligne n'atteint pas, ce qui réduit le non-recours aux droits et sert l'égalité d'accès. En interne, vos agents publics dialoguent avec lui depuis Microsoft Teams, Slack ou leur messagerie, sans changer d'outil. Le pilotage se fait depuis un tableau de bord web. Ces connecteurs reposent sur des standards ouverts, dont le protocole MCP ; ils sont inclus dans toutes les formules, sans supplément, dans la limite du nombre de raccordements arrêté au devis pour votre agent. Seuls les frais facturés par les plateformes elles-mêmes — WhatsApp Business facture à la conversation, et la passerelle facture les SMS émis — sont refacturés au coût réel, sans marge, en dehors de l'abonnement.
L'agent peut-il prévenir les administrés par SMS ?
Oui, en option — et c'est le canal qui atteint les publics que les autres n'atteignent pas. Le SMS arrive sur un téléphone ordinaire : sans adresse électronique, sans compte, sans application, sans forfait de données et sans smartphone. Prévenir par SMS qu'un acte est prêt à retirer, qu'un rendez-vous en mairie est confirmé ou qu'une pièce manque au dossier, c'est du non-recours évité et de l'égalité d'accès. C'est un canal de notification sortante, pas un canal de dialogue : l'usager n'y écrit pas à l'agent — il vous joint sur WhatsApp Business, le chat du site ou le courrier électronique. Le message annonce sans détailler — jamais le motif, jamais le détail de la situation — et ne contient jamais de lien de paiement, d'identifiant ni de mot de passe : l'usager rejoint le service par ses moyens habituels. L'acheminement passe par une passerelle établie dans l'Union européenne ; les messages émis sont refacturés au coût réel, sans marge, et le canal lui-même fait l'objet d'un module optionnel dont le détail figure à la page des tarifs.
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