● Secteur public — Gestion RH & paie
L'agent IA RH et paie de la fonction publique : répondre aux agents, recentrer les RH sur l'humain
Les équipes RH passent une part considérable de leur temps à répondre aux mêmes questions sur le statut, la paie et les congés, et à reconstituer des dossiers — au détriment de l'accompagnement des agents. Votre agent IA absorbe ce travail répétitif : il répond aux agents publics sources à l'appui et prépare les dossiers. Hébergé en France — en inférence locale ou ressource isolée — les données personnelles des agents restent sous contrôle. Le gestionnaire RH garde la décision.
Hébergé en France
Données des agents protégées
RGPD & AI Act : déploiement encadré
Supervision humaine
Mis à jour le
Déployé en quelques semaines
Assistant RH & paie · hébergé en France
Un agent de catégorie B me demande combien de jours de congés il lui reste et s'il peut poser un congé de formation le mois prochain. Tu peux préparer la réponse ?
Solde de congés : 11 jours sur l'année en cours, plus 3 jours de RTT non posés.
Le congé de formation professionnelle est ouvert sous conditions d'ancienneté (remplies dans ce dossier) ; la demande se dépose au moins 120 jours avant le début du stage.
J'ai préparé un projet de réponse à l'agent et une fiche de procédure, à relire avant envoi.
⛓ Source · SIRH + règlement intérieur du temps de travail
Le congé de formation professionnelle est ouvert sous conditions d'ancienneté (remplies dans ce dossier) ; la demande se dépose au moins 120 jours avant le début du stage.
J'ai préparé un projet de réponse à l'agent et une fiche de procédure, à relire avant envoi.
⛓ Source · SIRH + règlement intérieur du temps de travail
Et côté paie, est-ce que sa NBI change s'il prend de nouvelles fonctions d'encadrement ?
Oui, potentiellement. La NBI dépend des fonctions réellement exercées : les fonctions d'encadrement de proximité ouvrent droit à un nombre de points fixé par la grille en vigueur. J'ai préparé une simulation de l'impact sur la paie brute, ainsi que la liste des pièces justificatives à joindre.
À vérifier et valider par le gestionnaire avant toute mise en paie.
✎ Action · simulation prête à relire — le gestionnaire valide
À vérifier et valider par le gestionnaire avant toute mise en paie.
✎ Action · simulation prête à relire — le gestionnaire valide
Inférence locale · traitements dans l'UE visés
Données hébergées en France
Souverain par constructionInférence locale ou hébergement France
RGPD & AI Act : déploiement encadréTraçabilité & supervision humaine
Clé en mainConçu, installé et exploité pour vous
Le gestionnaire RH décideL'agent IA assiste, l'agent public décide
✦ En bref
Dans un service RH du secteur public, un agent Blue Lemon Agent répond aux agents sur le statut, la paie, les congés et la mobilité — sources à l'appui — et prépare et contrôle la complétude des dossiers RH. Il réalise des simulations de paie et de droits destinées à la vérification humaine. Il fonctionne en inférence locale ou est hébergé en France : les données personnelles des agents ne sont jamais exposées à un service étranger, architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité. Les équipes RH se recentrent sur l'accompagnement des agents. L'agent IA assiste ; toute décision affectant un agent reste humaine.
100 %
hébergé en France dans l'architecture cible
0
transfert hors UE dans l'architecture cible
9
usages prêts à déployer sur ce périmètre
0
décision prise sans validation humaine
Repères décrivant notre offre, et non des résultats mesurés chez un client. L'ampleur du gain se confirme par un pilote sur votre périmètre.
Le contexte
Pourquoi l'IA intéresse les services RH publics — et pourquoi ils hésitent
Les agents attendent des réponses rapides et fiables sur leur statut et leur paie, pendant que les gestionnaires RH croulent sous des sollicitations répétitives. Mais les données en jeu — rémunérations, situations familiales, santé — sont parmi les plus sensibles d'une administration.
! L'enjeu
Le service RH est pris entre des agents qui veulent des réponses immédiates et fiables, et une charge croissante de gestion (statut, paie, congés, mobilité, dossiers à reconstituer). Pourtant, la plupart des solutions d'IA grand public reviennent à confier rémunérations, situations individuelles et données personnelles des agents à un tiers, souvent hébergé hors d'Europe et soumis au Cloud Act.
✓ Notre réponse
L'IA n'a d'intérêt pour un service public que si elle est souveraine et confidentielle par construction. Inférence locale ou ressource isolée hébergée en France, supervision humaine systématique, décision réservée à l'agent public : le temps gagné sur la gestion répétitive ne se paie jamais en confidentialité perdue. L'objectif n'est pas de remplacer le gestionnaire RH, mais de lui rendre du temps pour accompagner les agents — dans le respect de l'égalité de traitement.
Le point décisif
La protection des données des agents : souveraineté & conformité
Un service RH manipule les données les plus sensibles des agents publics. Voici comment l'architecture de nos agents les protège, dossier par dossier.
Inférence locale
L'agent peut tourner sur une machine de la collectivité : aucune donnée RH ne sort du réseau, rien ne transite par un cloud.
Hébergement en France
Sinon, une ressource dédiée et isolée, hébergée en France sous droit français — les données des agents : traitements et accès opérés dans l'Union européenne visés par l'architecture.
Exposition extraterritoriale réduite
L'exposition de les données des agents au Cloud Act et au FISA 702 est réduite par conception, sans que la seule localisation garantisse l'immunité.
Ressource isolée par administration
Pas de mutualisation des données personnelles : un environnement strictement dédié à votre service RH.
Chiffrement & accès par rôle
Chiffrement en transit et au repos, accès par rôle (RBAC), authentification forte et journalisation.
AI Act : déploiement encadré
Agent strictement en appui ; aucune décision individuelle automatisée ; traçabilité et supervision humaine de bout en bout.
Ce qui dépend de l'architecture retenue Ces points ne sont pas des garanties générales : ils sont arrêtés déploiement par déploiement, au devis.
- La localisation applicable est celle de l'architecture décrite au devis et vérifiée avant mise en service.
- L'exécution locale n'est annoncée que pour la configuration explicitement décrite et recettée au devis.
- L'isolation applicable dépend du mode de déploiement décrit au devis ; aucune isolation dédiée n'est présumée.
- Les mécanismes de chiffrement en transit et au repos, leurs composants et la gestion des clés sont ceux documentés pour l'architecture retenue.
- Les rôles et permissions sont configurés et recettés pour les identités et systèmes effectivement raccordés.
- Les événements journalisés, leur contenu, leur durée de conservation et leurs accès sont définis pour le déploiement retenu.
Pour les données les plus sensibles (santé, situations individuelles), options SecNumCloud et HDS selon le niveau d'exigence. Une seule architecture est conçue pour répondre à la fois au RGPD et à l'exposition extraterritoriale. Conçu pour être déployé dans le respect du RGPD et de l'AI Act, après qualification du traitement, des rôles et des risques propres à votre contexte.
Démonstration
Voyez l'agent au travail
5 situations réelles, prises parmi celles qui reviennent le plus. Choisissez-en une : l'échange se déroule comme il se déroulerait chez vous.
Démonstration écrite à l'avance. Ces échanges illustrent le comportement de l'agent — ses sources, ses refus, ce qu'il laisse à vos équipes. Rien n'est envoyé depuis cette page, aucun modèle n'y est interrogé, et les dossiers cités sont fictifs. C'est précisément ce que nous promettons à vos données.
Les comportements montrés ici — surveillance, règles d'automatisation, routage et relances — sont paramétrés avec vous lors du déploiement, à partir de vos outils, de vos règles et de vos seuils.
Les points d'architecture cités dans ces échanges — localisation, exécution locale, isolation, chiffrement, accès par rôle, journalisation — ne sont pas une garantie attachée à la démonstration : ils sont ceux de l'architecture décrite à votre devis, et vérifiés avant mise en service.
L'organisme public de cette démonstration
Organisme public fictifCentre hospitalier de Vaurenne — établissement public de santé fictif
- Secteur
- Établissement public de santé — médecine, chirurgie, soins de suite et établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes ; service continu, cycles de travail de jour et de nuit
- Effectif
- 1 180 agents, dont 720 soignants — direction des ressources humaines de 9 personnes : 7 gestionnaires carrière et paie, une responsable de la paie et une directrice adjointe chargée des ressources humaines
- Public servi
- Les 1 180 agents de l'établissement — 9 400 sollicitations RH par an au guichet, par courriel et par téléphone, dont une part venant d'agents de nuit qui ne croisent jamais le service
- Ordre de grandeur
- 14 160 bulletins de paie par an, 380 dossiers RH complets — mobilité, avancement, retraite, temps partiel, disponibilité —, 1 150 simulations de paie et 6 200 questions relevant de 16 sujets
- Outils en place
- Système d'information des ressources humaines, logiciel de paie, gestion des temps et des plannings, gestion électronique des dossiers d'agents, téléservices — l'agent s'y branche en lecture, rien n'est remplacé ni migré
- Qui décide
- Le gestionnaire RH instruit et valide chaque production ; la responsable de la paie arrête la mise en paie ; la directrice adjointe chargée des ressources humaines signe les décisions individuelles
- Les points d'amélioration
- Un agent attend 8 jours la réponse à une question de statut ou de paie ; 214 des 380 dossiers RH partent incomplets en première présentation ; 37 des 290 simulations d'un trimestre doivent être corrigées avant mise en paie ; et 5 des 16 réponses affichées au guichet RH ne correspondent plus au texte en vigueur
À Vaurenne, neuf personnes tiennent la carrière et la paie de 1 180 agents, dont 720 soignants qui travaillent en cycles et ne passent au guichet RH que sur leur temps de repos. Les questions sont toujours les mêmes — congés, compte épargne-temps, régime indemnitaire, temps partiel — et la réponse existe toujours quelque part : c'est la disponibilité qui manque. L'agent tourne en inférence locale sur une machine de l'établissement, lit le système d'information des ressources humaines sans jamais y écrire, et ne fait partir aucune production sans la validation d'un gestionnaire. Les échanges qui suivent couvrent une année, de la reprise des réponses-type au bilan présenté au comité social.
Cet organisme public, ses chiffres et les échanges qui suivent ont été inventés pour la démonstration. Ils illustrent une situation courante ; ils ne décrivent aucun service réel.
Assistant RH & paie · hébergé en France
J'ai relu vos douze derniers mois de guichet RH — 9 400 sollicitations, 14 160 bulletins de paie, 380 dossiers complets — et j'en tire un constat que vos journaux portaient sans que personne n'ait eu le temps de l'établir.
L'écart mesuré, et c'est lui qui commande tout le reste : 6 200 de vos 9 400 sollicitations portent sur 16 sujets, toujours les mêmes — solde de congés, compte épargne-temps, régime indemnitaire, temps partiel, disponibilité, congé de formation, supplément familial, remboursement des transports, cycles de travail et récupération, retraite, mutation interne, action sociale, attestation d'employeur, congé maternité et parental, avancement, et lecture du bulletin de paie. Deux sollicitations sur trois ont déjà leur réponse écrite quelque part chez vous.
Ce que ça coûte aujourd'hui, sur les trois postes que vous mesurez :
· La préparation d'un dossier RH complet pèse 60 % du temps que le dossier demande — 1 heure 30 sur les 2 h 30 qu'il prend de la demande à la décision.
· La simulation de paie sur un cas individuel : 33 %, soit 20 minutes sur l'heure que demande le cas.
· La réponse à une question récurrente : 10 %, soit 4 minutes sur les 40 que consomme la sollicitation d'un agent, du premier message à la réponse envoyée.
· Et le chiffre qui tient les trois autres : un agent attend 8 jours la réponse à une question de statut ou de paie. Ce n'est pas un défaut de service : c'est neuf personnes pour 1 180 agents, dont 720 en cycles.
