Un agent d'orchestration, cadré avec vous avant d'être chiffré. Cet agent coordonne plusieurs agents spécialisés. Son orchestration épouse vos parcours réels — c'est pourquoi elle se cadre avec vous plutôt que de s'acheter sur étagère. Nous établissons ensemble le périmètre, puis le devis l'engage.
Les parcours décrits ci-dessous forment le périmètre que le cadrage précise et que le devis engage. Les agents spécialisés qu'il coordonne, eux, se commandent dès aujourd'hui.
Demander un devis
● Secteur public — Secrétariat médico-administratif
L'agent IA des secrétaires médicaux : mettre en forme les comptes rendus, désengorger le secrétariat
La mise en forme des comptes rendus, la gestion des courriers et des convocations, le pré-codage des actes mobilisent une part considérable du temps des assistants médico-administratifs — au détriment de l'accueil et de l'accompagnement de l'usager. Votre agent IA absorbe ce travail répétitif. Hébergé en France — en inférence locale ou ressource isolée, exigence HDS arrêtée au cadrage — les données de santé restent sous contrôle. L'agent public garde la décision : l'agent IA assiste, l'agent public décide.
Hébergé en France
Données de santé protégées
RGPD & AI Act : déploiement encadré
Supervision humaine
Mis à jour le
Déployé en quelques semaines
Assistant médico-administratif · hébergé en France, exigence HDS au cadrage
Mets en forme le compte rendu de consultation de Mme Durand à partir de la dictée, et prépare le courrier au médecin traitant.
Compte rendu mis en forme à partir de la dictée, structuré selon le modèle du service (motif, examen, conclusion). Courrier au médecin traitant prêt, avec en-tête et coordonnées récupérées du dossier patient.
Deux points à vérifier : un terme médical ambigu dans la dictée et la posologie d'un traitement — je les ai surlignés. À relire et valider.
⛓ Source · dictée + dossier patient (messagerie sécurisée)
Deux points à vérifier : un terme médical ambigu dans la dictée et la posologie d'un traitement — je les ai surlignés. À relire et valider.
⛓ Source · dictée + dossier patient (messagerie sécurisée)
Planifie aussi le rendez-vous de contrôle dans trois mois et la convocation.
Rendez-vous de contrôle proposé sur le premier créneau libre à 3 mois, dans le respect des règles d'agenda du service. Convocation préparée avec date, lieu, consignes de préparation et rappel automatique. Le pré-codage des actes de la consultation est également amorcé, à valider.
Rien n'est envoyé ni codé sans votre accord.
✎ Action · RDV et convocation prêts — l'agent public valide
Rien n'est envoyé ni codé sans votre accord.
✎ Action · RDV et convocation prêts — l'agent public valide
Inférence locale · traitements dans l'UE visés
Données hébergées en France
Souverain par constructionInférence locale ou hébergement en France
RGPD & AI Act : déploiement encadréTraçabilité & supervision humaine
Clé en mainConçu, installé et exploité pour vous
L'agent public décideL'agent IA assiste, jamais ne valide seul
✦ En bref
Dans un établissement public de santé, un agent Blue Lemon Agent désengorge le secrétariat médical — mise en forme des comptes rendus et des courriers, gestion des rendez-vous et des convocations, pré-codage des actes — et fait gagner du temps aux assistants médico-administratifs. Il fonctionne en inférence locale ou est hébergé en France en ressource dédiée et isolée : les données de santé ne transitent jamais hors de l'Union européenne, architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité. Le temps gagné est rendu à l'accueil et à l'accompagnement de l'usager, dans la continuité et l'égalité du service public. Mise en service en quelques semaines. L'agent IA assiste, l'agent public décide. Vos agents publics lui écrivent depuis Microsoft Teams, Slack ou leur messagerie, et vos usagers le joignent sur WhatsApp Business, le chat du site ou le courriel — sans créer de compte ni installer quoi que ce soit. Joindre l'administration depuis l'outil qu'on a déjà, c'est du non-recours évité et de l'égalité d'accès. Ces raccordements sont inclus dans toutes les formules, sans supplément, dans la limite du nombre de raccordements que comprend votre niveau.
100 %
hébergé en France dans l'architecture cible
0
transfert hors UE dans l'architecture cible
8
usages prêts à déployer sur ce périmètre
0
décision prise sans validation humaine
Repères décrivant notre offre, et non des résultats mesurés chez un client. L'ampleur du gain se confirme par un pilote sur votre périmètre.
Le contexte
Pourquoi l'IA intéresse les secrétariats médicaux — et pourquoi ils hésitent
Les usagers attendent des délais de rendez-vous plus courts et des comptes rendus envoyés à temps. Mais le temps des assistants médico-administratifs est mécaniquement absorbé par la frappe, les courriers et le codage — et les données en jeu sont parmi les plus sensibles qui soient : des données de santé.
! L'enjeu
Le secrétariat médical est pris entre des usagers et des praticiens qui attendent réactivité et continuité, et une charge administrative qui ne cesse de croître (comptes rendus, courriers, convocations, codage). Pourtant, la plupart des solutions d'IA grand public reviennent à confier des données de santé, des dossiers patients et des correspondances médicales à un tiers, souvent hébergé hors d'Europe et soumis au Cloud Act.
✓ Notre réponse
L'IA n'a d'intérêt pour un service public de santé que si elle est souveraine et confidentielle par construction. Inférence locale ou ressource isolée hébergée en France, exigence HDS arrêtée au cadrage, supervision humaine systématique, acte médical et codage final réservés au professionnel : le temps gagné sur l'administratif ne se paie jamais en confidentialité perdue. L'objectif n'est pas de remplacer le secrétaire médical, mais de lui rendre du temps pour l'usager.
Le point décisif
La confidentialité des données de santé : souveraineté & conformité
Un secrétariat médical manipule les données les plus sensibles des usagers. Voici comment l'architecture de nos agents les protège, dossier par dossier.
Inférence locale
L'agent peut tourner sur une machine de l'établissement : aucune donnée patient ne sort du réseau, rien ne transite par un cloud public.
Hébergement en France, exigence HDS au cadrage
Sinon, une ressource dédiée et isolée, hébergée en France sous droit français — vos données : traitements et accès opérés dans l'Union européenne visés par l'architecture. L'hébergement de données de santé impose en France un hébergeur certifié HDS : cette exigence est arrêtée avec vous au cadrage, avant toute mise en service.
Exposition extraterritoriale réduite
Pour les données de santé, l'architecture vise à réduire l'exposition au Cloud Act et au FISA 702 ; la seule localisation en France ou dans l'Union européenne ne garantit pas l'immunité.
Ressource isolée par établissement
Pas de mutualisation des données de santé : un environnement strictement dédié à votre établissement.
Chiffrement & accès maîtrisés
Chiffrement en transit et au repos, accès par rôle (RBAC), authentification forte et journalisation des accès.
AI Act : déploiement encadré
Agent strictement en appui ; aucun codage validé automatiquement ; traçabilité et supervision humaine de bout en bout.
Ce qui dépend de l'architecture retenue Ces points ne sont pas des garanties générales : ils sont arrêtés déploiement par déploiement, au devis.
- La localisation applicable est celle de l'architecture décrite au devis et vérifiée avant mise en service.
- L'exécution locale n'est annoncée que pour la configuration explicitement décrite et recettée au devis.
- L'isolation applicable dépend du mode de déploiement décrit au devis ; aucune isolation dédiée n'est présumée.
- Les mécanismes de chiffrement en transit et au repos, leurs composants et la gestion des clés sont ceux documentés pour l'architecture retenue.
- Les rôles et permissions sont configurés et recettés pour les identités et systèmes effectivement raccordés.
- Les événements journalisés, leur contenu, leur durée de conservation et leurs accès sont définis pour le déploiement retenu.
Pour les données de santé, l'exigence HDS est arrêtée avec vous au cadrage, avec une option SecNumCloud selon le niveau d'exigence. Une seule architecture est conçue pour répondre à la fois au RGPD et à l'exposition extraterritoriale. Conçu pour être déployé dans le respect du RGPD et de l'AI Act, après qualification du traitement, des rôles et des risques propres à votre contexte.
Démonstration
Voyez l'agent au travail
5 situations réelles, prises parmi celles qui reviennent le plus. Choisissez-en une : l'échange se déroule comme il se déroulerait chez vous.
Démonstration écrite à l'avance. Ces échanges illustrent le comportement de l'agent — ses sources, ses refus, ce qu'il laisse à vos équipes. Rien n'est envoyé depuis cette page, aucun modèle n'y est interrogé, et les dossiers cités sont fictifs. C'est précisément ce que nous promettons à vos données.
Les comportements montrés ici — surveillance, règles d'automatisation, routage et relances — sont paramétrés avec vous lors du déploiement, à partir de vos outils, de vos règles et de vos seuils.
Les points d'architecture cités dans ces échanges — localisation, exécution locale, isolation, chiffrement, accès par rôle, journalisation — ne sont pas une garantie attachée à la démonstration : ils sont ceux de l'architecture décrite à votre devis, et vérifiés avant mise en service.
L'organisme public de cette démonstration
Organisme public fictifCentre hospitalier de Vaubourg — établissement public de santé (collectivité fictive)
- Activité
- Établissement public de santé de 320 lits — consultations externes de 5 spécialités : cardiologie, endocrinologie, pneumologie, rhumatologie, chirurgie orthopédique
- Effectif
- 1 140 agents, dont les 11 que l'agent IA sert : 9 assistants médico-administratifs des consultations externes et 2 cadres de santé
- Usagers servis
- 38 000 usagers suivis sur le territoire, dont 41 % de plus de 70 ans et 9 langues parlées à l'accueil
- Volume du secrétariat
- 41 000 consultations externes par an, 310 comptes rendus dictés par semaine, 1 850 appels au secrétariat par semaine
- Outils en place
- Dossier patient informatisé, agenda de consultation, messagerie sécurisée de santé et dictée numérique — l'agent s'y branche, aucun changement de logiciel
- Qui décide
- Le praticien valide le compte rendu et le codage des actes ; l'assistant médico-administratif valide courriers et convocations ; la cadre de santé arrête les règles d'agenda
- Les points d'amélioration
- Un compte rendu attend 6,4 jours son envoi au médecin traitant ; 22 % des appels ne sont pas décrochés aux heures de pointe ; le délai de rendez-vous en endocrinologie est de 94 jours
Le centre hospitalier de Vaubourg ne cherche pas à réduire son secrétariat : il cherche à rendre à ses neuf assistants médico-administratifs le temps que la frappe, les courriers et le codage leur prennent, pour le remettre à l'accueil et à l'accompagnement de l'usager. L'agent IA tourne en inférence locale sur une machine de l'établissement, en hébergement dédié en France, l'exigence HDS étant arrêtée au cadrage, et se branche sur le dossier patient, l'agenda et la messagerie sécurisée de santé : il prépare, l'agent public valide. Les échanges qui suivent couvrent un trimestre, de la première dictée reprise au bilan chiffré.
Cet organisme public, ses chiffres et les échanges qui suivent ont été inventés pour la démonstration. Ils illustrent une situation courante ; ils ne décrivent aucun service réel.
Assistant médico-administratif · hébergé en France, exigence HDS au cadrage
J'ai relu les 8 100 comptes rendus validés de vos six derniers mois, et j'en ai tiré cinq modèles de service — un par spécialité. Vous n'en aviez aucun d'écrit ; il y en a cinq ce matin.
Un assistant médico-administratif, ce sont vos neuf agents du secrétariat des consultations externes : ils mettent en forme les comptes rendus, préparent les courriers, tiennent l'agenda et accueillent les usagers. Le compte rendu de consultation, c'est le document que le praticien dicte après avoir vu l'usager, et que le médecin traitant attend pour poursuivre le suivi.
L'écart que j'ai mesuré, et c'est lui qui décide du gain : sur ces 8 100 comptes rendus, 68 % des corrections apportées par vos agents portaient sur la MISE EN FORME — titres, ordre des rubriques, en-tête, unités, mise en page — et non sur le contenu médical. Vos assistants ne relisent pas de la médecine : ils remettent en forme, et c'est exactement le travail qui s'écrit une fois pour toutes.