Ce que je vous propose, et ce n'est pas une intention — c'est déjà écrit : j'ai rédigé les 16 réponses cette nuit, chacune adossée à sa source — texte statutaire, délibération, note de service ou décision individuelle notifiée — avec sa date et l'extrait qui la fonde. 5 des 16 réponses affichées au guichet RH ne correspondent plus au texte en vigueur : le régime indemnitaire a été révisé en séance, deux notes de service sur les cycles de travail ont été remplacées, et les modalités de dépôt du compte épargne-temps ont changé de guichet. Les 5 versions à jour sont écrites, ligne remplacée et ligne qui la remplace en regard.
Ce que ça déplace une fois les réponses arrêtées : le dossier descend à 18 %, la simulation à 8 %, la question récurrente à 6 % — 27 minutes, 5 minutes, 2 minutes 24.
Le pas suivant, et il tient en vingt minutes : vous relisez les 3 sujets qui pèsent le plus, je vous les présente demain matin. La directrice adjointe arrête la version, et elle est en service le soir même — c'est cette validation qui engage la parole de l'établissement devant un agent, et c'est le seul geste que je vous laisse. charge-du-service-rh_9400-sollicitations-16-sujets.pdf6 200 questions récurrentes, 8 jours d'attente, 5 réponses à reprendre
⛓ Sourcé · journal du guichet RH sur 12 mois, courriels d'agents, textes statutaires, délibérations et notes de service, 16 réponses rédigées
L'écart mesuré, et c'est lui qui commande tout le reste : 6 200 de vos 9 400 sollicitations portent sur 16 sujets, toujours les mêmes — solde de congés, compte épargne-temps, régime indemnitaire, temps partiel, disponibilité, congé de formation, supplément familial, remboursement des transports, cycles de travail et récupération, retraite, mutation interne, action sociale, attestation d'employeur, congé maternité et parental, avancement, et lecture du bulletin de paie. Deux sollicitations sur trois ont déjà leur réponse écrite quelque part chez vous.
Ce que ça coûte aujourd'hui, sur les trois postes que vous mesurez :
· La préparation d'un dossier RH complet pèse 60 % du temps que le dossier demande — 1 heure 30 sur les 2 h 30 qu'il prend de la demande à la décision.
· La simulation de paie sur un cas individuel : 33 %, soit 20 minutes sur l'heure que demande le cas.
· La réponse à une question récurrente : 10 %, soit 4 minutes sur les 40 que consomme la sollicitation d'un agent, du premier message à la réponse envoyée.
· Et le chiffre qui tient les trois autres : un agent attend 8 jours la réponse à une question de statut ou de paie. Ce n'est pas un défaut de service : c'est neuf personnes pour 1 180 agents, dont 720 en cycles.
Ce que je vous propose, et ce n'est pas une intention — c'est déjà écrit : j'ai rédigé les 16 réponses cette nuit, chacune adossée à sa source — texte statutaire, délibération, note de service ou décision individuelle notifiée — avec sa date et l'extrait qui la fonde. 5 des 16 réponses affichées au guichet RH ne correspondent plus au texte en vigueur : le régime indemnitaire a été révisé en séance, deux notes de service sur les cycles de travail ont été remplacées, et les modalités de dépôt du compte épargne-temps ont changé de guichet. Les 5 versions à jour sont écrites, ligne remplacée et ligne qui la remplace en regard.
Ce que ça déplace une fois les réponses arrêtées : le dossier descend à 18 %, la simulation à 8 %, la question récurrente à 6 % — 27 minutes, 5 minutes, 2 minutes 24.
Le pas suivant, et il tient en vingt minutes : vous relisez les 3 sujets qui pèsent le plus, je vous les présente demain matin. La directrice adjointe arrête la version, et elle est en service le soir même — c'est cette validation qui engage la parole de l'établissement devant un agent, et c'est le seul geste que je vous laisse. charge-du-service-rh_9400-sollicitations-16-sujets.pdf6 200 questions récurrentes, 8 jours d'attente, 5 réponses à reprendre
⛓ Sourcé · journal du guichet RH sur 12 mois, courriels d'agents, textes statutaires, délibérations et notes de service, 16 réponses rédigées
Nous sommes neuf pour 1 180 agents. Je n'ai pas une journée à passer sur des réponses-type. Par quoi je commence ?
Par trois sujets, pas seize — et je les ai classés par le nombre de sollicitations qu'ils vous prennent, pas par ordre alphabétique.
Ce que dit le comptage de vos douze mois :
· Solde de congés et compte épargne-temps : 1 640 sollicitations par an — le premier sujet du guichet, et celui dont la réponse est toujours dans le système d'information.
· Régime indemnitaire et lecture du bulletin de paie : 1 210 sollicitations, concentrées sur les trois semaines qui suivent chaque versement, et c'est le sujet dont la réponse est périmée : la révision votée en séance n'a jamais été reprise dans la note affichée au guichet.
· Temps partiel, disponibilité et retour de disponibilité : 890 sollicitations, et ce sont celles qui coûtent le plus cher quand la réponse arrive tard, parce qu'elles ont des délais de dépôt.
Ces trois sujets font 3 740 des 6 200 sollicitations récurrentes : trois réponses sur seize, six sollicitations sur dix. Les 13 autres peuvent attendre la fin du mois sans que ça change quoi que ce soit à votre charge.
Ce que je vous apporte dans ces vingt minutes, et que personne n'a le temps de faire : les trois réponses à jour, déjà écrites, le texte qui fait référence en regard avec sa date et son extrait, et le nombre de sollicitations que chacune aurait traitées rien que l'an dernier — 1 640, 1 210 et 890. Vous validez ou vous corrigez d'un mot. Je vous fais gagner l'écriture et le rapprochement : la décision se prend en vingt minutes au lieu d'une demi-journée, et elle reste celle de l'établissement — c'est ce qui la rend opposable et vérifiable par l'agent qui la reçoit.
Le pas suivant que je propose : qu'après ces trois-là, je vous signale de moi-même toute réponse qu'un texte nouveau, une délibération ou une note de service vient modifier, et que j'en écrive la version à jour dans la nuit qui suit sa publication. Vos 16 réponses cesseront de vieillir en silence — et il ne vous en coûtera plus qu'une relecture, quand le texte change. seize-reponses-rh_sourcees-et-datees.pdf16 réponses écrites, 5 remises à jour, chacune avec son extrait
⛓ Sourcé · comptage des sollicitations par sujet sur 12 mois, textes statutaires, délibérations et notes de service, 16 réponses rédigées
Ce que dit le comptage de vos douze mois :
· Solde de congés et compte épargne-temps : 1 640 sollicitations par an — le premier sujet du guichet, et celui dont la réponse est toujours dans le système d'information.
· Régime indemnitaire et lecture du bulletin de paie : 1 210 sollicitations, concentrées sur les trois semaines qui suivent chaque versement, et c'est le sujet dont la réponse est périmée : la révision votée en séance n'a jamais été reprise dans la note affichée au guichet.
· Temps partiel, disponibilité et retour de disponibilité : 890 sollicitations, et ce sont celles qui coûtent le plus cher quand la réponse arrive tard, parce qu'elles ont des délais de dépôt.
Ces trois sujets font 3 740 des 6 200 sollicitations récurrentes : trois réponses sur seize, six sollicitations sur dix. Les 13 autres peuvent attendre la fin du mois sans que ça change quoi que ce soit à votre charge.
Ce que je vous apporte dans ces vingt minutes, et que personne n'a le temps de faire : les trois réponses à jour, déjà écrites, le texte qui fait référence en regard avec sa date et son extrait, et le nombre de sollicitations que chacune aurait traitées rien que l'an dernier — 1 640, 1 210 et 890. Vous validez ou vous corrigez d'un mot. Je vous fais gagner l'écriture et le rapprochement : la décision se prend en vingt minutes au lieu d'une demi-journée, et elle reste celle de l'établissement — c'est ce qui la rend opposable et vérifiable par l'agent qui la reçoit.
Le pas suivant que je propose : qu'après ces trois-là, je vous signale de moi-même toute réponse qu'un texte nouveau, une délibération ou une note de service vient modifier, et que j'en écrive la version à jour dans la nuit qui suit sa publication. Vos 16 réponses cesseront de vieillir en silence — et il ne vous en coûtera plus qu'une relecture, quand le texte change. seize-reponses-rh_sourcees-et-datees.pdf16 réponses écrites, 5 remises à jour, chacune avec son extrait
⛓ Sourcé · comptage des sollicitations par sujet sur 12 mois, textes statutaires, délibérations et notes de service, 16 réponses rédigées
Tout cela suppose que vous lisiez les dossiers de nos agents : rémunérations, situations familiales, arrêts de travail. Ils partent où ?
Ils ne partent nulle part. Je tourne en inférence locale sur une machine de l'établissement, et rien de ce que je lis ne sort de votre réseau.
L'inférence locale, c'est le modèle qui calcule sur votre machine : le contenu d'un dossier d'agent ne traverse aucun réseau extérieur pour être traité. Si l'établissement préfère ne pas héberger de machine, l'autre voie est une ressource isolée hébergée en France, dédiée à Vaurenne — aucune mutualisation avec un autre établissement.
Ce que ça change, point par point :
· Les dossiers d'agents n'entraînent aucun modèle, ni le nôtre ni celui d'un tiers.
· Je travaille en lecture seule sur le système d'information des ressources humaines et sur le logiciel de paie, et le compte technique par lequel je lis n'a pas le droit d'écrire — c'est plus solide qu'une promesse, parce que ça se vérifie en une commande. Aucune valeur n'entre en paie autrement que par un geste de la responsable de la paie.
· Chiffrement en transit et au repos, accès par rôle — les droits suivent la fonction : un gestionnaire ouvre les dossiers de son portefeuille, pas ceux des autres, et le rôle « paie » n'ouvre pas les pièces d'un dossier médical. 11 rôles pour vos 9 agents et vos encadrants, et le journal porte 0 accès hors rôle depuis la mise en service.
· Les pièces relatives à la santé sont dans un périmètre à part, ouvert au seul rôle qui en a besoin : je traite le motif d'absence tel qu'il figure au planning — maladie, maternité, accident de service — et jamais son contenu médical.
· Hébergement en France, sous droit français, architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité.
· Journal complet : quelle demande, quelle réponse, à partir de quelle source, et qui l'a validée.
Et la règle qui tient tout le reste, parce qu'elle protège l'agent autant que vous : aucune situation individuelle n'est décidée par moi. Je prépare, je calcule, je remets chaque chiffre avec sa source — la décision qui affecte un agent est prise et signée par une personne. C'est ce qui la rend motivée, notifiable et contestable — une décision que personne n'aurait signée ne serait attaquable par personne, et ne vaudrait rien.
Le chiffre qui résume tout cela : 0 donnée d'agent sortie du réseau de l'établissement sur les 9 400 sollicitations de l'année, et traitements dans l'UE visés.
Ce que je propose : que je tienne à jour la fiche que votre déléguée à la protection des données et votre comité social réclameront — hébergement, données traitées, durées de conservation, qui accède à quoi. Elle est demandée une fois par an et se reconstitue en deux jours ; le premier état est déjà écrit et il vous attend. cadre-technique_ou-vivent-les-donnees-des-agents.pdfInférence locale, lecture seule, traitements dans l'UE visés
✎ Cadre · architecture de déploiement, droits du compte technique, matrice des 11 rôles, premier état de la fiche de registre
L'inférence locale, c'est le modèle qui calcule sur votre machine : le contenu d'un dossier d'agent ne traverse aucun réseau extérieur pour être traité. Si l'établissement préfère ne pas héberger de machine, l'autre voie est une ressource isolée hébergée en France, dédiée à Vaurenne — aucune mutualisation avec un autre établissement.
Ce que ça change, point par point :
· Les dossiers d'agents n'entraînent aucun modèle, ni le nôtre ni celui d'un tiers.
· Je travaille en lecture seule sur le système d'information des ressources humaines et sur le logiciel de paie, et le compte technique par lequel je lis n'a pas le droit d'écrire — c'est plus solide qu'une promesse, parce que ça se vérifie en une commande. Aucune valeur n'entre en paie autrement que par un geste de la responsable de la paie.
· Chiffrement en transit et au repos, accès par rôle — les droits suivent la fonction : un gestionnaire ouvre les dossiers de son portefeuille, pas ceux des autres, et le rôle « paie » n'ouvre pas les pièces d'un dossier médical. 11 rôles pour vos 9 agents et vos encadrants, et le journal porte 0 accès hors rôle depuis la mise en service.
· Les pièces relatives à la santé sont dans un périmètre à part, ouvert au seul rôle qui en a besoin : je traite le motif d'absence tel qu'il figure au planning — maladie, maternité, accident de service — et jamais son contenu médical.
· Hébergement en France, sous droit français, architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité.
· Journal complet : quelle demande, quelle réponse, à partir de quelle source, et qui l'a validée.
Et la règle qui tient tout le reste, parce qu'elle protège l'agent autant que vous : aucune situation individuelle n'est décidée par moi. Je prépare, je calcule, je remets chaque chiffre avec sa source — la décision qui affecte un agent est prise et signée par une personne. C'est ce qui la rend motivée, notifiable et contestable — une décision que personne n'aurait signée ne serait attaquable par personne, et ne vaudrait rien.
Le chiffre qui résume tout cela : 0 donnée d'agent sortie du réseau de l'établissement sur les 9 400 sollicitations de l'année, et traitements dans l'UE visés.
Ce que je propose : que je tienne à jour la fiche que votre déléguée à la protection des données et votre comité social réclameront — hébergement, données traitées, durées de conservation, qui accède à quoi. Elle est demandée une fois par an et se reconstitue en deux jours ; le premier état est déjà écrit et il vous attend. cadre-technique_ou-vivent-les-donnees-des-agents.pdfInférence locale, lecture seule, traitements dans l'UE visés
✎ Cadre · architecture de déploiement, droits du compte technique, matrice des 11 rôles, premier état de la fiche de registre
Un agent de catégorie B demande son solde de congés et s'il peut poser un congé de formation le mois prochain. Aujourd'hui, il attend huit jours et il repasse trois fois au guichet.
La réponse est prête, avec ses sources, et le projet part au gestionnaire dans les deux heures au lieu de huit jours.
Ce que je remets, point par point :
· Le solde exact : 11 jours de congés annuels sur l'année en cours, plus 3 jours de réduction du temps de travail non posés, lus dans la gestion des temps à la date du jour — et non recalculés de mémoire.
· Les conditions d'ancienneté du congé de formation professionnelle, remplies dans ce dossier, avec l'extrait du texte statutaire qui les fixe et sa date.
· Le délai de dépôt : au moins 120 jours avant le début du stage — et le calcul fait pour lui : la demande doit être déposée avant le 14 du mois prochain, ce qui lui laisse trois semaines. C'est ce délai qui fait perdre le plus de dossiers, et il ne se voit qu'une fois qu'il est passé.
· La fiche de procédure et le formulaire pré-rempli des seules données déjà connues du système — grade, quotité, service, ancienneté — l'agent n'a plus qu'à indiquer son stage et à signer.
Ce que ça déplace : la réponse à une question récurrente passe de 10 % à 6 % du temps qu'elle consomme — de 4 minutes à 2 minutes 24. Sur 6 200 questions par an, ce sont 165 heures rendues à vos gestionnaires, pour les dossiers qui demandent un examen.
Et pour l'agent, le changement se voit ailleurs : il obtient sa réponse en deux heures au lieu de huit jours, et il ne repasse plus trois fois au guichet. Sur le trimestre, les passages répétés pour un même sujet sont passés de 340 à 61.
Le pas suivant que je propose : que je réponde aussi la nuit et le week-end, sur les 16 sujets validés. Vos 720 soignants travaillent en cycles : 1 480 de leurs sollicitations de l'année sont arrivées en dehors des heures d'ouverture du service RH — ce sont des agents qui prennent sur leur repos pour poser une question. Donnez-moi votre accord et ils obtiennent leur réponse la nuit même.
⛓ Sourcé · système d'information des ressources humaines, gestion des temps, textes statutaires, journal du guichet RH
Ce que je remets, point par point :
· Le solde exact : 11 jours de congés annuels sur l'année en cours, plus 3 jours de réduction du temps de travail non posés, lus dans la gestion des temps à la date du jour — et non recalculés de mémoire.
· Les conditions d'ancienneté du congé de formation professionnelle, remplies dans ce dossier, avec l'extrait du texte statutaire qui les fixe et sa date.
· Le délai de dépôt : au moins 120 jours avant le début du stage — et le calcul fait pour lui : la demande doit être déposée avant le 14 du mois prochain, ce qui lui laisse trois semaines. C'est ce délai qui fait perdre le plus de dossiers, et il ne se voit qu'une fois qu'il est passé.
· La fiche de procédure et le formulaire pré-rempli des seules données déjà connues du système — grade, quotité, service, ancienneté — l'agent n'a plus qu'à indiquer son stage et à signer.
Ce que ça déplace : la réponse à une question récurrente passe de 10 % à 6 % du temps qu'elle consomme — de 4 minutes à 2 minutes 24. Sur 6 200 questions par an, ce sont 165 heures rendues à vos gestionnaires, pour les dossiers qui demandent un examen.
Et pour l'agent, le changement se voit ailleurs : il obtient sa réponse en deux heures au lieu de huit jours, et il ne repasse plus trois fois au guichet. Sur le trimestre, les passages répétés pour un même sujet sont passés de 340 à 61.
Le pas suivant que je propose : que je réponde aussi la nuit et le week-end, sur les 16 sujets validés. Vos 720 soignants travaillent en cycles : 1 480 de leurs sollicitations de l'année sont arrivées en dehors des heures d'ouverture du service RH — ce sont des agents qui prennent sur leur repos pour poser une question. Donnez-moi votre accord et ils obtiennent leur réponse la nuit même.
⛓ Sourcé · système d'information des ressources humaines, gestion des temps, textes statutaires, journal du guichet RH
Répondre, d'accord. Mais je ne peux pas relire chaque réponse avant qu'elle parte, et je ne signerai pas un blanc-seing sur des questions de paie.
Vous n'avez pas à choisir entre les deux : je vous propose un mandat écrit, plafonné, daté et retirable d'un mot — et il est déjà rédigé, il attend une signature.
Ce que ça rapporte, d'abord, parce que c'est ça qui décide : sur les 9 400 sollicitations de l'année, 6 200 relèvent des 16 sujets. Le délai de réponse passe de 8 jours à 2 heures, et une question posée un dimanche par un agent de nuit cesse d'attendre le mardi.
Ce que le mandat dit, et il tient en six lignes :
· Périmètre exact : les 16 sujets, listés nommément, et seulement dans leur dimension générale — ce que dit le texte, quelle est la procédure, quel est le délai, quelles pièces fournir.
· Interdit absolu : aucune réponse qui vaudrait décision sur une situation individuelle. Un refus de temps partiel, une reconnaissance d'ancienneté, un rappel de rémunération, une mise en paie : là, je remets au gestionnaire le dossier complet, le calcul en clair et les pièces contrôlées, et c'est lui qui instruit et l'autorité qui signe. Sur le trimestre d'essai, ces dossiers repartaient sous 4 heures au lieu de 6 jours — et ils repartaient du service, ce qui les rend motivés et contestables ; une information générale n'a pas ce poids-là.
· Chaque réponse porte sa source — texte statutaire, délibération, note de service ou décision notifiée, avec sa date et son extrait — et l'agent sait dès la première phrase qu'il s'adresse à un assistant numérique de l'établissement, et qu'il peut demander un gestionnaire à tout moment.
· Vous recevez chaque matin le relevé des réponses parties la veille, en une page. Une réponse inexacte se rattrape dans la journée, pas au bout de trois semaines.
· Durée : revue au bout de trois mois, avec le relevé de ce que ça a changé. Sans décision explicite à la revue, le mandat s'arrête — c'est la reconduction qui demande une signature, pas l'arrêt.
· Retrait : un mot de votre part, et la réponse directe s'arrête dans la minute. Les réponses repassent en projet à valider ; rien d'autre ne change.
La décision appartient à la directrice adjointe chargée des ressources humaines et à vous — et elle se prend sur un texte déjà écrit, en une signature. Le mandat est rédigé, la note d'information aux agents aussi — celle qui sera affichée au guichet et présentée au comité social. Vous signez, le service répond dès le lendemain matin, et la revue est déjà posée dans votre agenda au 15 du troisième mois. mandat-de-reponse-directe_16-sujets-plafonne.pdf16 sujets, situations individuelles remises instruites, revue à 3 mois
✎ Cadre · mandat rédigé, liste des 16 sujets, note d'information aux agents, journal des demandes
Ce que ça rapporte, d'abord, parce que c'est ça qui décide : sur les 9 400 sollicitations de l'année, 6 200 relèvent des 16 sujets. Le délai de réponse passe de 8 jours à 2 heures, et une question posée un dimanche par un agent de nuit cesse d'attendre le mardi.
Ce que le mandat dit, et il tient en six lignes :
· Périmètre exact : les 16 sujets, listés nommément, et seulement dans leur dimension générale — ce que dit le texte, quelle est la procédure, quel est le délai, quelles pièces fournir.
· Interdit absolu : aucune réponse qui vaudrait décision sur une situation individuelle. Un refus de temps partiel, une reconnaissance d'ancienneté, un rappel de rémunération, une mise en paie : là, je remets au gestionnaire le dossier complet, le calcul en clair et les pièces contrôlées, et c'est lui qui instruit et l'autorité qui signe. Sur le trimestre d'essai, ces dossiers repartaient sous 4 heures au lieu de 6 jours — et ils repartaient du service, ce qui les rend motivés et contestables ; une information générale n'a pas ce poids-là.
· Chaque réponse porte sa source — texte statutaire, délibération, note de service ou décision notifiée, avec sa date et son extrait — et l'agent sait dès la première phrase qu'il s'adresse à un assistant numérique de l'établissement, et qu'il peut demander un gestionnaire à tout moment.
· Vous recevez chaque matin le relevé des réponses parties la veille, en une page. Une réponse inexacte se rattrape dans la journée, pas au bout de trois semaines.
· Durée : revue au bout de trois mois, avec le relevé de ce que ça a changé. Sans décision explicite à la revue, le mandat s'arrête — c'est la reconduction qui demande une signature, pas l'arrêt.
· Retrait : un mot de votre part, et la réponse directe s'arrête dans la minute. Les réponses repassent en projet à valider ; rien d'autre ne change.
La décision appartient à la directrice adjointe chargée des ressources humaines et à vous — et elle se prend sur un texte déjà écrit, en une signature. Le mandat est rédigé, la note d'information aux agents aussi — celle qui sera affichée au guichet et présentée au comité social. Vous signez, le service répond dès le lendemain matin, et la revue est déjà posée dans votre agenda au 15 du troisième mois. mandat-de-reponse-directe_16-sujets-plafonne.pdf16 sujets, situations individuelles remises instruites, revue à 3 mois
✎ Cadre · mandat rédigé, liste des 16 sujets, note d'information aux agents, journal des demandes
Nous avons des agents qui lisent mal le français, des agents de nuit qui ne croisent jamais le service, et des agents qui n'osent pas demander deux fois.
Ce sont eux qui décident si le service RH est réellement rendu à tous, et c'est le premier endroit où je peux vous servir sans rien retirer à personne.
Ce qui est prêt, et qui ne coûte pas une heure de plus à vos gestionnaires :
· Chaque réponse existe en version FALC — « facile à lire et à comprendre » : des phrases courtes, un seul message par phrase, les mots du quotidien plutôt que ceux du statut. Les 16 sujets sont écrits dans les deux versions, et c'est l'agent qui choisit, pas moi : je reformule dès qu'il me le demande, et je le propose de moi-même quand la même question revient deux fois dans le même échange.
· Aucune version FALC ne part sans avoir été relue et arrêtée par la directrice adjointe — les 16 sujets, un peu plus de deux heures de relecture en tout. Ce n'est pas une formalité : une phrase raccourcie qui change le droit dit n'est plus une aide, c'est une erreur opposable à l'établissement, et c'est la validation qui engage sa parole.