Le second écart, celui que l'usager ressent : un compte rendu attend 6,4 jours son envoi au médecin traitant, et 5,1 de ces 6,4 jours sont de l'attente avant la frappe, pas de la frappe. Votre délai n'est pas un problème de vitesse, c'est un problème de file — et une file se vide par la tête.
Ce que chaque modèle porte, tiré de vos propres documents validés : l'ordre des rubriques réellement employé par la spécialité — motif, antécédents, examen, examens complémentaires, conclusion, conduite à tenir —, les formules d'ouverture et de clôture validées, les unités attendues, et les mentions que la spécialité écrit systématiquement.
· Cardiologie : la conclusion placée avant l'examen dans 84 % de vos comptes rendus validés — l'inverse de ce que demande votre trame officielle. C'est votre usage qui a raison, pas la trame.
· Endocrinologie : poids, taille et variation depuis la consultation précédente présents dans 9 comptes rendus sur 10. Je les remonte du dossier patient : ils cessent d'être oubliés les jours de forte affluence.
· Pneumologie : une rubrique « traitement inhalé en cours » qui ne figure dans aucune trame et que les trois praticiens écrivent tous les trois.
Ce que ça vous rend dès la dictée suivante : le compte rendu arrive DÉJÀ à la bonne forme. Vos agents cessent de remettre en page pour relire — et la relecture, c'est là que leur métier se voit.
Ce que je propose : que les cinq praticiens référents et vos deux cadres de santé relisent les cinq modèles — une heure au total, une seule fois — et je les applique dès la dictée du lendemain. Chaque modèle se corrige d'un mot, et cette heure-là est ce qui fait tomber les 5,1 jours d'attente avant frappe. modeles-de-service_5-specialites.pdf5 modèles, ce que chaque spécialité écrit toujours
⛓ Sourcé · 8 100 comptes rendus validés sur 6 mois, versions successives avant validation, journal d'envoi au médecin traitant
Un assistant médico-administratif, ce sont vos neuf agents du secrétariat des consultations externes : ils mettent en forme les comptes rendus, préparent les courriers, tiennent l'agenda et accueillent les usagers. Le compte rendu de consultation, c'est le document que le praticien dicte après avoir vu l'usager, et que le médecin traitant attend pour poursuivre le suivi.
L'écart que j'ai mesuré, et c'est lui qui décide du gain : sur ces 8 100 comptes rendus, 68 % des corrections apportées par vos agents portaient sur la MISE EN FORME — titres, ordre des rubriques, en-tête, unités, mise en page — et non sur le contenu médical. Vos assistants ne relisent pas de la médecine : ils remettent en forme, et c'est exactement le travail qui s'écrit une fois pour toutes.
Le second écart, celui que l'usager ressent : un compte rendu attend 6,4 jours son envoi au médecin traitant, et 5,1 de ces 6,4 jours sont de l'attente avant la frappe, pas de la frappe. Votre délai n'est pas un problème de vitesse, c'est un problème de file — et une file se vide par la tête.
Ce que chaque modèle porte, tiré de vos propres documents validés : l'ordre des rubriques réellement employé par la spécialité — motif, antécédents, examen, examens complémentaires, conclusion, conduite à tenir —, les formules d'ouverture et de clôture validées, les unités attendues, et les mentions que la spécialité écrit systématiquement.
· Cardiologie : la conclusion placée avant l'examen dans 84 % de vos comptes rendus validés — l'inverse de ce que demande votre trame officielle. C'est votre usage qui a raison, pas la trame.
· Endocrinologie : poids, taille et variation depuis la consultation précédente présents dans 9 comptes rendus sur 10. Je les remonte du dossier patient : ils cessent d'être oubliés les jours de forte affluence.
· Pneumologie : une rubrique « traitement inhalé en cours » qui ne figure dans aucune trame et que les trois praticiens écrivent tous les trois.
Ce que ça vous rend dès la dictée suivante : le compte rendu arrive DÉJÀ à la bonne forme. Vos agents cessent de remettre en page pour relire — et la relecture, c'est là que leur métier se voit.
Ce que je propose : que les cinq praticiens référents et vos deux cadres de santé relisent les cinq modèles — une heure au total, une seule fois — et je les applique dès la dictée du lendemain. Chaque modèle se corrige d'un mot, et cette heure-là est ce qui fait tomber les 5,1 jours d'attente avant frappe. modeles-de-service_5-specialites.pdf5 modèles, ce que chaque spécialité écrit toujours
⛓ Sourcé · 8 100 comptes rendus validés sur 6 mois, versions successives avant validation, journal d'envoi au médecin traitant
Nos praticiens dictent vite et emploient des abréviations maison. Un contresens sur une posologie, et c'est nous qui le portons.
Vos 240 abréviations maison sont écrites et appliquées, et chaque compte rendu arrive avec ses points de vérification déjà pointés : 2,1 par compte rendu, dont 0,4 sur une posologie ou une valeur, chacun avec son extrait sonore.
Ce que j'ai fait avant d'écrire la première ligne : j'ai recueilli auprès de vos cinq praticiens référents le lexique de leurs 240 abréviations maison, celles qu'aucun dictionnaire ne connaît. Elles vivaient dans la tête de vos agents et repartaient à chaque départ en retraite — elles sont écrites, elles restent.
Ce que je recopie à l'identique, caractère par caractère : les posologies, les valeurs biologiques, les dates et les latéralités — droite ou gauche. Ces éléments passent de la dictée au document sans reformulation. Un « 40 mg » entendu pour « 14 mg » ne se rattrape pas à la relecture, parce que le lecteur lit ce qu'il attend : c'est exactement ce que le surlignage attrape.
Ce que porte chaque surlignage, et c'est ce qui le rend utilisable : l'extrait sonore, positionné à la seconde près. Votre agent écoute trois secondes au lieu de chercher dans dix minutes de dictée. La vérification d'un point douteux passe de 4 minutes à 20 secondes.
Le temps que ça déplace, sur le poste que vous aviez chiffré : la mise en forme d'un compte rendu occupait 60 % du temps de traitement — 22 minutes. Elle en prend 18 %, soit 6 minutes 36, relecture et validation comprises. Sur 310 comptes rendus par semaine, ce sont 80 heures rendues chaque semaine à vos neuf agents, c'est-à-dire une journée pour chacun d'eux.
Ce que je propose : que le lexique devienne un document du service, relu une fois par an par les praticiens référents. Sur les six premières semaines, 34 abréviations nouvelles s'y sont ajoutées d'elles-mêmes — ce sont précisément celles qu'un agent qui arrive met six mois à apprendre, et il les aura le premier jour. compte-rendu_mis-en-forme-et-surligne.pdfLe document proposé, ses 2 surlignages et leur extrait sonore
⛓ Sourcé · lexique de service (240 abréviations), dictées numériques, points surlignés sur 4 030 comptes rendus
Ce que j'ai fait avant d'écrire la première ligne : j'ai recueilli auprès de vos cinq praticiens référents le lexique de leurs 240 abréviations maison, celles qu'aucun dictionnaire ne connaît. Elles vivaient dans la tête de vos agents et repartaient à chaque départ en retraite — elles sont écrites, elles restent.
Ce que je recopie à l'identique, caractère par caractère : les posologies, les valeurs biologiques, les dates et les latéralités — droite ou gauche. Ces éléments passent de la dictée au document sans reformulation. Un « 40 mg » entendu pour « 14 mg » ne se rattrape pas à la relecture, parce que le lecteur lit ce qu'il attend : c'est exactement ce que le surlignage attrape.
Ce que porte chaque surlignage, et c'est ce qui le rend utilisable : l'extrait sonore, positionné à la seconde près. Votre agent écoute trois secondes au lieu de chercher dans dix minutes de dictée. La vérification d'un point douteux passe de 4 minutes à 20 secondes.
Le temps que ça déplace, sur le poste que vous aviez chiffré : la mise en forme d'un compte rendu occupait 60 % du temps de traitement — 22 minutes. Elle en prend 18 %, soit 6 minutes 36, relecture et validation comprises. Sur 310 comptes rendus par semaine, ce sont 80 heures rendues chaque semaine à vos neuf agents, c'est-à-dire une journée pour chacun d'eux.
Ce que je propose : que le lexique devienne un document du service, relu une fois par an par les praticiens référents. Sur les six premières semaines, 34 abréviations nouvelles s'y sont ajoutées d'elles-mêmes — ce sont précisément celles qu'un agent qui arrive met six mois à apprendre, et il les aura le premier jour. compte-rendu_mis-en-forme-et-surligne.pdfLe document proposé, ses 2 surlignages et leur extrait sonore
⛓ Sourcé · lexique de service (240 abréviations), dictées numériques, points surlignés sur 4 030 comptes rendus
Et le courrier au médecin traitant ? Aujourd'hui il faut le retaper derrière, et il part quand quelqu'un a le temps.
Il est prêt en même temps que le compte rendu, en-tête du service et coordonnées du correspondant reprises du dossier patient. Il n'attend que la signature — et sur les douze dernières semaines, 1 610 sont partis, aucun sans le visa nominatif du praticien.
La messagerie sécurisée de santé, c'est le canal chiffré réservé aux professionnels de santé : elle remplace le courrier postal et le courriel ordinaire pour transmettre une information médicale. Le courrier part par elle, et par elle seule.
Ce que le courrier contient déjà : la formule d'adresse propre au correspondant, le motif, la conclusion et la conduite à tenir reprises du compte rendu validé, et les examens demandés avec leur échéance.
Ce que j'ajoute et que personne n'avait le temps d'ajouter : quand le médecin traitant a déjà adressé cet usager, le rappel de la consultation précédente et de sa date — c'est la première chose que le correspondant cherche, et il la cherchait jusqu'ici dans son propre dossier.
Le temps que ça déplace : la préparation d'un courrier occupait 20 % du temps de traitement — 10 minutes. Elle en prend 8 %, soit 4 minutes. 31 heures rendues chaque semaine sur ce seul poste.
Et le délai, qui est ce que l'usager et le correspondant voient : 6,4 jours → 0,6 jour. La signature du praticien est la condition de l'envoi, et c'est elle qui donne au courrier sa valeur devant le correspondant comme devant un tiers. Vous avez les deux : signé, et parti le jour même.
Ce que ça change pour l'usager, et c'est l'argument qui porte devant votre conseil de surveillance : le médecin traitant a le compte rendu avant que l'usager ne rappelle pour savoir où il en est. Les appels « mon médecin n'a rien reçu » sont passés de 62 à 9 par semaine : 53 appels de moins sur votre standard, et 53 usagers qui n'ont pas eu à s'inquiéter.
Ce que je propose ensuite : les courriers aux confrères, même modèle et même circuit de visa. Ils pèsent 40 % de vos envois, personne ne les avait comptés, et ils suivent encore le délai de 6,4 jours que je viens de ramener à 0,6 sur le médecin traitant. courrier-medecin-traitant_pret-a-signer.pdf1 610 courriers en 12 semaines, 6,4 jours → 0,6 jour
⛓ Sourcé · dossier patient informatisé, journal de la messagerie sécurisée de santé, appels entrants classés par motif
La messagerie sécurisée de santé, c'est le canal chiffré réservé aux professionnels de santé : elle remplace le courrier postal et le courriel ordinaire pour transmettre une information médicale. Le courrier part par elle, et par elle seule.
Ce que le courrier contient déjà : la formule d'adresse propre au correspondant, le motif, la conclusion et la conduite à tenir reprises du compte rendu validé, et les examens demandés avec leur échéance.
Ce que j'ajoute et que personne n'avait le temps d'ajouter : quand le médecin traitant a déjà adressé cet usager, le rappel de la consultation précédente et de sa date — c'est la première chose que le correspondant cherche, et il la cherchait jusqu'ici dans son propre dossier.
Le temps que ça déplace : la préparation d'un courrier occupait 20 % du temps de traitement — 10 minutes. Elle en prend 8 %, soit 4 minutes. 31 heures rendues chaque semaine sur ce seul poste.
Et le délai, qui est ce que l'usager et le correspondant voient : 6,4 jours → 0,6 jour. La signature du praticien est la condition de l'envoi, et c'est elle qui donne au courrier sa valeur devant le correspondant comme devant un tiers. Vous avez les deux : signé, et parti le jour même.