· Ce que la version FALC a produit sur le trimestre : 268 réponses parties en FALC, dont 37 que j'ai proposées de moi-même ; 19 ont donné lieu à une relance du même agent sur le même sujet, contre 84 sur un volume équivalent l'an dernier — une réponse comprise du premier coup ne revient pas au guichet.
· Le service répond à toute heure : sur le trimestre, 412 sollicitations sont arrivées entre 21 h et 6 h, dont 298 d'agents de nuit qui n'auraient pas fait le déplacement au guichet. Celui-là ne se compte pas en heures : c'est de l'égalité de traitement entre les agents de jour et ceux de nuit.
· Et le rendez-vous RH se pose pendant l'échange : uniquement sur les plages que vous avez ouvertes, jamais en dehors, avec l'objet qualifié, les pièces à apporter et un rappel la veille. Sur le trimestre, 186 rendez-vous posés et 7 agents venus sans leurs pièces, contre 44 l'an dernier — et 31 entretiens ont été posés sur les créneaux de fin de garde, que personne ne pensait à proposer.
Le pas suivant que je propose : que la réponse aux agents de nuit soit systématiquement doublée d'un message écrit consultable sur leur téléservice. Sur les 298 sollicitations de nuit du trimestre, 88 portaient sur une question déjà posée par le même agent — parce qu'une réponse donnée à 3 heures du matin ne se retient pas. Dites-moi oui et l'écrit part avec chaque réponse dès cette semaine. accessibilite-rh_falc-et-agents-de-nuit.pdf16 sujets en FALC, 268 réponses en FALC, 298 sollicitations de nuit traitées
⛓ Sourcé · demandes d'attestation et dossiers d'embauche des 3 dernières années, journal des sollicitations par tranche horaire, registre des rendez-vous RH
Ce qui est prêt, et qui ne coûte pas une heure de plus à vos gestionnaires :
· Chaque réponse existe en version FALC — « facile à lire et à comprendre » : des phrases courtes, un seul message par phrase, les mots du quotidien plutôt que ceux du statut. Les 16 sujets sont écrits dans les deux versions, et c'est l'agent qui choisit, pas moi : je reformule dès qu'il me le demande, et je le propose de moi-même quand la même question revient deux fois dans le même échange.
· Aucune version FALC ne part sans avoir été relue et arrêtée par la directrice adjointe — les 16 sujets, un peu plus de deux heures de relecture en tout. Ce n'est pas une formalité : une phrase raccourcie qui change le droit dit n'est plus une aide, c'est une erreur opposable à l'établissement, et c'est la validation qui engage sa parole.
· Ce que la version FALC a produit sur le trimestre : 268 réponses parties en FALC, dont 37 que j'ai proposées de moi-même ; 19 ont donné lieu à une relance du même agent sur le même sujet, contre 84 sur un volume équivalent l'an dernier — une réponse comprise du premier coup ne revient pas au guichet.
· Le service répond à toute heure : sur le trimestre, 412 sollicitations sont arrivées entre 21 h et 6 h, dont 298 d'agents de nuit qui n'auraient pas fait le déplacement au guichet. Celui-là ne se compte pas en heures : c'est de l'égalité de traitement entre les agents de jour et ceux de nuit.
· Et le rendez-vous RH se pose pendant l'échange : uniquement sur les plages que vous avez ouvertes, jamais en dehors, avec l'objet qualifié, les pièces à apporter et un rappel la veille. Sur le trimestre, 186 rendez-vous posés et 7 agents venus sans leurs pièces, contre 44 l'an dernier — et 31 entretiens ont été posés sur les créneaux de fin de garde, que personne ne pensait à proposer.
Le pas suivant que je propose : que la réponse aux agents de nuit soit systématiquement doublée d'un message écrit consultable sur leur téléservice. Sur les 298 sollicitations de nuit du trimestre, 88 portaient sur une question déjà posée par le même agent — parce qu'une réponse donnée à 3 heures du matin ne se retient pas. Dites-moi oui et l'écrit part avec chaque réponse dès cette semaine. accessibilite-rh_falc-et-agents-de-nuit.pdf16 sujets en FALC, 268 réponses en FALC, 298 sollicitations de nuit traitées
⛓ Sourcé · demandes d'attestation et dossiers d'embauche des 3 dernières années, journal des sollicitations par tranche horaire, registre des rendez-vous RH
Le plus lourd, ce sont les dossiers : mobilité, avancement, retraite. On les monte à la main, et plus de la moitié repartent incomplets en première présentation.
Le dossier est monté, contrôlé et remis complet : sur le trimestre, 18 dossiers sur 380 sont repartis incomplets, contre 214 l'an dernier.
Le contrôle de complétude, c'est la vérification que toutes les pièces exigées par la procédure sont présentes, valides et lisibles ; la reconstitution de carrière, c'est le report de l'ensemble des positions, services et périodes d'un agent, depuis son premier engagement.
Ce que je remets, dossier par dossier :
· La liste des pièces exigées par la procédure, chacune cochée, manquante ou à renouveler, avec l'endroit où l'obtenir quand elle vient d'ailleurs.
· La reconstitution de carrière : positions, services accomplis, périodes de temps partiel et de disponibilité, chacune renvoyée à l'arrêté ou à la décision qui la fonde, avec sa date. C'est le travail qui prenait le plus de temps, et c'est celui qui se vérifie le mieux.
· Les écarts que je trouve entre le dossier papier et le système d'information : sur les 380 dossiers du trimestre, 46 écarts relevés, dont 31 périodes de temps partiel qui figuraient à l'arrêté et non dans le système. Chacun est signalé au gestionnaire avec les deux pièces en regard — je ne corrige rien, je montre.
· Le dossier classé dans l'ordre de la procédure, prêt pour l'instruction.
Le temps que ça déplace : la préparation d'un dossier RH complet passe de 60 % à 18 % du temps qu'il demande — de 1 heure 30 à 27 minutes. Sur 380 dossiers par an, ce sont 399 heures qui repartent vers l'instruction et l'accompagnement des agents.
Et pour l'agent, le changement se voit ailleurs : un dossier de mobilité qui repart incomplet, c'est une campagne manquée et six mois d'attente. 196 dossiers de plus sont passés en première présentation ce trimestre.
Le pas suivant que je propose : que le contrôle démarre à la demande de l'agent, pas à la constitution du dossier. Dès qu'un agent annonce une mobilité, un avancement ou un départ en retraite, je lui remets la liste de ses pièces manquantes et le délai qui lui reste — sur les 380 dossiers, 112 auraient gagné trois semaines rien qu'avec ça. dossiers-rh_completude-et-reconstitution-de-carriere.pdf214 dossiers incomplets ramenés à 18, 46 écarts signalés
⛓ Sourcé · procédures de l'établissement, dossiers d'agents, arrêtés et décisions notifiées, système d'information des ressources humaines
Le contrôle de complétude, c'est la vérification que toutes les pièces exigées par la procédure sont présentes, valides et lisibles ; la reconstitution de carrière, c'est le report de l'ensemble des positions, services et périodes d'un agent, depuis son premier engagement.
Ce que je remets, dossier par dossier :
· La liste des pièces exigées par la procédure, chacune cochée, manquante ou à renouveler, avec l'endroit où l'obtenir quand elle vient d'ailleurs.
· La reconstitution de carrière : positions, services accomplis, périodes de temps partiel et de disponibilité, chacune renvoyée à l'arrêté ou à la décision qui la fonde, avec sa date. C'est le travail qui prenait le plus de temps, et c'est celui qui se vérifie le mieux.
· Les écarts que je trouve entre le dossier papier et le système d'information : sur les 380 dossiers du trimestre, 46 écarts relevés, dont 31 périodes de temps partiel qui figuraient à l'arrêté et non dans le système. Chacun est signalé au gestionnaire avec les deux pièces en regard — je ne corrige rien, je montre.
· Le dossier classé dans l'ordre de la procédure, prêt pour l'instruction.
Le temps que ça déplace : la préparation d'un dossier RH complet passe de 60 % à 18 % du temps qu'il demande — de 1 heure 30 à 27 minutes. Sur 380 dossiers par an, ce sont 399 heures qui repartent vers l'instruction et l'accompagnement des agents.
Et pour l'agent, le changement se voit ailleurs : un dossier de mobilité qui repart incomplet, c'est une campagne manquée et six mois d'attente. 196 dossiers de plus sont passés en première présentation ce trimestre.
Le pas suivant que je propose : que le contrôle démarre à la demande de l'agent, pas à la constitution du dossier. Dès qu'un agent annonce une mobilité, un avancement ou un départ en retraite, je lui remets la liste de ses pièces manquantes et le délai qui lui reste — sur les 380 dossiers, 112 auraient gagné trois semaines rien qu'avec ça. dossiers-rh_completude-et-reconstitution-de-carriere.pdf214 dossiers incomplets ramenés à 18, 46 écarts signalés
⛓ Sourcé · procédures de l'établissement, dossiers d'agents, arrêtés et décisions notifiées, système d'information des ressources humaines
Les pièces arrivent en désordre : photographies de travers, arrêtés scannés à l'envers, attestations illisibles. C'est ce qui nous prend le plus de temps.
Je les lis dans l'état où elles arrivent, je les classe, et je vous dis pour chacune ce qu'elle prouve et ce qui lui manque.
Ce que je fais de chaque pièce déposée :
· Je l'identifie — arrêté, attestation d'employeur, contrat, certificat de travail, décision de temps partiel, justificatif de situation familiale — par son contenu, pas par le nom du fichier.
· J'en extrais ce que la procédure demande : l'employeur, les dates de début et de fin, la quotité, le grade, l'échelon, et je le confronte à ce que porte le système d'information.
· Je signale ce qui cloche avant l'instruction : une période qui en chevauche une autre, une attestation qui s'arrête avant la date d'effet, une pièce illisible, un document expiré.
· Je remets l'original tel quel, avec ma lecture en regard — le gestionnaire vérifie ce que j'ai lu, il ne relit pas la pile.
Ce que ça a donné sur le trimestre :
· 1 840 pièces lues, 1 792 exploitables telles quelles.
· 48 pièces renvoyées à l'agent avant l'instruction, avec le motif exact et la façon d'obtenir la bonne — contre un renvoi après instruction, qui coûtait trois semaines.
· Le temps de tri et de classement des pièces d'un dossier : 34 minutes → 6 minutes.
La décision d'accepter ou de refuser une pièce reste au gestionnaire — et je la lui rends en quelques minutes, chaque pièce rapprochée de la ligne de la procédure qu'elle satisfait, et chaque écart montré avec ses deux sources. C'est cet examen-là qui engage l'établissement, et il se fait sur un dossier classé plutôt que sur une pile.
Le pas suivant que je propose : que l'agent dépose ses pièces sur le téléservice et reçoive ma lecture dans l'heure. Sur les 48 pièces renvoyées, 41 auraient été refaites le jour même — et le dossier serait parti à la campagne de mobilité au lieu d'attendre la suivante. lecture-des-pieces_1840-du-trimestre.pdf48 pièces renvoyées avant instruction, 34 minutes ramenées à 6
⛓ Sourcé · pièces déposées au trimestre, procédures de l'établissement, système d'information des ressources humaines
Ce que je fais de chaque pièce déposée :
· Je l'identifie — arrêté, attestation d'employeur, contrat, certificat de travail, décision de temps partiel, justificatif de situation familiale — par son contenu, pas par le nom du fichier.
· J'en extrais ce que la procédure demande : l'employeur, les dates de début et de fin, la quotité, le grade, l'échelon, et je le confronte à ce que porte le système d'information.
· Je signale ce qui cloche avant l'instruction : une période qui en chevauche une autre, une attestation qui s'arrête avant la date d'effet, une pièce illisible, un document expiré.
· Je remets l'original tel quel, avec ma lecture en regard — le gestionnaire vérifie ce que j'ai lu, il ne relit pas la pile.
Ce que ça a donné sur le trimestre :
· 1 840 pièces lues, 1 792 exploitables telles quelles.
· 48 pièces renvoyées à l'agent avant l'instruction, avec le motif exact et la façon d'obtenir la bonne — contre un renvoi après instruction, qui coûtait trois semaines.
· Le temps de tri et de classement des pièces d'un dossier : 34 minutes → 6 minutes.
La décision d'accepter ou de refuser une pièce reste au gestionnaire — et je la lui rends en quelques minutes, chaque pièce rapprochée de la ligne de la procédure qu'elle satisfait, et chaque écart montré avec ses deux sources. C'est cet examen-là qui engage l'établissement, et il se fait sur un dossier classé plutôt que sur une pile.
Le pas suivant que je propose : que l'agent dépose ses pièces sur le téléservice et reçoive ma lecture dans l'heure. Sur les 48 pièces renvoyées, 41 auraient été refaites le jour même — et le dossier serait parti à la campagne de mobilité au lieu d'attendre la suivante. lecture-des-pieces_1840-du-trimestre.pdf48 pièces renvoyées avant instruction, 34 minutes ramenées à 6
⛓ Sourcé · pièces déposées au trimestre, procédures de l'établissement, système d'information des ressources humaines
Il y a aussi l'action sociale : aides aux vacances, secours, aide au logement. Les agents qui en auraient le plus besoin sont ceux qui ne demandent rien.
C'est le seul endroit où le travail du service se mesure à ce qui n'arrive pas : les dossiers qui ne sont jamais déposés. J'ai instruit les 214 demandes du trimestre et j'ai chiffré ce qui manquait.
Le non-recours, c'est le droit ouvert qui n'est pas demandé, faute d'avoir su qu'il existait ou d'avoir pu le demander.
Ce que je fais sur chaque demande d'action sociale :
· Le contrôle de complétude au dépôt, et la réponse à l'agent le jour même : ce qui est bon, ce qui manque, où l'obtenir.
· Le calcul du droit tel que le règlement d'action sociale de l'établissement le fixe, avec le calcul en clair sous chaque ligne — quotient, composition du foyer, barème appliqué, et le renvoi à l'article du règlement qui le fonde.
· Le dossier complet remis à la commission, classé dans l'ordre de son ordre du jour. L'attribution reste à la commission — et je la lui rends instruite, chaque dossier chiffré et motivé, ce qui lui permet de siéger sur des cas plutôt que sur des piles.
Ce que ça a donné sur le trimestre :
· Dossiers complets au dépôt : 214 sur 214, contre 139 sur 214 l'an dernier.
· Délai entre le dépôt et le passage en commission : 41 jours → 16 jours. Sur un secours d'urgence, ce délai est la prestation.
· Et le chiffre que je suis allé chercher, parce qu'il ne se voit nulle part : en croisant les barèmes du règlement avec les seules données que le service détient déjà — quotité, indice, composition du foyer déclarée pour le supplément familial —, j'ai identifié 96 agents qui remplissent les conditions d'au moins une prestation et qui n'ont jamais rien demandé.
Ce que j'en fais, et c'est vous qui décidez de la forme : je ne leur écris rien de moi-même. Je vous remets la note d'information générale, écrite, et la liste des services où ces 96 agents travaillent — un affichage par service touche les mêmes personnes sans désigner personne. Sur les deux services où vous l'avez essayé le trimestre dernier, 14 demandes ont été déposées en trois semaines, dont 11 accordées.
Le pas suivant que je propose : l'affichage dans les six services où la part d'agents concernés est la plus forte, avec la note d'une page déjà écrite. Dites-moi oui et elle part avec la prochaine diffusion interne. action-sociale_214-dossiers-et-96-agents-eligibles.pdf41 jours ramenés à 16, 96 agents éligibles jamais demandeurs
⛓ Sourcé · règlement d'action sociale de l'établissement, dossiers déposés au trimestre, barèmes et données du système d'information
Le non-recours, c'est le droit ouvert qui n'est pas demandé, faute d'avoir su qu'il existait ou d'avoir pu le demander.
Ce que je fais sur chaque demande d'action sociale :
· Le contrôle de complétude au dépôt, et la réponse à l'agent le jour même : ce qui est bon, ce qui manque, où l'obtenir.
· Le calcul du droit tel que le règlement d'action sociale de l'établissement le fixe, avec le calcul en clair sous chaque ligne — quotient, composition du foyer, barème appliqué, et le renvoi à l'article du règlement qui le fonde.
· Le dossier complet remis à la commission, classé dans l'ordre de son ordre du jour. L'attribution reste à la commission — et je la lui rends instruite, chaque dossier chiffré et motivé, ce qui lui permet de siéger sur des cas plutôt que sur des piles.
Ce que ça a donné sur le trimestre :
· Dossiers complets au dépôt : 214 sur 214, contre 139 sur 214 l'an dernier.
· Délai entre le dépôt et le passage en commission : 41 jours → 16 jours. Sur un secours d'urgence, ce délai est la prestation.
· Et le chiffre que je suis allé chercher, parce qu'il ne se voit nulle part : en croisant les barèmes du règlement avec les seules données que le service détient déjà — quotité, indice, composition du foyer déclarée pour le supplément familial —, j'ai identifié 96 agents qui remplissent les conditions d'au moins une prestation et qui n'ont jamais rien demandé.
Ce que j'en fais, et c'est vous qui décidez de la forme : je ne leur écris rien de moi-même. Je vous remets la note d'information générale, écrite, et la liste des services où ces 96 agents travaillent — un affichage par service touche les mêmes personnes sans désigner personne. Sur les deux services où vous l'avez essayé le trimestre dernier, 14 demandes ont été déposées en trois semaines, dont 11 accordées.
Le pas suivant que je propose : l'affichage dans les six services où la part d'agents concernés est la plus forte, avec la note d'une page déjà écrite. Dites-moi oui et elle part avec la prochaine diffusion interne. action-sociale_214-dossiers-et-96-agents-eligibles.pdf41 jours ramenés à 16, 96 agents éligibles jamais demandeurs
⛓ Sourcé · règlement d'action sociale de l'établissement, dossiers déposés au trimestre, barèmes et données du système d'information
Un agent prend des fonctions d'encadrement de proximité et demande ce que ça change sur sa paie. C'est une simulation, et elle nous prend vingt minutes.
La simulation est faite, avec le calcul en clair sous chaque ligne — et elle est prête en cinq minutes, à vérifier avant toute mise en paie.
La nouvelle bonification indiciaire est un supplément de rémunération attaché à certaines fonctions et exprimé en points : elle suit les fonctions réellement exercées, pas le grade — c'est ce qui la rend délicate à suivre.
Ce que la simulation porte :
· La situation actuelle telle que la paie la porte ce mois-ci : grade, échelon, indice, quotité, éléments variables.
· La situation projetée : les fonctions d'encadrement de proximité, le nombre de points fixé par la grille en vigueur dans l'établissement, avec le renvoi à la délibération qui l'a arrêtée et sa date.
· Le calcul en clair, ligne à ligne : la valeur du point, le nombre de points, le résultat brut mensuel, et l'effet sur le net estimé. Aucun chiffre n'apparaît sans son opération : vous pouvez la refaire à la main en deux minutes.
· La liste des pièces justificatives à joindre pour que la mise en paie soit régulière : décision d'affectation, fiche de poste, date d'effet.
· Et la date d'effet possible, rapportée au calendrier de la paie du mois — si la décision est signée après la clôture, l'agent est payé le mois suivant avec rappel, et il vaut mieux qu'il le sache avant que sur son bulletin.
Le temps que ça déplace : la simulation de paie sur un cas individuel passe de 33 % à 8 % du temps que le cas demande — de 20 minutes à 5. Sur 1 150 simulations par an, ce sont 287 heures rendues à vos gestionnaires.
La vérification et la mise en paie restent à la responsable de la paie — et je les lui rends en cinq minutes, calcul en clair, sources datées et pièces listées. C'est ce contrôle-là qui engage l'établissement devant le comptable public, et il se fait sur un calcul lisible plutôt que sur un résultat.
Le pas suivant que je propose : que la simulation parte à l'agent en même temps qu'au gestionnaire, une fois vérifiée. Sur le trimestre, 214 des 290 simulations avaient été demandées par l'agent lui-même — il repart avec le calcul plutôt qu'avec un montant, et il ne rappelle pas le mois suivant pour comprendre son bulletin. simulation-de-paie_calcul-en-clair.pdf20 minutes ramenées à 5, chaque chiffre avec son opération
⛓ Sourcé · logiciel de paie, grille indiciaire et délibération sur le régime indemnitaire, décisions d'affectation, calendrier de paie
La nouvelle bonification indiciaire est un supplément de rémunération attaché à certaines fonctions et exprimé en points : elle suit les fonctions réellement exercées, pas le grade — c'est ce qui la rend délicate à suivre.
Ce que la simulation porte :
· La situation actuelle telle que la paie la porte ce mois-ci : grade, échelon, indice, quotité, éléments variables.
· La situation projetée : les fonctions d'encadrement de proximité, le nombre de points fixé par la grille en vigueur dans l'établissement, avec le renvoi à la délibération qui l'a arrêtée et sa date.
· Le calcul en clair, ligne à ligne : la valeur du point, le nombre de points, le résultat brut mensuel, et l'effet sur le net estimé. Aucun chiffre n'apparaît sans son opération : vous pouvez la refaire à la main en deux minutes.
· La liste des pièces justificatives à joindre pour que la mise en paie soit régulière : décision d'affectation, fiche de poste, date d'effet.
· Et la date d'effet possible, rapportée au calendrier de la paie du mois — si la décision est signée après la clôture, l'agent est payé le mois suivant avec rappel, et il vaut mieux qu'il le sache avant que sur son bulletin.
Le temps que ça déplace : la simulation de paie sur un cas individuel passe de 33 % à 8 % du temps que le cas demande — de 20 minutes à 5. Sur 1 150 simulations par an, ce sont 287 heures rendues à vos gestionnaires.
La vérification et la mise en paie restent à la responsable de la paie — et je les lui rends en cinq minutes, calcul en clair, sources datées et pièces listées. C'est ce contrôle-là qui engage l'établissement devant le comptable public, et il se fait sur un calcul lisible plutôt que sur un résultat.
Le pas suivant que je propose : que la simulation parte à l'agent en même temps qu'au gestionnaire, une fois vérifiée. Sur le trimestre, 214 des 290 simulations avaient été demandées par l'agent lui-même — il repart avec le calcul plutôt qu'avec un montant, et il ne rappelle pas le mois suivant pour comprendre son bulletin. simulation-de-paie_calcul-en-clair.pdf20 minutes ramenées à 5, chaque chiffre avec son opération
⛓ Sourcé · logiciel de paie, grille indiciaire et délibération sur le régime indemnitaire, décisions d'affectation, calendrier de paie
Ce qui nous coûte vraiment, ce sont les erreurs de paie découvertes après le versement : un rappel, un indu à récupérer, et un agent en colère.
Je passe la paie avant le mandatement et je vous remets les écarts : 118 anomalies vues avant le versement sur les trois derniers mois, dont 34 auraient donné lieu à un rappel ou à un indu.
Ce que je compare, et sur quoi :
· Chaque ligne de paie à la décision individuelle qui la fonde — arrêté, décision de temps partiel, affectation, décision de régime indemnitaire.
· La quotité payée à la quotité du planning, et les éléments variables aux relevés d'heures et de gardes du mois.
· Les grilles appliquées à la grille en vigueur, et les changements d'échelon aux dates d'effet notifiées.
Les 118 écarts du trimestre, classés :
· 41 quotités de temps de travail non alignées — un temps partiel accordé et non saisi, un retour à temps plein non repris. Ce sont les plus coûteux, parce qu'ils se répètent chaque mois jusqu'à ce que quelqu'un les voie.
· 34 éléments variables sans pièce à l'appui ce mois-là : heures supplémentaires, gardes, indemnités de service.
· 26 écarts d'échelon ou de grille, dont 19 en faveur de l'agent et 7 en sa défaveur — et je remonte les deux, parce qu'un agent sous-payé ne le voit pas toujours et ne le réclame jamais.