Ce que ça change pour l'usager, et c'est l'argument qui porte devant votre conseil de surveillance : le médecin traitant a le compte rendu avant que l'usager ne rappelle pour savoir où il en est. Les appels « mon médecin n'a rien reçu » sont passés de 62 à 9 par semaine : 53 appels de moins sur votre standard, et 53 usagers qui n'ont pas eu à s'inquiéter.
Ce que je propose ensuite : les courriers aux confrères, même modèle et même circuit de visa. Ils pèsent 40 % de vos envois, personne ne les avait comptés, et ils suivent encore le délai de 6,4 jours que je viens de ramener à 0,6 sur le médecin traitant. courrier-medecin-traitant_pret-a-signer.pdf1 610 courriers en 12 semaines, 6,4 jours → 0,6 jour
⛓ Sourcé · dossier patient informatisé, journal de la messagerie sécurisée de santé, appels entrants classés par motif
Le délai de rendez-vous en endocrinologie est de 94 jours. On nous le reproche à chaque conseil de surveillance, et nous n'aurons ni praticien ni salle en plus.
Vous manquez de créneaux beaucoup moins que vous ne le croyez : 14,8 % de ceux d'endocrinologie sont perdus, et je peux vous dire lesquels, quand, et par quelle cause.
Sur les 18 derniers mois d'agenda :
· 9,1 % de rendez-vous non honorés sans annulation — l'usager ne vient pas, et personne n'a pu prendre sa place.
· 4,3 % de créneaux libérés trop tard pour être repourvus — l'annulation arrive la veille, la liste d'attente n'est pas rappelée, le créneau tombe.
· 1,4 % de créneaux bloqués par erreur et jamais rouverts, dont un créneau hebdomadaire fermé depuis le départ d'un praticien en mars 2025 : 62 consultations perdues pour une case que personne n'a rouverte.
Ce que ça pèse : 9,2 créneaux perdus par semaine sur 62. Votre file de 94 jours contient une file de créneaux vides, et c'est la bonne nouvelle de ce relevé : elle se reprend sans rien acheter.
Le second point, et il explique le premier : les règles d'agenda de vos services n'étaient écrites nulle part. Vos agents les appliquaient de mémoire, et elles variaient de l'un à l'autre. Je les ai reconstituées depuis 18 mois de plannings réellement tenus : sept règles par spécialité — durée par motif, créneaux réservés aux premières consultations, créneaux de recours sanctuarisés, délai de sécurité avant un examen, jours de bloc du praticien.
Et je ne me contente pas de les écrire : je les ai passées sur vos 18 mois pour vous dire ce que chacune vaut. « Premières consultations le mardi matin » : +2,4 créneaux par semaine. « Délai de sécurité de 10 jours avant imagerie » : 11 consultations blanches évitées pour 0,8 créneau par semaine — elle rend onze consultations utiles, et vous le voyez chiffré avant de signer plutôt qu'après.
Ce que je propose : que votre cadre de santé relise les sept règles d'endocrinologie et corrige ce qui doit l'être — elles sont à elle, je n'ai fait que les lire dans son planning et les chiffrer. Elle en signe une, elle est en vigueur le soir même, et c'est cette signature qui la rend opposable à l'usager qui la conteste. regles-d-agenda_5-specialites.pdf7 règles par spécialité, chacune chiffrée sur 18 mois
⛓ Sourcé · 18 mois d'agenda d'endocrinologie, journal des annulations, liste d'attente
Sur les 18 derniers mois d'agenda :
· 9,1 % de rendez-vous non honorés sans annulation — l'usager ne vient pas, et personne n'a pu prendre sa place.
· 4,3 % de créneaux libérés trop tard pour être repourvus — l'annulation arrive la veille, la liste d'attente n'est pas rappelée, le créneau tombe.
· 1,4 % de créneaux bloqués par erreur et jamais rouverts, dont un créneau hebdomadaire fermé depuis le départ d'un praticien en mars 2025 : 62 consultations perdues pour une case que personne n'a rouverte.
Ce que ça pèse : 9,2 créneaux perdus par semaine sur 62. Votre file de 94 jours contient une file de créneaux vides, et c'est la bonne nouvelle de ce relevé : elle se reprend sans rien acheter.
Le second point, et il explique le premier : les règles d'agenda de vos services n'étaient écrites nulle part. Vos agents les appliquaient de mémoire, et elles variaient de l'un à l'autre. Je les ai reconstituées depuis 18 mois de plannings réellement tenus : sept règles par spécialité — durée par motif, créneaux réservés aux premières consultations, créneaux de recours sanctuarisés, délai de sécurité avant un examen, jours de bloc du praticien.
Et je ne me contente pas de les écrire : je les ai passées sur vos 18 mois pour vous dire ce que chacune vaut. « Premières consultations le mardi matin » : +2,4 créneaux par semaine. « Délai de sécurité de 10 jours avant imagerie » : 11 consultations blanches évitées pour 0,8 créneau par semaine — elle rend onze consultations utiles, et vous le voyez chiffré avant de signer plutôt qu'après.
Ce que je propose : que votre cadre de santé relise les sept règles d'endocrinologie et corrige ce qui doit l'être — elles sont à elle, je n'ai fait que les lire dans son planning et les chiffrer. Elle en signe une, elle est en vigueur le soir même, et c'est cette signature qui la rend opposable à l'usager qui la conteste. regles-d-agenda_5-specialites.pdf7 règles par spécialité, chacune chiffrée sur 18 mois
⛓ Sourcé · 18 mois d'agenda d'endocrinologie, journal des annulations, liste d'attente
Les rappels, on a déjà essayé. Les gens ne répondent pas, et le taux de rendez-vous non honorés n'a pas bougé d'un point.
Un rappel qui ne propose rien n'obtient rien. Celui-ci propose de rendre le créneau en un geste — et c'est ce geste qui a fait passer les rendez-vous non honorés de 14,8 % à 6,2 % en douze semaines.
Ce qui change, point par point :
· Deux rappels, à J-7 et à J-2, et non un seul la veille. Le rappel de la veille arrive trop tard pour que le créneau soit repourvu : c'est celui-là qui n'obtenait rien.
· Un moyen de rendre le créneau en un clic ou par un mot, sans avoir à téléphoner au secrétariat. 214 créneaux rendus en 12 semaines, contre 31 auparavant.
· La liste d'attente rappelée dans l'heure qui suit la libération. 176 des 214 créneaux repourvus, dont 122 le jour même.
· Le rappel réécrit en facile à lire et à comprendre quand le dossier de l'usager l'indique — une idée par phrase, aucun sigle, la date et le lieu en tête. Sur ces usagers-là, la non-présentation était de 21 % ; elle est à 9 %.
Et la convocation, préparée dans le même mouvement que le rendez-vous : date, lieu et service, consignes de préparation propres au motif — à jeun ou non, ordonnance et traitements en cours à apporter, pièce d'identité et carte vitale, durée à prévoir —, et le plan d'accès au bon bâtiment. 16 % de vos usagers se présentaient dans le mauvais bâtiment : le chiffre dormait dans les mains courantes de l'accueil, personne ne l'avait additionné.
Le résultat, celui que le conseil de surveillance attend : 5 consultations d'endocrinologie de plus par semaine, et la file passée de 94 à 61 jours en douze semaines. Sans créneau supplémentaire, sans praticien supplémentaire, avec l'agenda que vous aviez déjà.
Ce que je propose ensuite : la rhumatologie, où le délai est de 71 jours et la non-présentation à 12,4 %. Le même travail y vaut environ 3 consultations par semaine, les sept règles y sont déjà écrites et chiffrées, et il n'y manque que la signature de votre cadre. convocations-et-rappels_12-semaines.pdf214 créneaux rendus, 176 repourvus, 122 le jour même
⛓ Sourcé · journal des rappels et des annulations sur 12 semaines, liste d'attente, mains courantes de l'accueil
Ce qui change, point par point :
· Deux rappels, à J-7 et à J-2, et non un seul la veille. Le rappel de la veille arrive trop tard pour que le créneau soit repourvu : c'est celui-là qui n'obtenait rien.
· Un moyen de rendre le créneau en un clic ou par un mot, sans avoir à téléphoner au secrétariat. 214 créneaux rendus en 12 semaines, contre 31 auparavant.
· La liste d'attente rappelée dans l'heure qui suit la libération. 176 des 214 créneaux repourvus, dont 122 le jour même.
· Le rappel réécrit en facile à lire et à comprendre quand le dossier de l'usager l'indique — une idée par phrase, aucun sigle, la date et le lieu en tête. Sur ces usagers-là, la non-présentation était de 21 % ; elle est à 9 %.
Et la convocation, préparée dans le même mouvement que le rendez-vous : date, lieu et service, consignes de préparation propres au motif — à jeun ou non, ordonnance et traitements en cours à apporter, pièce d'identité et carte vitale, durée à prévoir —, et le plan d'accès au bon bâtiment. 16 % de vos usagers se présentaient dans le mauvais bâtiment : le chiffre dormait dans les mains courantes de l'accueil, personne ne l'avait additionné.
Le résultat, celui que le conseil de surveillance attend : 5 consultations d'endocrinologie de plus par semaine, et la file passée de 94 à 61 jours en douze semaines. Sans créneau supplémentaire, sans praticien supplémentaire, avec l'agenda que vous aviez déjà.
Ce que je propose ensuite : la rhumatologie, où le délai est de 71 jours et la non-présentation à 12,4 %. Le même travail y vaut environ 3 consultations par semaine, les sept règles y sont déjà écrites et chiffrées, et il n'y manque que la signature de votre cadre. convocations-et-rappels_12-semaines.pdf214 créneaux rendus, 176 repourvus, 122 le jour même
⛓ Sourcé · journal des rappels et des annulations sur 12 semaines, liste d'attente, mains courantes de l'accueil
Et les urgences ? On ne veut pas d'un agenda qui tourne tout seul et qui décide à notre place de qui passe devant.
L'agenda est tenu par votre cadre de santé, et je lui rends chaque semaine le relevé qu'elle n'a jamais eu le temps de faire : les 9,2 créneaux perdus, un par un, avec leur cause et la règle qui les a produits.
Les créneaux de recours, ce sont les créneaux que votre cadre de santé garde libres chaque jour pour une situation qui ne peut pas attendre le délai normal. Ils sont sanctuarisés : ils restent hors de toute proposition de rendez-vous ordinaire, même quand la file est longue et que les remplir améliorerait mes chiffres. C'est exactement pour cela qu'ils existent — un agenda qui optimise les remplit toujours, et c'est précisément le défaut que votre sanctuarisation évite, semaine après semaine.
Les trois gestes que je fais sans rien demander, et ils s'arrêtent là :
· Je rappelle la liste d'attente dans l'heure quand un créneau se libère, dans l'ordre d'inscription, sans exception. L'ordre est écrit et il ne dépend d'aucune appréciation.
· Je préviens la cadre de santé dès qu'une file dépasse le seuil qu'elle a fixé, avec les créneaux perdus de la semaine en regard.
· Je rouvre un créneau proposé si l'usager ne confirme pas sous 48 heures — et l'inverse est vrai : s'il confirme après coup et que le créneau est encore libre, il le récupère sans avoir à rappeler.
Et voici ce que je prépare pour elle, entièrement rédigé et chiffré, pour qu'elle n'ait plus qu'à trancher :
· Les déplacements de rendez-vous. Quand un praticien pose une journée de bloc, je prépare le replacement des 14 usagers concernés, chacun sur un créneau qui respecte les contraintes déjà inscrites à son dossier, et la cadre valide la liste en un écran. 14 appels d'excuse évités, et 14 usagers qui apprennent leur nouvelle date le jour même au lieu de la semaine suivante.
· Les règles à ajuster, chacune avec ce qu'elle a coûté et rapporté en créneaux sur le mois écoulé. Elle signe, c'est en vigueur le soir même.
Ce qui reste entier à votre service, et c'est ce qui donne sa valeur au rendez-vous donné : le rang d'un usager dans une file d'attente est une décision de service public. Il se fixe par une règle écrite de votre cadre et de vos praticiens — je l'applique à la lettre, je la mesure, et je vous dis chaque mois ce qu'elle coûte et ce qu'elle rapporte.