· 17 doublons de saisie, la même prime portée deux fois par deux voies différentes.
Ce que j'en fais, et ce que je n'en fais pas : je ne corrige rien. Je remets à la responsable de la paie la liste classée par montant, avec les deux pièces en regard pour chaque écart — la ligne de paie et la décision qui aurait dû la fonder. Elle tranche en une heure ce qui demandait une journée de rapprochement.
Ce que ça a rendu, mesuré : rappels et indus constatés après versement : 29 par trimestre → 4. Ces 4-là tiennent à des décisions signées après la clôture de la paie, pas à un écart de saisie — et pour ces 4 agents, le rappel est parti le mois suivant avec la note qui l'explique, écrite à l'avance.
Le pas suivant que je propose : le passage systématique cinq jours avant la clôture, plutôt que la veille. Sur les 118 écarts, 96 auraient été corrigés dans le mois de leur apparition — et un indu vu avant le versement n'est pas un indu, c'est une ligne qu'on ne saisit pas. controle-de-paie_118-anomalies-avant-mandatement.pdf29 rappels par trimestre ramenés à 4, 19 écarts en faveur de l'agent
⛓ Sourcé · logiciel de paie, décisions individuelles notifiées, gestion des temps et plannings, relevés d'heures et de gardes
Ce que je compare, et sur quoi :
· Chaque ligne de paie à la décision individuelle qui la fonde — arrêté, décision de temps partiel, affectation, décision de régime indemnitaire.
· La quotité payée à la quotité du planning, et les éléments variables aux relevés d'heures et de gardes du mois.
· Les grilles appliquées à la grille en vigueur, et les changements d'échelon aux dates d'effet notifiées.
Les 118 écarts du trimestre, classés :
· 41 quotités de temps de travail non alignées — un temps partiel accordé et non saisi, un retour à temps plein non repris. Ce sont les plus coûteux, parce qu'ils se répètent chaque mois jusqu'à ce que quelqu'un les voie.
· 34 éléments variables sans pièce à l'appui ce mois-là : heures supplémentaires, gardes, indemnités de service.
· 26 écarts d'échelon ou de grille, dont 19 en faveur de l'agent et 7 en sa défaveur — et je remonte les deux, parce qu'un agent sous-payé ne le voit pas toujours et ne le réclame jamais.
· 17 doublons de saisie, la même prime portée deux fois par deux voies différentes.
Ce que j'en fais, et ce que je n'en fais pas : je ne corrige rien. Je remets à la responsable de la paie la liste classée par montant, avec les deux pièces en regard pour chaque écart — la ligne de paie et la décision qui aurait dû la fonder. Elle tranche en une heure ce qui demandait une journée de rapprochement.
Ce que ça a rendu, mesuré : rappels et indus constatés après versement : 29 par trimestre → 4. Ces 4-là tiennent à des décisions signées après la clôture de la paie, pas à un écart de saisie — et pour ces 4 agents, le rappel est parti le mois suivant avec la note qui l'explique, écrite à l'avance.
Le pas suivant que je propose : le passage systématique cinq jours avant la clôture, plutôt que la veille. Sur les 118 écarts, 96 auraient été corrigés dans le mois de leur apparition — et un indu vu avant le versement n'est pas un indu, c'est une ligne qu'on ne saisit pas. controle-de-paie_118-anomalies-avant-mandatement.pdf29 rappels par trimestre ramenés à 4, 19 écarts en faveur de l'agent
⛓ Sourcé · logiciel de paie, décisions individuelles notifiées, gestion des temps et plannings, relevés d'heures et de gardes
Dernier point : nos agents nous appellent parce qu'ils n'arrivent pas à poser un congé dans le téléservice. C'est du support informatique, et ça tombe sur nous.
Je les guide écran par écran, et j'ai identifié les trois écrans qui produisent 71 % de ces appels.
Ce que je fais quand un agent est bloqué :
· Je lui lis l'écran où il se trouve et je lui dis ce qui est demandé et pourquoi — et je pars de ce qu'il voit, pas de la procédure théorique.
· Je lui donne les valeurs qu'il doit saisir et qui figurent déjà dans son dossier : numéro d'agent, quotité, service, cycle de travail. Il les recopie et il valide lui-même : c'est sa demande, et c'est ce qui la rend valable.
· Je vérifie avec lui que la demande est bien enregistrée, et je lui dis qui la validera et sous quel délai.
· Quand le blocage est technique et non un défaut de compréhension, je le dis et je remets au support informatique une fiche d'anomalie déjà écrite : l'écran, l'action, le message affiché, le nombre d'agents concernés.
Ce que ça a donné sur le trimestre :
· 612 sollicitations de support sur les téléservices, 561 résolues pendant l'échange.
· 51 remontées au support informatique avec leur fiche, dont 3 anomalies qui touchaient tout le monde et que personne n'avait remontées.
· Et les trois écrans qui concentrent 71 % des appels : le dépôt d'un congé sur un cycle de nuit à cheval sur deux jours, la saisie d'un compte épargne-temps, et l'attestation d'employeur. Pour ces trois-là, j'ai écrit la fiche pas-à-pas en français courant et en FALC — trois pages, illustrées de vos propres écrans.
Le pas suivant que je propose : que ces trois fiches soient publiées sur le téléservice, à l'endroit exact où les agents se bloquent. Sur les 612 sollicitations du trimestre, 434 portaient sur ces trois écrans — et une fiche lue à l'écran vaut mieux qu'une réponse donnée au téléphone, parce qu'elle sert encore le mois suivant. support-des-outils-rh_612-sollicitations.pdf561 résolues pendant l'échange, 3 écrans pour 71 % des appels
⛓ Sourcé · journal du support RH, téléservices de l'établissement, fiches d'anomalie remises au support informatique
Ce que je fais quand un agent est bloqué :
· Je lui lis l'écran où il se trouve et je lui dis ce qui est demandé et pourquoi — et je pars de ce qu'il voit, pas de la procédure théorique.
· Je lui donne les valeurs qu'il doit saisir et qui figurent déjà dans son dossier : numéro d'agent, quotité, service, cycle de travail. Il les recopie et il valide lui-même : c'est sa demande, et c'est ce qui la rend valable.
· Je vérifie avec lui que la demande est bien enregistrée, et je lui dis qui la validera et sous quel délai.
· Quand le blocage est technique et non un défaut de compréhension, je le dis et je remets au support informatique une fiche d'anomalie déjà écrite : l'écran, l'action, le message affiché, le nombre d'agents concernés.
Ce que ça a donné sur le trimestre :
· 612 sollicitations de support sur les téléservices, 561 résolues pendant l'échange.
· 51 remontées au support informatique avec leur fiche, dont 3 anomalies qui touchaient tout le monde et que personne n'avait remontées.
· Et les trois écrans qui concentrent 71 % des appels : le dépôt d'un congé sur un cycle de nuit à cheval sur deux jours, la saisie d'un compte épargne-temps, et l'attestation d'employeur. Pour ces trois-là, j'ai écrit la fiche pas-à-pas en français courant et en FALC — trois pages, illustrées de vos propres écrans.
Le pas suivant que je propose : que ces trois fiches soient publiées sur le téléservice, à l'endroit exact où les agents se bloquent. Sur les 612 sollicitations du trimestre, 434 portaient sur ces trois écrans — et une fiche lue à l'écran vaut mieux qu'une réponse donnée au téléphone, parce qu'elle sert encore le mois suivant. support-des-outils-rh_612-sollicitations.pdf561 résolues pendant l'échange, 3 écrans pour 71 % des appels
⛓ Sourcé · journal du support RH, téléservices de l'établissement, fiches d'anomalie remises au support informatique
Le comité social va demander ce que ça nous a rendu au bout d'un an. Il me faut un chiffre que la direction puisse défendre devant les représentants du personnel.
851 heures rendues au service des ressources humaines sur l'année — plus de vingt-quatre semaines de travail d'un agent à temps plein, réparties sur neuf personnes — et le calcul est le vôtre, il tient en trois lignes.
Le calcul, poste par poste, pour que vous puissiez le refaire :
· Dossiers RH complets : 380 par an, préparation de 1 heure 30 ramenée à 27 minutes — 60 % → 18 % du temps du dossier — soit 399 heures.
· Simulations de paie : 1 150 par an, 20 minutes ramenées à 5 — 33 % → 8 % — soit 287 heures.
· Questions récurrentes des agents : 6 200 par an, 4 minutes ramenées à 2 minutes 24 — 10 % → 6 % — soit 165 heures.
Ce que sont ces heures, et c'est ce qui se défend le mieux devant des représentants du personnel : du temps d'agent rendu au service, à effectif identique — aucun poste supprimé, aucun poste créé. C'est l'argument le plus solide que vous puissiez porter en séance : il ne se discute ni avec les organisations syndicales, ni avec la direction, et il se vérifie sur vos propres journaux.
Ce que ces heures sont devenues, d'après vos propres relevés :
· Délai de réponse à une question de statut ou de paie : 8 jours → 2 heures, et les passages répétés au guichet pour un même sujet : 340 → 61.
· Dossiers RH incomplets en première présentation : 214 sur 380 → 18 sur 380 — 196 dossiers de plus passés dès la première campagne.
· Rappels et indus constatés après versement : 29 par trimestre → 4, et 118 anomalies vues avant le mandatement, dont 19 écarts en faveur de l'agent.
· Délai entre le dépôt d'une demande d'action sociale et son passage en commission : 41 jours → 16 jours.
· Sollicitations traitées entre 21 h et 6 h : 412 sur le trimestre, dont 298 d'agents de nuit, et 31 entretiens RH posés sur des créneaux de fin de garde. Celui-là ne se compte pas en heures : c'est de l'égalité de traitement entre les agents de jour et ceux de nuit, et c'est peut-être le seul que le comité social retiendra.
Ce que je propose pour la séance : la page de calcul est écrite et elle tient en un recto — trois lignes de calcul, cinq délais, trois mesures de cadre. Donnez-la telle quelle aux représentants avec la convocation : un chiffre lu la veille se discute mieux qu'un chiffre découvert en séance. bilan-de-l-annee_851-heures-rendues-au-service-rh.pdf60→18, 33→8, 10→6, et le calcul refaisable en un recto
⛓ Sourcé · journal du guichet RH, registre des dossiers, journal des simulations, contrôles de paie, registre de l'action sociale
Le calcul, poste par poste, pour que vous puissiez le refaire :
· Dossiers RH complets : 380 par an, préparation de 1 heure 30 ramenée à 27 minutes — 60 % → 18 % du temps du dossier — soit 399 heures.
· Simulations de paie : 1 150 par an, 20 minutes ramenées à 5 — 33 % → 8 % — soit 287 heures.
· Questions récurrentes des agents : 6 200 par an, 4 minutes ramenées à 2 minutes 24 — 10 % → 6 % — soit 165 heures.
Ce que sont ces heures, et c'est ce qui se défend le mieux devant des représentants du personnel : du temps d'agent rendu au service, à effectif identique — aucun poste supprimé, aucun poste créé. C'est l'argument le plus solide que vous puissiez porter en séance : il ne se discute ni avec les organisations syndicales, ni avec la direction, et il se vérifie sur vos propres journaux.
Ce que ces heures sont devenues, d'après vos propres relevés :
· Délai de réponse à une question de statut ou de paie : 8 jours → 2 heures, et les passages répétés au guichet pour un même sujet : 340 → 61.
· Dossiers RH incomplets en première présentation : 214 sur 380 → 18 sur 380 — 196 dossiers de plus passés dès la première campagne.
· Rappels et indus constatés après versement : 29 par trimestre → 4, et 118 anomalies vues avant le mandatement, dont 19 écarts en faveur de l'agent.
· Délai entre le dépôt d'une demande d'action sociale et son passage en commission : 41 jours → 16 jours.
· Sollicitations traitées entre 21 h et 6 h : 412 sur le trimestre, dont 298 d'agents de nuit, et 31 entretiens RH posés sur des créneaux de fin de garde. Celui-là ne se compte pas en heures : c'est de l'égalité de traitement entre les agents de jour et ceux de nuit, et c'est peut-être le seul que le comité social retiendra.
Ce que je propose pour la séance : la page de calcul est écrite et elle tient en un recto — trois lignes de calcul, cinq délais, trois mesures de cadre. Donnez-la telle quelle aux représentants avec la convocation : un chiffre lu la veille se discute mieux qu'un chiffre découvert en séance. bilan-de-l-annee_851-heures-rendues-au-service-rh.pdf60→18, 33→8, 10→6, et le calcul refaisable en un recto
⛓ Sourcé · journal du guichet RH, registre des dossiers, journal des simulations, contrôles de paie, registre de l'action sociale
Et quand vous vous trompez ? Sur la paie, une erreur, c'est un agent qui touche moins que ce qu'il devrait.
C'est arrivé, je l'ai compté, et je vous le publie : sur les 290 simulations du premier trimestre, 37 ont dû être corrigées avant mise en paie — 12,8 %. C'est le chiffre qui ne me flatte pas, et il vaut mieux que vous l'ayez de moi que d'un agent sur son bulletin. Aucune de ces 37 n'a atteint un bulletin : elles ont toutes été vues à la vérification du gestionnaire, qui est là exactement pour ça.
La cause réelle, mesurée et non supposée : 31 des 37 portaient sur des agents dont la position ou la quotité n'était pas à jour dans le système d'information — un temps partiel accordé par décision et non saisi, un retour de disponibilité daté d'un mois plus tôt. Ce n'était pas une erreur de calcul : je calculais juste, sur une situation périmée. Les 6 autres portaient sur des cas de régularisation rétroactive, où deux décisions se recouvrent sur une même période.
Ce que j'en ai fait, et c'est mesuré : je rapproche désormais chaque simulation de la dernière décision individuelle notifiée avant de calculer, et quand les deux divergent, je ne calcule pas : je remets l'écart au gestionnaire, avec les deux pièces en regard.
Le trimestre suivant : 6 corrections sur 310 simulations — 1,9 %. Et les 6 sont des régularisations rétroactives, plus une seule situation périmée.
La règle qui tient tout le reste : une valeur que je n'ai pas lue, je ne l'écris pas — je la réclame, et je la réclame vite. Une quotité introuvable ne devient pas « probablement inchangée », une ancienneté incertaine ne devient pas « sans doute acquise » : je dis ce qui manque, où j'ai cherché, qui le détient — et je remets la demande déjà rédigée à son destinataire. Sur le trimestre, 74 valeurs manquantes, 74 demandes préparées, 68 réponses revenues sous cinq jours. C'est ce qui fait de 1,9 % un chiffre auquel vous pouvez vous fier.
Et la protection qui compte pour vos agents : sur 1 460 productions en deux trimestres, 1 460 ont été validées par une personne avant de partir, et 0 décision individuelle n'a été prise sans la signature de l'autorité. Les 43 corrections ont toutes été faites avant l'envoi, aucune après.
Ce que je propose maintenant : que les 31 écarts de position deviennent une alerte permanente sur le système d'information — toute décision notifiée et non saisie sous dix jours vous est signalée. Sur les 6 écarts du deuxième trimestre, 5 rentraient déjà dans cette alerte — c'est la même correction, appliquée un cran plus loin. simulations-corrigees_37-puis-6.pdf12,8 % → 1,9 %, cause mesurée, 1 460 validations humaines
⛓ Sourcé · journal des simulations et de leurs corrections sur deux trimestres, décisions individuelles notifiées, système d'information
La cause réelle, mesurée et non supposée : 31 des 37 portaient sur des agents dont la position ou la quotité n'était pas à jour dans le système d'information — un temps partiel accordé par décision et non saisi, un retour de disponibilité daté d'un mois plus tôt. Ce n'était pas une erreur de calcul : je calculais juste, sur une situation périmée. Les 6 autres portaient sur des cas de régularisation rétroactive, où deux décisions se recouvrent sur une même période.
Ce que j'en ai fait, et c'est mesuré : je rapproche désormais chaque simulation de la dernière décision individuelle notifiée avant de calculer, et quand les deux divergent, je ne calcule pas : je remets l'écart au gestionnaire, avec les deux pièces en regard.
Le trimestre suivant : 6 corrections sur 310 simulations — 1,9 %. Et les 6 sont des régularisations rétroactives, plus une seule situation périmée.
La règle qui tient tout le reste : une valeur que je n'ai pas lue, je ne l'écris pas — je la réclame, et je la réclame vite. Une quotité introuvable ne devient pas « probablement inchangée », une ancienneté incertaine ne devient pas « sans doute acquise » : je dis ce qui manque, où j'ai cherché, qui le détient — et je remets la demande déjà rédigée à son destinataire. Sur le trimestre, 74 valeurs manquantes, 74 demandes préparées, 68 réponses revenues sous cinq jours. C'est ce qui fait de 1,9 % un chiffre auquel vous pouvez vous fier.
Et la protection qui compte pour vos agents : sur 1 460 productions en deux trimestres, 1 460 ont été validées par une personne avant de partir, et 0 décision individuelle n'a été prise sans la signature de l'autorité. Les 43 corrections ont toutes été faites avant l'envoi, aucune après.
Ce que je propose maintenant : que les 31 écarts de position deviennent une alerte permanente sur le système d'information — toute décision notifiée et non saisie sous dix jours vous est signalée. Sur les 6 écarts du deuxième trimestre, 5 rentraient déjà dans cette alerte — c'est la même correction, appliquée un cran plus loin. simulations-corrigees_37-puis-6.pdf12,8 % → 1,9 %, cause mesurée, 1 460 validations humaines
⛓ Sourcé · journal des simulations et de leurs corrections sur deux trimestres, décisions individuelles notifiées, système d'information
Dernière question, et c'est celle qui décidera la direction : qu'est-ce que vous faites tout seul, et si dans un an nous voulons arrêter, nous sommes coincés comment ?
Trois gestes automatiques, pas un de plus, chacun retirable d'un mot — et une sortie qui se vérifie avant de s'engager une deuxième année.
Les trois gestes :
· Je passe la paie avant la clôture et je remonte les écarts à la responsable de la paie. Et l'inverse est vrai aussi : je remonte les écarts en faveur de l'agent comme ceux en sa défaveur — 19 des 26 écarts de grille du trimestre étaient en sa faveur, et personne ne les aurait réclamés.
· Je signale toute décision individuelle notifiée qui n'est pas saisie dans le système au bout de dix jours. C'est ce geste qui a fait passer les corrections de simulation de 12,8 % à 1,9 %.
· Je remets chaque matin le relevé du service : sollicitations reçues, réponses parties, dossiers en attente d'une pièce, échéances de dépôt qui approchent. Il ne va qu'au service RH, et il ne porte aucune appréciation sur personne.
Tout le reste attend une décision, et c'est écrit dans le mandat : aucune réponse qui vaudrait décision sur une situation individuelle, aucune écriture en paie, aucun rendez-vous hors des plages que vous ouvrez, aucune information adressée à un agent sur son propre dossier sans passer par vous. Sur 1 460 productions, ces règles ont tenu 1 460 fois.
Et si la direction demande un indicateur d'activité — c'est une demande légitime : je le produis, et je vous apporte de quoi le rendre régulier : information préalable des agents, finalité écrite, durée de conservation, présentation au comité social. Je le propose par service plutôt que par personne, et je vous dis pourquoi : sur un service de neuf gestionnaires répartis en portefeuilles, un indicateur « par portefeuille » désigne quand même quelqu'un — je vous le dis avant, pas après, et le choix revient à la direction en connaissance de cause.
La sortie, maintenant, puisque c'est elle qui décidera :
· L'index est supprimé, et il ne contenait aucun dossier d'agent — seulement de quoi les retrouver là où ils sont. Vos dossiers n'ont pas bougé d'un octet : mêmes dossiers, mêmes noms, mêmes droits.
· Les 16 réponses-type, leurs versions FALC arrêtées par la directrice adjointe, les fiches pas-à-pas des téléservices et les grilles de contrôle de paie sont à l'établissement — elles sont faites de sa matière, elles restent dans ses fichiers, lisibles sans nous.
· Le journal des demandes et des productions vous est remis dans un format ouvert, ou détruit — c'est vous qui choisissez, et la question se tranche à la mise en service, pas au départ.
· Aucune migration à l'entrée, donc aucune migration à la sortie : votre système d'information des ressources humaines et votre logiciel de paie ne sont pas remplacés, vos téléservices restent les vôtres, aucun format ne nous appartient — et aucun de vos gestionnaires n'a changé de manière de travailler autrement qu'en vérifiant au lieu de saisir.
· L'abonnement est annuel, sans reconduction tacite — c'est la reconduction qui demande une décision, pas l'arrêt.
Ce que je propose pour que ça ne reste pas une phrase : un essai de sortie à blanc au bout du premier trimestre, une demi-journée : on coupe, on vérifie que le service fonctionne exactement comme avant, on remet en service. Le protocole est écrit, il tient en une page, et la date qui vous coûte le moins est le premier lundi après la clôture de la paie — votre guichet n'y reçoit que 9 sollicitations en moyenne. La direction saura ce que vaut la promesse avant d'avoir engagé une deuxième année. ce-que-l-agent-fait-seul_et-ce-qui-est-journalise.pdf3 gestes réversibles, 1 460 validations humaines cadre-technique_ou-vivent-les-donnees-des-agents.pdfRéversibilité : 0 migration à l'entrée, 0 à la sortie
✎ Cadre · paramétrage des gestes automatiques, journal des validations, formats d'export, protocole d'essai de sortie
Les trois gestes :
· Je passe la paie avant la clôture et je remonte les écarts à la responsable de la paie. Et l'inverse est vrai aussi : je remonte les écarts en faveur de l'agent comme ceux en sa défaveur — 19 des 26 écarts de grille du trimestre étaient en sa faveur, et personne ne les aurait réclamés.
· Je signale toute décision individuelle notifiée qui n'est pas saisie dans le système au bout de dix jours. C'est ce geste qui a fait passer les corrections de simulation de 12,8 % à 1,9 %.
· Je remets chaque matin le relevé du service : sollicitations reçues, réponses parties, dossiers en attente d'une pièce, échéances de dépôt qui approchent. Il ne va qu'au service RH, et il ne porte aucune appréciation sur personne.
Tout le reste attend une décision, et c'est écrit dans le mandat : aucune réponse qui vaudrait décision sur une situation individuelle, aucune écriture en paie, aucun rendez-vous hors des plages que vous ouvrez, aucune information adressée à un agent sur son propre dossier sans passer par vous. Sur 1 460 productions, ces règles ont tenu 1 460 fois.
Et si la direction demande un indicateur d'activité — c'est une demande légitime : je le produis, et je vous apporte de quoi le rendre régulier : information préalable des agents, finalité écrite, durée de conservation, présentation au comité social. Je le propose par service plutôt que par personne, et je vous dis pourquoi : sur un service de neuf gestionnaires répartis en portefeuilles, un indicateur « par portefeuille » désigne quand même quelqu'un — je vous le dis avant, pas après, et le choix revient à la direction en connaissance de cause.
La sortie, maintenant, puisque c'est elle qui décidera :
· L'index est supprimé, et il ne contenait aucun dossier d'agent — seulement de quoi les retrouver là où ils sont. Vos dossiers n'ont pas bougé d'un octet : mêmes dossiers, mêmes noms, mêmes droits.
· Les 16 réponses-type, leurs versions FALC arrêtées par la directrice adjointe, les fiches pas-à-pas des téléservices et les grilles de contrôle de paie sont à l'établissement — elles sont faites de sa matière, elles restent dans ses fichiers, lisibles sans nous.
· Le journal des demandes et des productions vous est remis dans un format ouvert, ou détruit — c'est vous qui choisissez, et la question se tranche à la mise en service, pas au départ.