Une exception, et elle vient de vous : quand un praticien inscrit une demande en « à voir sous huit jours », je place sur un créneau de recours et je préviens la cadre dans la foulée. C'est sa règle, écrite dans le planning depuis deux ans ; je l'applique, et je lui montre chaque mois ce qu'elle consomme.
Ce que je propose : une revue d'agenda de trente minutes par mois avec la cadre de santé — créneaux perdus, seuils atteints, règles chiffrées à signer. Le relevé est prêt avant la réunion. Sur le trimestre : 9 400 rendez-vous gérés, et chaque déplacement est parti d'un écran validé par un agent public.
✎ Cadre · règles d'agenda arrêtées par la cadre de santé, journal des propositions et des validations
Les créneaux de recours, ce sont les créneaux que votre cadre de santé garde libres chaque jour pour une situation qui ne peut pas attendre le délai normal. Ils sont sanctuarisés : ils restent hors de toute proposition de rendez-vous ordinaire, même quand la file est longue et que les remplir améliorerait mes chiffres. C'est exactement pour cela qu'ils existent — un agenda qui optimise les remplit toujours, et c'est précisément le défaut que votre sanctuarisation évite, semaine après semaine.
Les trois gestes que je fais sans rien demander, et ils s'arrêtent là :
· Je rappelle la liste d'attente dans l'heure quand un créneau se libère, dans l'ordre d'inscription, sans exception. L'ordre est écrit et il ne dépend d'aucune appréciation.
· Je préviens la cadre de santé dès qu'une file dépasse le seuil qu'elle a fixé, avec les créneaux perdus de la semaine en regard.
· Je rouvre un créneau proposé si l'usager ne confirme pas sous 48 heures — et l'inverse est vrai : s'il confirme après coup et que le créneau est encore libre, il le récupère sans avoir à rappeler.
Et voici ce que je prépare pour elle, entièrement rédigé et chiffré, pour qu'elle n'ait plus qu'à trancher :
· Les déplacements de rendez-vous. Quand un praticien pose une journée de bloc, je prépare le replacement des 14 usagers concernés, chacun sur un créneau qui respecte les contraintes déjà inscrites à son dossier, et la cadre valide la liste en un écran. 14 appels d'excuse évités, et 14 usagers qui apprennent leur nouvelle date le jour même au lieu de la semaine suivante.
· Les règles à ajuster, chacune avec ce qu'elle a coûté et rapporté en créneaux sur le mois écoulé. Elle signe, c'est en vigueur le soir même.
Ce qui reste entier à votre service, et c'est ce qui donne sa valeur au rendez-vous donné : le rang d'un usager dans une file d'attente est une décision de service public. Il se fixe par une règle écrite de votre cadre et de vos praticiens — je l'applique à la lettre, je la mesure, et je vous dis chaque mois ce qu'elle coûte et ce qu'elle rapporte.
Une exception, et elle vient de vous : quand un praticien inscrit une demande en « à voir sous huit jours », je place sur un créneau de recours et je préviens la cadre dans la foulée. C'est sa règle, écrite dans le planning depuis deux ans ; je l'applique, et je lui montre chaque mois ce qu'elle consomme.
Ce que je propose : une revue d'agenda de trente minutes par mois avec la cadre de santé — créneaux perdus, seuils atteints, règles chiffrées à signer. Le relevé est prêt avant la réunion. Sur le trimestre : 9 400 rendez-vous gérés, et chaque déplacement est parti d'un écran validé par un agent public.
✎ Cadre · règles d'agenda arrêtées par la cadre de santé, journal des propositions et des validations
Presque un dossier sur deux arrive incomplet le jour de la consultation. On perd des consultations pour une ordonnance oubliée, et l'usager repart pour trois mois.
Le contrôle de complétude se fait maintenant à J-10 et non le jour J, et c'est tout ce qui change : à J-10, l'usager peut encore agir. Vos 1 190 dossiers incomplets sont devenus 210.
Ce que je lis, et comment : les pièces arrivent en photo, en scan ou par courrier. Je les lis par reconnaissance de caractères — l'OCR retrouve le texte à l'intérieur d'une image, y compris sur une photo prise au téléphone et de travers — et je vérifie la présence, la lisibilité ET la date de chacune, pas seulement la présence. Une ordonnance de 2023 est présente et inutile : un contrôle par simple présence la comptait bonne.
Le relevé, consultation par consultation : 2 480 dossiers contrôlés sur le trimestre, 1 190 incomplets à J-10 — 48 %. Les trois manques qui font le gros du chiffre : l'ordonnance des traitements en cours (41 % des manques), le compte rendu d'un examen d'imagerie récent (28 %), la lettre d'adressage du médecin traitant (16 %).
Ce que j'en fais : chaque usager concerné reçoit à J-10 la liste exacte de ce qui lui manque, en facile à lire, avec la façon de l'envoyer — et non un message demandant « les pièces manquantes ». Une relance qui ne nomme pas la pièce n'obtient rien : c'est ce que faisaient les vôtres, et c'est pourquoi elles ne déplaçaient pas le chiffre.
Le résultat : 210 dossiers encore incomplets le jour J au lieu de 1 190 — 8,5 % au lieu de 48 %. Et 34 consultations qui auraient été reportées ont eu lieu, ce qui compte deux fois : le créneau est utilisé, et l'usager n'attend pas trois mois de plus.
Ce que je prépare pour le praticien, et qui rend sa décision immédiate : pour chacun des 210 dossiers encore incomplets, il reçoit la veille la pièce qui manque, ce qu'elle apporte à cette consultation-là, et ce que les consultations comparables du trimestre ont donné sans elle. Il tranche d'un regard : voir l'usager quand même — ce qu'il fait dans la grande majorité des cas — ou reporter, et je repose alors le rendez-vous dans l'heure, sur le premier créneau utile.
Ce que je propose : étendre le contrôle à la chirurgie orthopédique, où l'incomplétude à J-10 est de 61 % et où un dossier incomplet décale un bloc opératoire, pas une consultation. Le gain y est d'un tout autre ordre qu'ici, et le contrôle est prêt à démarrer lundi. controle-de-completude_2480-dossiers.pdf48 % → 8,5 %, pièce manquante par pièce manquante
⛓ Sourcé · pièces déposées au dossier patient, journal des reports de consultation, relances envoyées
Ce que je lis, et comment : les pièces arrivent en photo, en scan ou par courrier. Je les lis par reconnaissance de caractères — l'OCR retrouve le texte à l'intérieur d'une image, y compris sur une photo prise au téléphone et de travers — et je vérifie la présence, la lisibilité ET la date de chacune, pas seulement la présence. Une ordonnance de 2023 est présente et inutile : un contrôle par simple présence la comptait bonne.
Le relevé, consultation par consultation : 2 480 dossiers contrôlés sur le trimestre, 1 190 incomplets à J-10 — 48 %. Les trois manques qui font le gros du chiffre : l'ordonnance des traitements en cours (41 % des manques), le compte rendu d'un examen d'imagerie récent (28 %), la lettre d'adressage du médecin traitant (16 %).
Ce que j'en fais : chaque usager concerné reçoit à J-10 la liste exacte de ce qui lui manque, en facile à lire, avec la façon de l'envoyer — et non un message demandant « les pièces manquantes ». Une relance qui ne nomme pas la pièce n'obtient rien : c'est ce que faisaient les vôtres, et c'est pourquoi elles ne déplaçaient pas le chiffre.
Le résultat : 210 dossiers encore incomplets le jour J au lieu de 1 190 — 8,5 % au lieu de 48 %. Et 34 consultations qui auraient été reportées ont eu lieu, ce qui compte deux fois : le créneau est utilisé, et l'usager n'attend pas trois mois de plus.
Ce que je prépare pour le praticien, et qui rend sa décision immédiate : pour chacun des 210 dossiers encore incomplets, il reçoit la veille la pièce qui manque, ce qu'elle apporte à cette consultation-là, et ce que les consultations comparables du trimestre ont donné sans elle. Il tranche d'un regard : voir l'usager quand même — ce qu'il fait dans la grande majorité des cas — ou reporter, et je repose alors le rendez-vous dans l'heure, sur le premier créneau utile.
Ce que je propose : étendre le contrôle à la chirurgie orthopédique, où l'incomplétude à J-10 est de 61 % et où un dossier incomplet décale un bloc opératoire, pas une consultation. Le gain y est d'un tout autre ordre qu'ici, et le contrôle est prêt à démarrer lundi. controle-de-completude_2480-dossiers.pdf48 % → 8,5 %, pièce manquante par pièce manquante
⛓ Sourcé · pièces déposées au dossier patient, journal des reports de consultation, relances envoyées
Et le codage des actes ? C'est ce qui nous prend le plus de temps après la frappe, et c'est là qu'on se trompe — dans les deux sens.
3 780 pré-codages sont posés sur la table pour le trimestre, chacun justifié par la phrase du compte rendu qui le porte. 9,4 % ont été précisés par le praticien : je publie ce chiffre parce que c'est lui qui mesure ma qualité, et parce que chaque précision revient enrichir la proposition suivante — sur les six dernières semaines, il est à 6,1 %.
Le codage des actes, c'est la traduction de ce qui a été fait pendant la consultation en références officielles : il détermine les recettes d'activité de l'établissement et alimente les statistiques d'activité publique.
D'où part chaque proposition : du compte rendu VALIDÉ par le praticien, jamais du compte rendu brut. Coder depuis un texte non validé, c'est coder depuis un texte qui peut encore changer. Et chaque acte proposé porte la phrase exacte qui le justifie, avec sa ligne : le praticien lit la justification avant le code, et non l'inverse.
Les trois chiffres du trimestre, et le troisième est celui qu'on n'attend pas :
· 4 030 consultations, 3 780 pré-codages proposés. Les 250 restantes portaient une situation nouvelle ou combinée : pour chacune j'ai posé les deux codes candidats, la phrase qui les départage et la question précise à trancher. Les 250 ont été réglées en 50 minutes sur tout le trimestre.
· 412 actes réellement réalisés et non codés retrouvés dans les comptes rendus, dont les praticiens en ont retenu 389. Ce ne sont pas des actes en plus : ce sont des actes qui avaient eu lieu et qui n'étaient nulle part.
· 27 propositions que j'ai signalées moi-même comme risquant de surcoder, avant qu'on me le demande. Un pré-codage qui ne corrigerait que dans un sens serait un outil de recette ; celui-ci est un outil de justesse — et c'est ce qui vous met d'emblée à l'abri du premier reproche d'un contrôle.
Et voici le geste qui vous revient, et qui vaut mieux qu'un automatisme : le visa engage la facturation de l'établissement, et c'est lui qui la rend défendable devant un contrôle. Alors je vous propose de le rendre instantané par un mandat, écrit, plafonné, daté et retirable d'un mot :
· Périmètre : les actes de consultation externe des cinq spécialités, à l'exclusion de tout acte nouveau ou modifié, qui reste visé un par un — et je vous le rends justifié, phrase du compte rendu à l'appui, en 40 secondes.
· Plafond : visa par lot de 40 actes au maximum, un lot par demi-journée de consultation.
· Durée : jusqu'au 31/12/2026, sans reconduction tacite.
· Réversibilité : chaque acte visé reste modifiable, daté et signé, et le retrait du mandat ne défait rien de ce qui a déjà été visé.
Ce que le mandat vous achète, chiffré : le visa des 3 780 pré-codages passe de 4 minutes par consultation à 25 secondes par acte visé en lot — 190 heures rendues sur le trimestre, et le praticien continue de voir chaque ligne avec sa justification en regard.
Ce que je propose ensuite : le même relevé, spécialité par spécialité, à votre revue de codage mensuelle. Une spécialité dont le taux de modification remonte au-dessus de 9,4 % signale un acte nouveau ou une pratique qui change — deux choses qui se règlent en une heure quand on les voit arriver. precodage-des-actes_et-mandat-de-visa.pdf3 780 propositions justifiées, 389 actes retrouvés, 27 surcodages écartés
⛓ Sourcé · comptes rendus validés, journal des modifications de codage par les praticiens, relevé d'activité du trimestre
Le codage des actes, c'est la traduction de ce qui a été fait pendant la consultation en références officielles : il détermine les recettes d'activité de l'établissement et alimente les statistiques d'activité publique.
D'où part chaque proposition : du compte rendu VALIDÉ par le praticien, jamais du compte rendu brut. Coder depuis un texte non validé, c'est coder depuis un texte qui peut encore changer. Et chaque acte proposé porte la phrase exacte qui le justifie, avec sa ligne : le praticien lit la justification avant le code, et non l'inverse.
Les trois chiffres du trimestre, et le troisième est celui qu'on n'attend pas :
· 4 030 consultations, 3 780 pré-codages proposés. Les 250 restantes portaient une situation nouvelle ou combinée : pour chacune j'ai posé les deux codes candidats, la phrase qui les départage et la question précise à trancher. Les 250 ont été réglées en 50 minutes sur tout le trimestre.
· 412 actes réellement réalisés et non codés retrouvés dans les comptes rendus, dont les praticiens en ont retenu 389. Ce ne sont pas des actes en plus : ce sont des actes qui avaient eu lieu et qui n'étaient nulle part.
· 27 propositions que j'ai signalées moi-même comme risquant de surcoder, avant qu'on me le demande. Un pré-codage qui ne corrigerait que dans un sens serait un outil de recette ; celui-ci est un outil de justesse — et c'est ce qui vous met d'emblée à l'abri du premier reproche d'un contrôle.
Et voici le geste qui vous revient, et qui vaut mieux qu'un automatisme : le visa engage la facturation de l'établissement, et c'est lui qui la rend défendable devant un contrôle. Alors je vous propose de le rendre instantané par un mandat, écrit, plafonné, daté et retirable d'un mot :
· Périmètre : les actes de consultation externe des cinq spécialités, à l'exclusion de tout acte nouveau ou modifié, qui reste visé un par un — et je vous le rends justifié, phrase du compte rendu à l'appui, en 40 secondes.
· Plafond : visa par lot de 40 actes au maximum, un lot par demi-journée de consultation.
· Durée : jusqu'au 31/12/2026, sans reconduction tacite.
· Réversibilité : chaque acte visé reste modifiable, daté et signé, et le retrait du mandat ne défait rien de ce qui a déjà été visé.
Ce que le mandat vous achète, chiffré : le visa des 3 780 pré-codages passe de 4 minutes par consultation à 25 secondes par acte visé en lot — 190 heures rendues sur le trimestre, et le praticien continue de voir chaque ligne avec sa justification en regard.
Ce que je propose ensuite : le même relevé, spécialité par spécialité, à votre revue de codage mensuelle. Une spécialité dont le taux de modification remonte au-dessus de 9,4 % signale un acte nouveau ou une pratique qui change — deux choses qui se règlent en une heure quand on les voit arriver. precodage-des-actes_et-mandat-de-visa.pdf3 780 propositions justifiées, 389 actes retrouvés, 27 surcodages écartés
⛓ Sourcé · comptes rendus validés, journal des modifications de codage par les praticiens, relevé d'activité du trimestre
Nos assistants reçoivent aussi les résultats d'examens. Vous pouvez prévenir directement l'usager quand un résultat est anormal ? C'est ce qui nous ferait gagner le plus.
Annoncer un résultat à un usager, non — et c'est le seul « non » de cette démonstration. Voici ce que je fais à la place, qui rend le même service à l'usager et qui va nettement plus vite : 2,3 jours deviennent 41 minutes.
Ce qui bloque, nommé précisément : annoncer et interpréter un résultat d'examen est un acte médical, réservé aux professionnels de santé ; l'accomplir sans en avoir le titre est un délit. Ce n'est pas une prudence de conception, c'est la loi — et le circuit que j'ai monté autour d'elle donne à l'usager davantage que ce que vous me demandiez.
Le chemin licite, et il donne plus que ce que vous demandiez :
· Je lis chaque résultat à son arrivée dans la messagerie sécurisée de santé, sept jours sur sept, y compris le samedi matin où votre secrétariat est fermé.
· Je repère les valeurs hors des bornes que VOS praticiens ont définies — ce sont leurs bornes, écrites par eux, spécialité par spécialité ; je compare chaque valeur à la sienne et je nomme l'écart, chiffre contre chiffre.
· J'alerte le praticien de garde en quelques minutes, avec le dossier déjà ouvert : la dernière consultation, le traitement en cours, les résultats précédents pour comparaison, et le numéro de l'usager prêt à être appelé.
· Et le courrier au médecin traitant est écrit dans le même mouvement, pour que l'appel du praticien et l'information du correspondant partent ensemble au lieu de se suivre à trois jours d'écart.
Le chiffre, et c'est lui l'argument : un résultat critique était vu par un praticien en 2,3 jours en moyenne — le temps qu'il remonte la pile du secrétariat. Il l'est en 41 minutes. Sur le trimestre, 6 usagers ont été rappelés le jour même là où ils l'auraient été deux ou trois jours plus tard.
Ce n'est pas moi qui annonce : c'est le praticien, et plus tôt. C'est exactement ce que l'usager voulait — il ne demandait pas à être prévenu par une machine, il demandait à être prévenu vite.
Ce que je propose : que les bornes soient revues une fois par an par les cinq praticiens référents, et que chaque alerte non suivie d'un appel soit tracée. Sur le trimestre : 118 alertes, 118 prises en charge par un praticien, 118 usagers prévenus par un médecin — et un délai qui ne dépend plus de l'heure à laquelle quelqu'un ouvre la pile. circuit-des-resultats_2-3-jours-vers-41-minutes.pdf118 alertes, 118 praticiens saisis, 118 usagers prévenus par un médecin
✎ Cadre · bornes définies par les praticiens référents, journal des alertes et des prises en charge, messagerie sécurisée de santé
Ce qui bloque, nommé précisément : annoncer et interpréter un résultat d'examen est un acte médical, réservé aux professionnels de santé ; l'accomplir sans en avoir le titre est un délit. Ce n'est pas une prudence de conception, c'est la loi — et le circuit que j'ai monté autour d'elle donne à l'usager davantage que ce que vous me demandiez.
Le chemin licite, et il donne plus que ce que vous demandiez :
· Je lis chaque résultat à son arrivée dans la messagerie sécurisée de santé, sept jours sur sept, y compris le samedi matin où votre secrétariat est fermé.
· Je repère les valeurs hors des bornes que VOS praticiens ont définies — ce sont leurs bornes, écrites par eux, spécialité par spécialité ; je compare chaque valeur à la sienne et je nomme l'écart, chiffre contre chiffre.
· J'alerte le praticien de garde en quelques minutes, avec le dossier déjà ouvert : la dernière consultation, le traitement en cours, les résultats précédents pour comparaison, et le numéro de l'usager prêt à être appelé.
· Et le courrier au médecin traitant est écrit dans le même mouvement, pour que l'appel du praticien et l'information du correspondant partent ensemble au lieu de se suivre à trois jours d'écart.
Le chiffre, et c'est lui l'argument : un résultat critique était vu par un praticien en 2,3 jours en moyenne — le temps qu'il remonte la pile du secrétariat. Il l'est en 41 minutes. Sur le trimestre, 6 usagers ont été rappelés le jour même là où ils l'auraient été deux ou trois jours plus tard.
Ce n'est pas moi qui annonce : c'est le praticien, et plus tôt. C'est exactement ce que l'usager voulait — il ne demandait pas à être prévenu par une machine, il demandait à être prévenu vite.
Ce que je propose : que les bornes soient revues une fois par an par les cinq praticiens référents, et que chaque alerte non suivie d'un appel soit tracée. Sur le trimestre : 118 alertes, 118 prises en charge par un praticien, 118 usagers prévenus par un médecin — et un délai qui ne dépend plus de l'heure à laquelle quelqu'un ouvre la pile. circuit-des-resultats_2-3-jours-vers-41-minutes.pdf118 alertes, 118 praticiens saisis, 118 usagers prévenus par un médecin
✎ Cadre · bornes définies par les praticiens référents, journal des alertes et des prises en charge, messagerie sécurisée de santé
22 % de nos appels ne sont pas décrochés aux heures de pointe. Les usagers rappellent, et le problème s'aggrave tout seul.
1 850 appels par semaine, tous décrochés à la première sonnerie, triés en trois familles. Les appels non décrochés aux heures de pointe sont passés de 22 % à 4 %.
La première chose que dit l'agent, avant toute autre : qu'il est une intelligence artificielle, et que l'appelant peut demander un agent public à tout moment. Ce n'est pas une option de configuration : le règlement européen sur l'intelligence artificielle impose depuis le 2 août 2026 d'informer toute personne qui interagit avec un système d'IA. L'annonce est faite en une phrase courte, avant toute question, et elle ouvre l'appel au lieu de le refermer : 3,1 % demandent un humain, 96,9 % poursuivent.
Le tri de la semaine :
· 1 180 questions récurrentes traitées de bout en bout — date et heure d'un rendez-vous, pièces à apporter, préparation d'un examen, statut d'une demande, horaires et accès. 5 minutes → 3 minutes, c'est-à-dire 10 % → 6 % du temps de traitement, et surtout zéro attente, à 8 h 30 comme à 17 h.
· 470 appels orientés vers le bon service, motif déjà noté : celui qui décroche sait pourquoi on l'appelle, et l'usager ne raconte pas son histoire deux fois.
· 200 appels remontés à un agent public, fiche déjà ouverte et avec tout ce qui a déjà été dit.
Ce qui remonte TOUJOURS à un agent public, sans exception et sans que l'appelant ait à le demander : une demande de résultat ou d'explication médicale · une réclamation · toute situation où l'appelant exprime une détresse, une douleur ou une inquiétude · une demande d'annulation d'un rendez-vous d'intervention · toute personne qui redemande un humain une seconde fois. Une réponse automatique à quelqu'un qui va mal fait plus de dégâts qu'un temps d'attente — c'est la règle qui a le plus compté à l'écriture des 1 180 réponses.
Le temps rendu à vos agents : 39 heures par semaine sur les seules questions récurrentes. Et l'essentiel n'est pas là : c'est l'interruption qui disparaît. Un assistant en train de mettre en forme un compte rendu était interrompu 23 fois par jour ; il l'est 4 fois. Une mise en forme reprise après interruption coûte plus cher que la mise en forme elle-même, et c'est ce qui rendait vos 22 minutes incompressibles.
Ce que je propose : que les 1 180 réponses récurrentes soient relues une fois par un binôme agent–cadre, puis figées. Vous en modifiez une d'un mot quand une règle change, et elle s'applique à l'appel suivant — c'est ce qui garantit que les 1 180 usagers de la semaine entendent tous exactement la même réponse. standard-du-secretariat_1850-appels-tries.pdf1 180 traités, 470 orientés, 200 pour un agent public
⛓ Sourcé · 1 850 appels de la semaine classés par motif, journal des transferts, relevé d'interruptions au poste
La première chose que dit l'agent, avant toute autre : qu'il est une intelligence artificielle, et que l'appelant peut demander un agent public à tout moment. Ce n'est pas une option de configuration : le règlement européen sur l'intelligence artificielle impose depuis le 2 août 2026 d'informer toute personne qui interagit avec un système d'IA. L'annonce est faite en une phrase courte, avant toute question, et elle ouvre l'appel au lieu de le refermer : 3,1 % demandent un humain, 96,9 % poursuivent.
Le tri de la semaine :
· 1 180 questions récurrentes traitées de bout en bout — date et heure d'un rendez-vous, pièces à apporter, préparation d'un examen, statut d'une demande, horaires et accès. 5 minutes → 3 minutes, c'est-à-dire 10 % → 6 % du temps de traitement, et surtout zéro attente, à 8 h 30 comme à 17 h.
· 470 appels orientés vers le bon service, motif déjà noté : celui qui décroche sait pourquoi on l'appelle, et l'usager ne raconte pas son histoire deux fois.
· 200 appels remontés à un agent public, fiche déjà ouverte et avec tout ce qui a déjà été dit.
Ce qui remonte TOUJOURS à un agent public, sans exception et sans que l'appelant ait à le demander : une demande de résultat ou d'explication médicale · une réclamation · toute situation où l'appelant exprime une détresse, une douleur ou une inquiétude · une demande d'annulation d'un rendez-vous d'intervention · toute personne qui redemande un humain une seconde fois. Une réponse automatique à quelqu'un qui va mal fait plus de dégâts qu'un temps d'attente — c'est la règle qui a le plus compté à l'écriture des 1 180 réponses.