· Aucune migration à l'entrée, donc aucune migration à la sortie : votre système d'information des ressources humaines et votre logiciel de paie ne sont pas remplacés, vos téléservices restent les vôtres, aucun format ne nous appartient — et aucun de vos gestionnaires n'a changé de manière de travailler autrement qu'en vérifiant au lieu de saisir.
· L'abonnement est annuel, sans reconduction tacite — c'est la reconduction qui demande une décision, pas l'arrêt.
Ce que je propose pour que ça ne reste pas une phrase : un essai de sortie à blanc au bout du premier trimestre, une demi-journée : on coupe, on vérifie que le service fonctionne exactement comme avant, on remet en service. Le protocole est écrit, il tient en une page, et la date qui vous coûte le moins est le premier lundi après la clôture de la paie — votre guichet n'y reçoit que 9 sollicitations en moyenne. La direction saura ce que vaut la promesse avant d'avoir engagé une deuxième année. ce-que-l-agent-fait-seul_et-ce-qui-est-journalise.pdf3 gestes réversibles, 1 460 validations humaines cadre-technique_ou-vivent-les-donnees-des-agents.pdfRéversibilité : 0 migration à l'entrée, 0 à la sortie
✎ Cadre · paramétrage des gestes automatiques, journal des validations, formats d'export, protocole d'essai de sortie
Inférence locale · traitements dans l'UE visés
Votre cas n'est pas ici ? C'est exactement ce dont on parle en 15 minutes. Réserver l'audit gratuit →
Cas d'usage
Les usages de l'IA dans un service RH public
Chaque usage correspond à un agent que nous déployons. Tous fonctionnent en appui, sous la validation du gestionnaire RH.
Inclus dans votre agent
Les 6 capacités essentielles à cette promesse sont comprises, sans surcoût.
À partir de 1 070 € TTC / mois
Renseignement aux agents
Répondre aux questions sur statut, paie, congés et mobilité, sources à l'appui — 24/7 et multicanal.
Lecture des pièces du dossier
Extraction et contrôle des justificatifs RH (arrêtés, attestations, contrats) avant intégration au dossier.
Préparation des dossiers RH
Contrôle de complétude, reconstitution de carrière et préparation des dossiers de mobilité ou d'avancement.
Simulations de paie & de droits
Pré-calcul des éléments variables (NBI, primes, indemnités) et des droits, pour vérification humaine.
Contrôle & détection d'anomalies
Repérage des incohérences sur la paie et les dossiers (doublons, écarts de grille) avant validation.
Langage clair & projet FALC
Préparation d'une version en langage clair et d'un projet de transcription selon les règles FALC, soumis à validation humaine.
Contrôles et garanties
Ces 6 contrôles sont intégrés à l'agent : ils encadrent ce qu'il fait, quelle que soit la formule retenue. Ils ne se choisissent pas et ne s'ajoutent pas à votre commande.
Validation humaine, exceptions et escalade
Statut, clôture sûre et traçabilité
Sources, droits d’accès et gestion de l’absence de réponse
Appliquer des critères transparents et éviter les décisions automatisées
Préserver validation, recours et traçabilité humaine
Protéger les données RH avec accès fin et durée de conservation
Ce à quoi l'agent doit être relié
Ce raccordement conditionne le fonctionnement de l'agent. Il porte sur votre système d'information et est cadré pendant l'audit.
Intégrer SIRH/ATS et mesurer qualité, délai et équité
Autres besoins couverts par nos agents
Chaque carte indique où en est l'agent correspondant : disponible, sur devis, ou encore en cours d'architecture.
Agent RH — réponses salariés, onboarding et support documentaire
Base RH, 1–2 intégrations.
Sur devis Voir la fiche →Besoin d'aller plus loin ?
Ces agents traitent un autre processus métier, avec leur propre responsable et leur propre tarif. Ils s'ajoutent à celui-ci.
Agent RH de bout en bout (recrut. → onboarding)
ATS, intégrations.
Agent RH de bout en bout (recrut. → onboarding) dès 785 € TTC / mois Découvrir l'agent →Agent de gestion documentaire RH
Dossiers salariés, conformité.
Agent de gestion documentaire RH dès 710 € TTC / mois Découvrir l'agent →Contrôle de paie & DSN
Contrôles de cohérence des bulletins et de la DSN avant dépôt, détection d'anomalies, historique des écarts. Le gestionnaire de paie valide.
Contrôle de paie & DSN dès 1 082 € TTC / mois Découvrir l'agent →
Votre besoin sort du cadre ?
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Composer votre agent
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Le gain
Combien de temps un service RH peut-il récupérer ?
En automatisant les réponses récurrentes et la préparation des dossiers, un service RH peut viser une nette réduction du temps de gestion répétitive — réinvesti dans l'accompagnement des agents et la qualité de service.
Préparation d'un dossier RH complet
Simulation de paie sur un cas individuel
Réponse à une question récurrente d'un agent
Comparaison qualitative, non contractuelle : les proportions affichées illustrent le déplacement du travail vers la relecture, elles ne représentent aucune mesure. Chaque production de l'agent est relue et validée par une personne compétente.
Comment ça se passe
Les étapes de votre projet d'agent IA
1
Audit & cadrage
15 min pour cibler le cas d'usage le plus rentable.
2
Devis ou souscription directe
Une offre du catalogue se souscrit en ligne ; un besoin particulier reçoit un devis chiffré.
3
Conception
Nous concevons l'agent et ses garde-fous.
4
Intégration & tests
Nous raccordons vos outils à l'agent, lui-même hébergé en France.
5
Déploiement
Mise en service et formation de votre équipe.
6
Exploitation
Supervision continue et amélioration.
Tarifs
Trois formules, un seul agent
Un agent RH et paie (réponses aux agents, dossiers, simulations), installé et exploité pour vous. Au choix selon votre mode de fonctionnement — abonnement annuel, le temps que les gains s'installent durablement.
Agilité
Installation + abonnement maîtrisé
13 290 € TTC de mise en service
puis 1 070 € TTC/mois — vous investissez à l'installation et payez un abonnement réduit. Idéal pour maîtriser le coût dans la durée.
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Le plus simple
Sérénité
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100 % Souverain
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puis 1 335 € TTC/mois · + matériel dès 2 989 € (achat unique, en sus) — ordinateur souverain installé chez vous, maintenu à distance. Modèles en local, vos données restituées à la fin du contrat. Engagement 36 mois.
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- Maintenance à distance sécurisée (Suivi Pro inclus)
Non inclus dans les formules : la consommation d'IA (jetons « tokens » des modèles), refacturée au coût réel, sans marge, et suivie en temps réel dans votre espace client. Abonnement de maintenance et de supervision sur une durée initiale de 12 mois pour la formule Agilité, de 24 mois pour la formule Sérénité et de 36 mois pour la formule 100 % Souverain, renouvelable ; niveaux de Suivi (SLA 72 h / 24 h / 4 h) en option. Les développements sur-mesure, intégrations supplémentaires ou volumétries exceptionnelles font l'objet d'un devis. Support du lundi au vendredi, de 9h à 18h. Tarifs TTC, TVA à 20 % incluse : en tant qu'organisme public non assujetti, vous ne récupérez pas la TVA.
Modèle d'IA :
aucun des modèles d'IA proposés n'entraîne aujourd'hui de supplément fixe. Lorsque le modèle retenu entraîne un coût, ce coût est indiqué au moment du choix, avant la commande, et refacturé au coût constaté, sans marge ; la consommation est facturée au prix de l'éditeur. Les prix des éditeurs sont publiés en dollars américains : le montant refacturé est le montant en euros effectivement supporté par Blue Lemon Agent sur la facture de l'éditeur, au taux de cette facture, sans commission ni majoration.
Composants inclus et composants complémentaires Composants inclus dans l'offre de base : le socle logiciel Blue Lemon Agent, les modèles d'IA de la liste du tunnel de commande, les canaux standards (Microsoft Teams, Slack, WhatsApp Business, courriel, chat du site, agendas, Microsoft 365 / Google Workspace, stockage de fichiers, téléphonie sur IP du marché, pages et comptes professionnels des réseaux sociaux, fiche d'établissement Google), l'hébergement en France de la formule choisie, les sauvegardes, la supervision, les mises à jour et le support. Si l'adaptation de l'agent IA à vos contraintes, à vos besoins ou à vos demandes exige la mise en place d'autres composants payants — licence logicielle d'un éditeur tiers, accès API payant à l'un de vos logiciels, hébergement de données de santé, qui impose en France un hébergeur certifié HDS (art. L. 1111-8 du Code de la santé publique), hébergement qualifié SecNumCloud, service de synthèse vocale, matériel particulier —, ils vous sont proposés en option ou sur devis et refacturés au coût constaté ; rien n'est engagé sans votre accord écrit. Lorsque le modèle d'intelligence artificielle que vous retenez entraîne un coût supplémentaire, ce coût vous est indiqué avant votre commande et vous est refacturé au coût constaté, sans marge.
Ce que vous pouvez attendre
Mise en service
2 à 3 semaines
Agent conçu, canaux raccordés, équipe formée.
Régime nominal
4 à 7 semaines
Après quelques semaines d'usage réel, le temps que le comportement de l'agent soit ajusté à ce que vous attendez.
Estimation indicative, ajustée selon les options que vous retenez. Elle n'est pas un engagement de délai.
Notre engagement
Quatre garanties qui comptent pour un service RH public
Les données des agents ne sortent jamais du serviceInférence locale ou ressource isolée hébergée en France ; aucune donnée personnelle confiée à un tiers étranger.
Données en France, sous droit françaisPour les données des agents : hébergement sous droit français, minimisation native, architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité.
Le gestionnaire RH garde la décisionL'agent prépare réponses, dossiers et simulations vérifiables ; aucune décision individuelle n'est automatisée.
Supervision humaine & traçabilitéRenseignement aux agents : monitoring, mises à jour et journalisation, conformes à l'AI Act et au principe d'égalité de traitement.
Questions fréquentes
Vos questions, nos réponses
Les données personnelles des agents sont-elles protégées ?
Oui : hébergement en France ou inférence locale, accès par rôle (RBAC), traçabilité complète et conformité RGPD. Les données restent dans l'UE, avec pour objectif de déploiement des traitements et des accès opérés dans l'Union européenne et une architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité.
L'agent peut-il décider d'une situation individuelle ?
Non : il prépare et informe — réponses, dossiers, simulations — mais toute décision affectant un agent reste humaine. L'agent IA assiste, le gestionnaire RH décide, dans le respect de l'égalité de traitement.
Couvre-t-il les trois versants de la fonction publique ?
Oui, en adaptant la base réglementaire (statut, conventions, délibérations) à votre périmètre — fonction publique d'État, territoriale ou hospitalière.
L'agent peut-il vraiment répondre aux questions des agents sur la paie ?
Oui. Il répond sur le statut, la paie, les congés et la mobilité en citant ses sources (statut, règlement intérieur, délibérations) et prépare un projet de réponse que le gestionnaire relit avant envoi. Les agents obtiennent une information fiable plus vite, sans saturer le service RH.
Faut-il changer de SIRH ou de logiciel de paie ?
Non. L'agent se connecte à vos outils existants (SIRH, logiciel de paie, GED, téléservices) et vient les compléter, sans imposer de migration. Nous adaptons l'intégration à votre environnement.
L'agent annonce-t-il qu'il est une intelligence artificielle ?
Oui, dès la première interaction, et ce n'est pas une option de configuration : depuis le 2 août 2026, l'article 50 §1 du règlement européen sur l'IA impose d'informer toute personne qui interagit avec un système d'IA, sauf lorsque la chose est manifeste. L'annonce est intégrée au message d'accueil, dans la langue de l'interlocuteur, et celui-ci peut demander un interlocuteur humain à tout moment.
Combien de temps pour déployer l'agent ?
Quelques semaines en général, après un audit gratuit de 15 minutes qui identifie le cas d'usage le plus utile, puis une phase de conception, d'intégration et de tests avant la mise en service et la formation des gestionnaires.
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15 minutes pour identifier le cas d'usage le plus utile — hébergé en France, supervisé, sans engagement.