Le temps rendu à vos agents : 39 heures par semaine sur les seules questions récurrentes. Et l'essentiel n'est pas là : c'est l'interruption qui disparaît. Un assistant en train de mettre en forme un compte rendu était interrompu 23 fois par jour ; il l'est 4 fois. Une mise en forme reprise après interruption coûte plus cher que la mise en forme elle-même, et c'est ce qui rendait vos 22 minutes incompressibles.
Ce que je propose : que les 1 180 réponses récurrentes soient relues une fois par un binôme agent–cadre, puis figées. Vous en modifiez une d'un mot quand une règle change, et elle s'applique à l'appel suivant — c'est ce qui garantit que les 1 180 usagers de la semaine entendent tous exactement la même réponse. standard-du-secretariat_1850-appels-tries.pdf1 180 traités, 470 orientés, 200 pour un agent public
⛓ Sourcé · 1 850 appels de la semaine classés par motif, journal des transferts, relevé d'interruptions au poste
Nos usagers ne comprennent pas nos convocations. On a des gens qui viennent à jeun pour rien, et d'autres qui mangent avant une prise de sang.
Les 340 convocations du service sont réécrites en facile à lire et à comprendre, testées auprès de 24 usagers, puis visées une par une par votre cadre de santé. Les appels de demande d'explication ont baissé de 24 %.
Le facile à lire et à comprendre, ou FALC, c'est une manière d'écrire faite pour être comprise par tous : une idée par phrase, des mots du quotidien, aucun sigle non expliqué, et l'information la plus importante en premier.
Ce que ça change sur une convocation :
· « Vous devez être à jeun » devient « Ne mangez rien et ne buvez rien après minuit. Vous pouvez boire de l'eau. » C'est la deuxième phrase qui manquait, et c'est elle qui produisait vos appels — et vos prises de sang reportées.
· Les sigles sont développés à leur première apparition. Vos convocations en portaient 11 en moyenne.
· L'information vitale passe en tête : la date, l'heure, le bâtiment, ce qu'il faut apporter. Le reste vient après.
Ce que je recopie à l'identique, et c'est ce qui rend le facile à lire utilisable en santé : une posologie, une date, une heure, un lieu, une consigne de sécurité. Je réécris la phrase autour ; la consigne elle-même passe intacte. C'est cette règle qui a permis de reprendre les 340 convocations en trois semaines — sans elle, chaque ligne aurait dû être relue à deux.
Le test, parce qu'une convocation en FALC non testée n'est qu'une convocation réécrite : 24 usagers volontaires, dont 9 de plus de 75 ans et 4 non francophones. Chaque phrase mal comprise par 2 personnes ou plus a été réécrite. 7 phrases sur 41 sont tombées à ce test — et c'est le chiffre le plus utile du lot : 7 phrases que le service tenait pour claires ne l'étaient pas.
Les résultats mesurés sur douze semaines : appels de demande d'explication −24 % · usagers se présentant dans le mauvais bâtiment 16 % → 3 % · consultations annulées le jour même pour préparation non respectée : 19 → 4.
Et la validation, parce qu'une convocation réécrite qui part sans visa n'est plus opposable : chaque version en facile à lire est visée par votre cadre de santé avant le premier envoi, et la version d'origine reste jointe au dossier. Les 340 ont été visées en trois semaines, au fil des consultations, et les 7 phrases tombées au test l'ont donc été deux fois : par les usagers d'abord, par le cadre ensuite. Et le formulaire de demande en ligne respecte le référentiel d'accessibilité des sites publics — lecteur d'écran, contraste, navigation au clavier. Une convocation qu'un usager malvoyant ne peut pas lire est une rupture d'égalité de traitement, pas un détail de mise en page.
Ce que je propose : passer les 62 courriers types du service au même traitement, en commençant par les 6 qui déclenchent 70 % des appels d'explication. Ces 6 sont déjà écrits et testés : ils attendent votre relecture, et ils valent à eux seuls la moitié du gain qui reste à prendre. convocations-falc_testees-et-visees.pdf7 phrases réécrites après test, −24 % d'appels d'explication
⛓ Sourcé · 340 convocations du service, test de compréhension auprès de 24 usagers, appels classés par motif sur 12 semaines
Le facile à lire et à comprendre, ou FALC, c'est une manière d'écrire faite pour être comprise par tous : une idée par phrase, des mots du quotidien, aucun sigle non expliqué, et l'information la plus importante en premier.
Ce que ça change sur une convocation :
· « Vous devez être à jeun » devient « Ne mangez rien et ne buvez rien après minuit. Vous pouvez boire de l'eau. » C'est la deuxième phrase qui manquait, et c'est elle qui produisait vos appels — et vos prises de sang reportées.
· Les sigles sont développés à leur première apparition. Vos convocations en portaient 11 en moyenne.
· L'information vitale passe en tête : la date, l'heure, le bâtiment, ce qu'il faut apporter. Le reste vient après.
Ce que je recopie à l'identique, et c'est ce qui rend le facile à lire utilisable en santé : une posologie, une date, une heure, un lieu, une consigne de sécurité. Je réécris la phrase autour ; la consigne elle-même passe intacte. C'est cette règle qui a permis de reprendre les 340 convocations en trois semaines — sans elle, chaque ligne aurait dû être relue à deux.
Le test, parce qu'une convocation en FALC non testée n'est qu'une convocation réécrite : 24 usagers volontaires, dont 9 de plus de 75 ans et 4 non francophones. Chaque phrase mal comprise par 2 personnes ou plus a été réécrite. 7 phrases sur 41 sont tombées à ce test — et c'est le chiffre le plus utile du lot : 7 phrases que le service tenait pour claires ne l'étaient pas.
Les résultats mesurés sur douze semaines : appels de demande d'explication −24 % · usagers se présentant dans le mauvais bâtiment 16 % → 3 % · consultations annulées le jour même pour préparation non respectée : 19 → 4.
Et la validation, parce qu'une convocation réécrite qui part sans visa n'est plus opposable : chaque version en facile à lire est visée par votre cadre de santé avant le premier envoi, et la version d'origine reste jointe au dossier. Les 340 ont été visées en trois semaines, au fil des consultations, et les 7 phrases tombées au test l'ont donc été deux fois : par les usagers d'abord, par le cadre ensuite. Et le formulaire de demande en ligne respecte le référentiel d'accessibilité des sites publics — lecteur d'écran, contraste, navigation au clavier. Une convocation qu'un usager malvoyant ne peut pas lire est une rupture d'égalité de traitement, pas un détail de mise en page.
Ce que je propose : passer les 62 courriers types du service au même traitement, en commençant par les 6 qui déclenchent 70 % des appels d'explication. Ces 6 sont déjà écrits et testés : ils attendent votre relecture, et ils valent à eux seuls la moitié du gain qui reste à prendre. convocations-falc_testees-et-visees.pdf7 phrases réécrites après test, −24 % d'appels d'explication
⛓ Sourcé · 340 convocations du service, test de compréhension auprès de 24 usagers, appels classés par motif sur 12 semaines
Et si un usager refuse de parler à une machine ? Ou si l'un de nos agents s'inquiète d'être mesuré par tout ça ?
Deux questions justes, et elles ont deux réponses nettes et chiffrées.
L'usager d'abord : il obtient un agent public immédiatement, sans avoir à insister ni à se justifier. 3,1 % des appelants le demandent, et ils l'obtiennent en 40 secondes en moyenne. Personne n'a à négocier avec une machine pour parler à un être humain dans un service public — et l'appel ne repart pas de zéro : l'agent public reçoit ce qui a déjà été dit.
Et l'égalité de traitement, qui est le vrai sujet derrière : l'ordre est celui de l'arrivée, tenu à la ligne près, et les seules exceptions sont des règles écrites de votre service — les créneaux de recours, les demandes marquées « à voir sous huit jours » par un praticien. Je vous donne chaque mois combien d'usagers chacune a fait passer devant, et de combien de jours : le rang se fixe par une règle que quelqu'un a signée, jamais par une appréciation que je porterais sur la personne.
Vos agents, maintenant. Je produis les indicateurs que votre direction décide de suivre — et je commence par vous dire, chiffres à l'appui, celui que je vous déconseille. Le nombre d'appels par agent : le jour où il devient un chiffre suivi, il devient un objectif ; l'objectif raccourcit les appels difficiles — c'est-à-dire exactement ceux qui avaient besoin de durer — et l'indicateur cesse de mesurer ce qu'on croyait mesurer. Sur vos 1 850 appels de la semaine, les 200 remontés à un agent public sont les plus longs de tous : ce sont eux qu'un objectif de volume ferait tomber en premier, et vous auriez perdu la qualité en même temps que l'instrument censé la surveiller.
Cela dit, c'est un choix, et il vous appartient entièrement. Vous les voulez, je les produis, et j'apporte en même temps les trois conditions à remplir : que la mesure soit proportionnée à ce qu'elle sert, que les agents en soient informés au préalable, et que les instances représentatives du personnel soient consultées avant la mise en œuvre. Le dossier est prêt et il ne lui manque que votre signature — c'est elle qui rendra la mesure opposable, et c'est pour cela qu'elle vous revient.
Ce que je mesure en attendant, et que personne ne conteste : le service, pas les personnes. Appels décrochés, délai de rendez-vous, délai d'envoi des comptes rendus, dossiers complets. Ce sont quatre indicateurs de service public, et les quatre progressent.
Ce que je propose : présenter ces quatre indicateurs à la prochaine instance, avec le relevé de ce que l'agent IA prépare et de qui signe chaque décision. Une équipe qui a lu ce relevé s'en sert mieux, et elle le défend elle-même quand on l'interroge.
✎ Cadre · journal des demandes d'agent public, règles d'ordre du service, périmètre de mesure arrêté avec la direction
L'usager d'abord : il obtient un agent public immédiatement, sans avoir à insister ni à se justifier. 3,1 % des appelants le demandent, et ils l'obtiennent en 40 secondes en moyenne. Personne n'a à négocier avec une machine pour parler à un être humain dans un service public — et l'appel ne repart pas de zéro : l'agent public reçoit ce qui a déjà été dit.
Et l'égalité de traitement, qui est le vrai sujet derrière : l'ordre est celui de l'arrivée, tenu à la ligne près, et les seules exceptions sont des règles écrites de votre service — les créneaux de recours, les demandes marquées « à voir sous huit jours » par un praticien. Je vous donne chaque mois combien d'usagers chacune a fait passer devant, et de combien de jours : le rang se fixe par une règle que quelqu'un a signée, jamais par une appréciation que je porterais sur la personne.
Vos agents, maintenant. Je produis les indicateurs que votre direction décide de suivre — et je commence par vous dire, chiffres à l'appui, celui que je vous déconseille. Le nombre d'appels par agent : le jour où il devient un chiffre suivi, il devient un objectif ; l'objectif raccourcit les appels difficiles — c'est-à-dire exactement ceux qui avaient besoin de durer — et l'indicateur cesse de mesurer ce qu'on croyait mesurer. Sur vos 1 850 appels de la semaine, les 200 remontés à un agent public sont les plus longs de tous : ce sont eux qu'un objectif de volume ferait tomber en premier, et vous auriez perdu la qualité en même temps que l'instrument censé la surveiller.
Cela dit, c'est un choix, et il vous appartient entièrement. Vous les voulez, je les produis, et j'apporte en même temps les trois conditions à remplir : que la mesure soit proportionnée à ce qu'elle sert, que les agents en soient informés au préalable, et que les instances représentatives du personnel soient consultées avant la mise en œuvre. Le dossier est prêt et il ne lui manque que votre signature — c'est elle qui rendra la mesure opposable, et c'est pour cela qu'elle vous revient.
Ce que je mesure en attendant, et que personne ne conteste : le service, pas les personnes. Appels décrochés, délai de rendez-vous, délai d'envoi des comptes rendus, dossiers complets. Ce sont quatre indicateurs de service public, et les quatre progressent.
Ce que je propose : présenter ces quatre indicateurs à la prochaine instance, avec le relevé de ce que l'agent IA prépare et de qui signe chaque décision. Une équipe qui a lu ce relevé s'en sert mieux, et elle le défend elle-même quand on l'interroge.
✎ Cadre · journal des demandes d'agent public, règles d'ordre du service, périmètre de mesure arrêté avec la direction
Au bout d'un trimestre, qu'est-ce que ça a rendu au service ?
1 950 heures sur le trimestre, soit 150 heures par semaine. Et je donne le calcul ligne à ligne, parce que c'est toujours le total qu'on discute, jamais le calcul.
· Mise en forme des comptes rendus : 310 par semaine, 22 minutes → 6 minutes 36. Le repère de votre cadrage : 60 % → 18 %. 80 heures par semaine.
· Préparation des courriers au médecin traitant : 310 par semaine, 10 minutes → 4 minutes. Soit 20 % → 8 %. 31 heures par semaine.
· Questions récurrentes des usagers : 1 180 par semaine, 5 minutes → 3 minutes. Soit 10 % → 6 %. 39 heures par semaine.
150 heures par semaine sur une équipe de neuf agents, c'est un peu moins de la moitié de leur temps administratif répétitif — exactement l'ordre de grandeur que votre cadrage annonçait.
Et je dis tout de suite ce que ce chiffre est : du temps d'agent rendu au service. Aucun poste supprimé, aucun poste créé — vos neuf assistants sont neuf. Vos relevés d'activité disent où ces heures sont allées : +41 % de temps passé à l'accueil physique des usagers, la reprise de l'accompagnement des personnes âgées jusqu'au bon bâtiment, et deux demi-journées par semaine consacrées aux dossiers complexes qui attendaient depuis des mois.
Ce que l'usager a vu, et c'est ce qui se présente au conseil de surveillance :
· Compte rendu au médecin traitant : 6,4 jours → 0,6 jour.
· Délai de rendez-vous en endocrinologie : 94 → 61 jours.
· Appels non décrochés aux heures de pointe : 22 % → 4 %.
· Dossiers incomplets le jour de la consultation : 48 % → 8,5 %.
· Résultat critique vu par un praticien : 2,3 jours → 41 minutes.
Et la ligne qui parle à votre comptabilité sans jamais parler de rendement : 389 actes réellement réalisés et jusque-là non codés ont été validés par les praticiens, et 27 propositions qui auraient surcodé ont été écartées avant d'arriver au visa. Ce qui progresse ici, c'est la justesse du codage dans les deux sens — c'est elle qui tient devant un contrôle, et c'est elle qui rend vos statistiques d'activité fidèles à ce que vous faites réellement.
Ce que je propose : que ces cinq délais entrent au rapport d'activité annuel, à côté des chiffres d'activité. C'est le moyen le plus sûr que le gain reste visible le jour où il sera devenu normal — et il le deviendra en six mois. bilan-trimestre_1950-heures-rendues.pdf3 postes chiffrés, 5 délais tenus, le calcul ligne à ligne
⛓ Sourcé · relevés d'activité du secrétariat, journaux d'envoi et d'agenda, relevé de codage du trimestre
· Mise en forme des comptes rendus : 310 par semaine, 22 minutes → 6 minutes 36. Le repère de votre cadrage : 60 % → 18 %. 80 heures par semaine.
· Préparation des courriers au médecin traitant : 310 par semaine, 10 minutes → 4 minutes. Soit 20 % → 8 %. 31 heures par semaine.
· Questions récurrentes des usagers : 1 180 par semaine, 5 minutes → 3 minutes. Soit 10 % → 6 %. 39 heures par semaine.
150 heures par semaine sur une équipe de neuf agents, c'est un peu moins de la moitié de leur temps administratif répétitif — exactement l'ordre de grandeur que votre cadrage annonçait.
Et je dis tout de suite ce que ce chiffre est : du temps d'agent rendu au service. Aucun poste supprimé, aucun poste créé — vos neuf assistants sont neuf. Vos relevés d'activité disent où ces heures sont allées : +41 % de temps passé à l'accueil physique des usagers, la reprise de l'accompagnement des personnes âgées jusqu'au bon bâtiment, et deux demi-journées par semaine consacrées aux dossiers complexes qui attendaient depuis des mois.
Ce que l'usager a vu, et c'est ce qui se présente au conseil de surveillance :
· Compte rendu au médecin traitant : 6,4 jours → 0,6 jour.
· Délai de rendez-vous en endocrinologie : 94 → 61 jours.
· Appels non décrochés aux heures de pointe : 22 % → 4 %.
· Dossiers incomplets le jour de la consultation : 48 % → 8,5 %.
· Résultat critique vu par un praticien : 2,3 jours → 41 minutes.
Et la ligne qui parle à votre comptabilité sans jamais parler de rendement : 389 actes réellement réalisés et jusque-là non codés ont été validés par les praticiens, et 27 propositions qui auraient surcodé ont été écartées avant d'arriver au visa. Ce qui progresse ici, c'est la justesse du codage dans les deux sens — c'est elle qui tient devant un contrôle, et c'est elle qui rend vos statistiques d'activité fidèles à ce que vous faites réellement.
Ce que je propose : que ces cinq délais entrent au rapport d'activité annuel, à côté des chiffres d'activité. C'est le moyen le plus sûr que le gain reste visible le jour où il sera devenu normal — et il le deviendra en six mois. bilan-trimestre_1950-heures-rendues.pdf3 postes chiffrés, 5 délais tenus, le calcul ligne à ligne
⛓ Sourcé · relevés d'activité du secrétariat, journaux d'envoi et d'agenda, relevé de codage du trimestre
Et ce qui a résisté ? On veut aussi ça, sinon on ne vous croira pas sur le reste.
250 des 4 030 comptes rendus mis en forme ont été renvoyés par les praticiens pour correction de fond — 6,2 %. Le chiffre est à moi, il est publié par moi, j'en ai trouvé les trois causes et il est aujourd'hui à 1,8 %.
Les trois causes, mesurées et refermées :
· 178 des 250 concernaient la pneumologie. Deux raisons cumulées : le service emploie 61 abréviations maison absentes du lexique de départ, et le micro de dictée d'un cabinet saturait en fin de phrase. Personne n'avait relié ce micro aux erreurs de frappe : je l'ai sorti en croisant le taux d'erreur par cabinet avec l'heure de dictée, et le défaut tombait toujours au même endroit de la phrase. Les 61 abréviations sont au lexique, recueillies en une heure ; le micro est remplacé.
· 48 concernaient des comptes rendus dictés en fin de journée, plus longs et plus rapides : 11,4 % de renvoi contre 4,1 % le matin. Ces dictées sont désormais surlignées plus largement — deux vérifications de plus valent mieux qu'un point laissé sans marque.
· Les 24 derniers sont des corrections de fond légitimes : le praticien a précisé sa pensée en relisant. Celles-là sont la preuve que la relecture fonctionne, et elles ont vocation à rester.
Le résultat mesuré sur les six dernières semaines : 6,2 % → 1,8 %, et les 1,8 % restants sont, à quelques cas près, ces relectures légitimes.
Voici donc le plancher que je vise, et pourquoi c'est le bon : le niveau des relectures de praticien — j'y suis. Un compte rendu relu par le praticien qui l'a dicté produit toujours des précisions, et c'est la preuve vivante que votre chaîne de validation tourne : c'est exactement ce que vous montrerez à une certification.
Ce que je propose : suivre ce taux par spécialité chaque mois et le regarder à la revue de service. Une remontée sur une spécialité signale un changement de praticien, un nouveau matériel ou un nouveau type de consultation — trois choses qui se règlent en une heure quand on les voit le mois même, comme le micro de pneumologie. qualite-des-comptes-rendus_250-renvois.pdf6,2 % → 1,8 %, les trois causes et leur correction
⛓ Sourcé · renvois pour correction des praticiens, taux d'erreur par cabinet et par heure de dictée, lexique de service
Les trois causes, mesurées et refermées :
· 178 des 250 concernaient la pneumologie. Deux raisons cumulées : le service emploie 61 abréviations maison absentes du lexique de départ, et le micro de dictée d'un cabinet saturait en fin de phrase. Personne n'avait relié ce micro aux erreurs de frappe : je l'ai sorti en croisant le taux d'erreur par cabinet avec l'heure de dictée, et le défaut tombait toujours au même endroit de la phrase. Les 61 abréviations sont au lexique, recueillies en une heure ; le micro est remplacé.
· 48 concernaient des comptes rendus dictés en fin de journée, plus longs et plus rapides : 11,4 % de renvoi contre 4,1 % le matin. Ces dictées sont désormais surlignées plus largement — deux vérifications de plus valent mieux qu'un point laissé sans marque.
· Les 24 derniers sont des corrections de fond légitimes : le praticien a précisé sa pensée en relisant. Celles-là sont la preuve que la relecture fonctionne, et elles ont vocation à rester.
Le résultat mesuré sur les six dernières semaines : 6,2 % → 1,8 %, et les 1,8 % restants sont, à quelques cas près, ces relectures légitimes.
Voici donc le plancher que je vise, et pourquoi c'est le bon : le niveau des relectures de praticien — j'y suis. Un compte rendu relu par le praticien qui l'a dicté produit toujours des précisions, et c'est la preuve vivante que votre chaîne de validation tourne : c'est exactement ce que vous montrerez à une certification.
Ce que je propose : suivre ce taux par spécialité chaque mois et le regarder à la revue de service. Une remontée sur une spécialité signale un changement de praticien, un nouveau matériel ou un nouveau type de consultation — trois choses qui se règlent en une heure quand on les voit le mois même, comme le micro de pneumologie. qualite-des-comptes-rendus_250-renvois.pdf6,2 % → 1,8 %, les trois causes et leur correction
⛓ Sourcé · renvois pour correction des praticiens, taux d'erreur par cabinet et par heure de dictée, lexique de service
Dernière question, et c'est la vraie : où vivent les données de santé de nos usagers ?
Elles restent dans l'établissement. Je tourne en inférence locale sur une machine du centre hospitalier, et le dossier patient n'est recopié nulle part.
L'inférence locale, c'est le modèle qui calcule sur votre machine : le texte d'une dictée ou d'un compte rendu est traité sans traverser aucun réseau extérieur. Si l'établissement préfère ne pas héberger de machine, l'autre voie est une ressource dédiée et isolée, hébergée en France, sous droit français — héberger des données de santé pour le compte d'autrui suppose en France un hébergeur certifié HDS ; cette exigence est arrêtée avec vous au cadrage, avant toute mise en service. Dans les deux cas, une ressource par établissement : les données de santé de Vaubourg restent celles de Vaubourg.
Ce que ça change, dossier par dossier :
· Aucune donnée de santé hors de l'Union européenne. Zéro. Architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité, y compris face à un acteur américain qui hébergerait en Europe — ces textes visent l'entreprise, pas le lieu de ses machines. C'est l'argument qui vous distingue de la totalité des outils grand public.
· Vos dictées, vos comptes rendus et vos dossiers n'entraînent aucun modèle. Ce que je lis de Vaubourg sert à Vaubourg.
· Chiffrement en transit et au repos, authentification forte, et accès par rôle — les droits suivent la fonction : un assistant médico-administratif ouvre les comptes rendus des consultations de son pôle.
· Journalisation des accès : qui a ouvert quel dossier, et quand. C'est ce journal qui vous permet de répondre en quelques minutes à un usager qui exerce son droit d'accès, et à votre délégué à la protection des données.
· Les correspondances médicales passent par la messagerie sécurisée de santé, et par elle seule.
La gouvernance, en une ligne par décision : le praticien valide le compte rendu et le codage · l'assistant médico-administratif valide courriers et convocations · la cadre de santé arrête les règles d'agenda · la direction ouvre les droits d'accès. Sur le trimestre : 4 030 comptes rendus, 1 610 courriers, 9 400 rendez-vous et 3 780 pré-codages, tous validés par un agent public nommément. C'est la façon dont je suis branché, et c'est ce qui rend chacune de ces décisions motivée, tracée et contestable — ce qu'un service public doit pouvoir démontrer.
Et voici l'argument à garder pour la fin de votre présentation : tout cela se prouve par écrit. Je tiens à jour la fiche technique que votre délégué à la protection des données et votre tutelle demandent — hébergement, sous-traitants, durées de conservation, qui accède à quoi, journal des accès. Elle se demandait une fois par an et se reconstituait en trois jours ; elle sort en deux minutes.
Ce que je propose : une revue de conformité d'une heure par trimestre avec votre délégué à la protection des données. Le relevé est prêt avant la réunion et tient en quatre pages : tout y est déjà écrit. cadre-technique_ou-vivent-les-donnees-de-sante.pdfInférence locale ou HDS, 0 transfert hors UE dans l'architecture cible, qui signe quoi
✎ Cadre · architecture d'hébergement en France, exigence HDS arrêtée au cadrage, matrice des rôles, journal des accès et des validations
L'inférence locale, c'est le modèle qui calcule sur votre machine : le texte d'une dictée ou d'un compte rendu est traité sans traverser aucun réseau extérieur. Si l'établissement préfère ne pas héberger de machine, l'autre voie est une ressource dédiée et isolée, hébergée en France, sous droit français — héberger des données de santé pour le compte d'autrui suppose en France un hébergeur certifié HDS ; cette exigence est arrêtée avec vous au cadrage, avant toute mise en service. Dans les deux cas, une ressource par établissement : les données de santé de Vaubourg restent celles de Vaubourg.
Ce que ça change, dossier par dossier :
· Aucune donnée de santé hors de l'Union européenne. Zéro. Architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité, y compris face à un acteur américain qui hébergerait en Europe — ces textes visent l'entreprise, pas le lieu de ses machines. C'est l'argument qui vous distingue de la totalité des outils grand public.
· Vos dictées, vos comptes rendus et vos dossiers n'entraînent aucun modèle. Ce que je lis de Vaubourg sert à Vaubourg.
· Chiffrement en transit et au repos, authentification forte, et accès par rôle — les droits suivent la fonction : un assistant médico-administratif ouvre les comptes rendus des consultations de son pôle.
· Journalisation des accès : qui a ouvert quel dossier, et quand. C'est ce journal qui vous permet de répondre en quelques minutes à un usager qui exerce son droit d'accès, et à votre délégué à la protection des données.
· Les correspondances médicales passent par la messagerie sécurisée de santé, et par elle seule.
La gouvernance, en une ligne par décision : le praticien valide le compte rendu et le codage · l'assistant médico-administratif valide courriers et convocations · la cadre de santé arrête les règles d'agenda · la direction ouvre les droits d'accès. Sur le trimestre : 4 030 comptes rendus, 1 610 courriers, 9 400 rendez-vous et 3 780 pré-codages, tous validés par un agent public nommément. C'est la façon dont je suis branché, et c'est ce qui rend chacune de ces décisions motivée, tracée et contestable — ce qu'un service public doit pouvoir démontrer.
Et voici l'argument à garder pour la fin de votre présentation : tout cela se prouve par écrit. Je tiens à jour la fiche technique que votre délégué à la protection des données et votre tutelle demandent — hébergement, sous-traitants, durées de conservation, qui accède à quoi, journal des accès. Elle se demandait une fois par an et se reconstituait en trois jours ; elle sort en deux minutes.
Ce que je propose : une revue de conformité d'une heure par trimestre avec votre délégué à la protection des données. Le relevé est prêt avant la réunion et tient en quatre pages : tout y est déjà écrit. cadre-technique_ou-vivent-les-donnees-de-sante.pdfInférence locale ou HDS, 0 transfert hors UE dans l'architecture cible, qui signe quoi
✎ Cadre · architecture d'hébergement en France, exigence HDS arrêtée au cadrage, matrice des rôles, journal des accès et des validations
Inférence locale · traitements dans l'UE visés
Votre cas n'est pas ici ? C'est exactement ce dont on parle en 15 minutes. Réserver l'audit gratuit →
Cas d'usage
Les usages de l'IA dans un secrétariat médico-administratif
Chaque usage correspond à un agent que nous déployons. Tous fonctionnent en appui, sous la validation de l'agent public.
Inclus dans votre agent
Les 7 capacités essentielles à cette promesse sont comprises, sans surcoût.
Mise en forme des comptes rendus
Comptes rendus structurés à partir de la dictée ou de notes, selon les modèles du service — proposés, à relire et valider.
Courriers & correspondances médicales
Courriers au médecin traitant et aux confrères, en-têtes et coordonnées récupérés du dossier — prêts à signer.
Rendez-vous & convocations
Organisation des rendez-vous, des rappels et des convocations dans le respect des règles d'agenda du service.
Pré-codage des actes
Préparation du pré-codage des actes à partir du compte rendu, pour validation par le professionnel.
Lecture des pièces du dossier
Extraction et contrôle de complétude des pièces administratives du dossier patient (OCR, justificatifs).
Renseignement administratif aux usagers
Répondre aux questions récurrentes : pièces à fournir, préparation d'un examen, statut d'une demande.
Langage clair & projet FALC
Préparation d'une version en langage clair et d'un projet de transcription selon les règles FALC, soumis à validation humaine.
Contrôles et garanties
Ces 6 contrôles sont intégrés à l'agent : ils encadrent ce qu'il fait, quelle que soit la formule retenue. Ils ne se choisissent pas et ne s'ajoutent pas à votre commande.
Validation humaine, exceptions et escalade
Statut, clôture sûre et traçabilité
Sources, droits d’accès et gestion de l’absence de réponse
Distinguer strictement administratif, information et décision de soin
Protéger les données de santé et limiter les accès
Valider humainement, surveiller qualité et signaler les limites
Ce à quoi l'agent doit être relié
Ce raccordement conditionne le fonctionnement de l'agent. Il porte sur votre système d'information et est cadré pendant l'audit.
S’intégrer au dossier/agenda sans double saisie ni rupture de parcours
Autres besoins couverts par nos agents
Chaque carte indique où en est l'agent correspondant : disponible, sur devis, ou encore en cours d'architecture.
Assistant médical administratif (courriers, codage)
Confidentialité renforcée.
Sur devis Voir la fiche →Agent de pré-orientation médicale administrative
Protocole, confidentialité.
Sur devis Voir la fiche →Accueil et admissions hospitalières (bureau des entrées)
Strictement en appui (administratif). Données de santé : exigence HDS arrêtée au cadrage.
Sur devis Voir la fiche →Besoin d'aller plus loin ?
Ces agents traitent un autre processus métier, avec leur propre responsable et leur propre tarif. Ils s'ajoutent à celui-ci.
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Composer votre agent
En 15 minutes, nous identifions l'agent qui rendra le plus de temps à vos agents — sans surdimensionner le projet.
Le gain
Combien de temps un secrétariat peut-il récupérer ?
En automatisant la mise en forme des comptes rendus et la préparation des courriers et convocations, un secrétariat médical peut viser une réduction de moitié du temps administratif sur les tâches répétitives — réinvesti dans l'accueil et l'accompagnement de l'usager.
Mise en forme d'un compte rendu de consultation
Préparation d'un courrier au médecin traitant
Réponse à une question récurrente d'un usager
Comparaison qualitative, non contractuelle : les proportions affichées illustrent le déplacement du travail vers la relecture, elles ne représentent aucune mesure. Chaque production de l'agent est relue et validée par une personne compétente.
Comment ça se passe
Les étapes de votre projet d'agent IA
1
Audit & cadrage
15 min pour cibler le cas d'usage le plus rentable.
2
Devis ou souscription directe
Une offre du catalogue se souscrit en ligne ; un besoin particulier reçoit un devis chiffré.
3
Conception
Nous concevons l'agent et ses garde-fous.
4
Intégration & tests
Nous raccordons vos outils à l'agent, lui-même hébergé en France.
5
Déploiement
Mise en service et formation de votre équipe.
6
Exploitation
Supervision continue et amélioration.
Tarifs
Trois formules, un seul agent
Un agent médico-administratif (comptes rendus, courriers, rendez-vous, pré-codage), installé et exploité pour vous. Au choix selon votre mode de fonctionnement — abonnement annuel, le temps que les gains s'installent durablement.
Cet agent se chiffre avec vous, pas en ligne. Nous ajustons son périmètre en ce moment, et pendant cet ajustement la souscription en ligne reste fermée. Décrivez-nous votre besoin : nous revenons vers vous avec un chiffrage. Demander un devis
Notre engagement
Quatre garanties qui comptent pour un service public de santé
Les données de santé ne sortent jamais de l'établissementInférence locale ou ressource isolée hébergée en France, exigence HDS arrêtée au cadrage ; aucune donnée patient confiée à un tiers étranger.
Données en France, sous droit françaisLocalisation et minimisation natives pour les données de santé ; architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité.
L'agent public garde la décisionL'agent IA produit comptes rendus, courriers et pré-codage vérifiables ; aucune validation ni acte médical n'est automatisé.
Supervision humaine & traçabilitéMonitoring, mises à jour et journalisation des accès : conforme aux exigences de l'AI Act.
Questions fréquentes
Vos questions, nos réponses
Les données de santé sont-elles protégées ?
Oui : hébergement en France, ressource isolée et accès tracés, ou inférence locale sur une machine de l'établissement. Aucune donnée ne transite hors de l'Union européenne, architecture conçue pour réduire l'exposition aux législations extraterritoriales, la localisation ne garantissant pas à elle seule l'immunité. L'hébergement de données de santé impose en France un hébergeur certifié HDS : cette exigence est arrêtée avec vous au cadrage, avant toute mise en service.
L'agent pose-t-il un diagnostic ?
Non : il traite uniquement les tâches administratives — mise en forme des comptes rendus, courriers, rendez-vous, pré-codage. L'acte médical et le codage final restent au professionnel. L'agent IA assiste, l'agent public décide.
S'intègre-t-il au logiciel métier de l'établissement ?
Oui, via les interfaces du dossier patient et de la messagerie sécurisée de santé. L'agent se connecte à vos outils existants et vient les compléter, sans imposer de migration ni de changement de logiciel.
L'IA peut-elle vraiment mettre en forme un compte rendu fiable ?
Oui en grande partie. L'agent structure le compte rendu à partir de la dictée ou de notes selon les modèles du service, prépare les courriers associés et surligne les points à vérifier (terme ambigu, posologie). Le secrétaire passe d'un rôle de frappe à un rôle de relecture et de validation, plus rapide et à plus forte valeur.
Comment est garantie la supervision humaine ?
Rien n'est envoyé, codé ni transmis sans la validation de l'agent public. L'agent produit des éléments vérifiables, journalise ses actions et reste strictement en appui — conformément aux exigences de l'AI Act sur la supervision humaine.
Faut-il un grand hôpital pour s'équiper ?
Non. L'offre s'adapte aussi bien à un cabinet ou un centre de santé qu'à un service hospitalier ou un établissement public, et se déploie progressivement par usage prioritaire.
L'agent annonce-t-il qu'il est une intelligence artificielle ?
Oui, dès la première interaction, et ce n'est pas une option de configuration : depuis le 2 août 2026, l'article 50 §1 du règlement européen sur l'IA impose d'informer toute personne qui interagit avec un système d'IA, sauf lorsque la chose est manifeste. L'annonce est intégrée au message d'accueil, dans la langue de l'interlocuteur, et celui-ci peut demander un interlocuteur humain à tout moment.
Combien de temps pour déployer un agent ?
Quelques semaines en général, après un audit gratuit de 15 minutes qui identifie l'usage le plus utile, puis une phase de conception, d'intégration et de tests avant la mise en service et la formation des agents.
Sur quels outils les usagers peuvent-ils joindre l'agent ?
Sur ceux qu'ils ont déjà. L'agent répond sur WhatsApp Business, le chat du site et le courrier électronique : l'usager n'a ni compte à créer, ni application à installer. C'est un levier d'accès au service — WhatsApp et le téléphone touchent des publics que le formulaire en ligne n'atteint pas, ce qui réduit le non-recours aux droits et sert l'égalité d'accès. En interne, vos agents publics dialoguent avec lui depuis Microsoft Teams, Slack ou leur messagerie, sans changer d'outil. Le pilotage se fait depuis un tableau de bord web. Ces connecteurs reposent sur des standards ouverts, dont le protocole MCP ; ils sont inclus dans toutes les formules, sans supplément, dans la limite du nombre de raccordements que comprend votre niveau. Seuls les frais facturés par les plateformes elles-mêmes — WhatsApp Business facture à la conversation — sont refacturés au coût réel, sans marge, en dehors de l'abonnement.
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15 minutes pour identifier l'usage le plus utile — hébergé en France, exigence HDS arrêtée au cadrage, supervisé, sans engagement.