Aide à la saisie : prérempli depuis les pièces, contrôlé avant validation

Je remplis les champs que je peux justifier, je laisse vides ceux que je ne peux pas.
Sur une fiche de fournisseur à créer : j'ai 7 champs sur 12, chacun tiré d'une pièce que vous avez au dossier — la raison sociale et l'identifiant du devis, l'adresse et le code du RIB, le contact du courriel d'accompagnement.
Les 5 autres restent vides, et je dis pourquoi : le code d'activité ne figure sur aucune pièce ; deux champs relèvent de votre nomenclature interne, que la pièce ne connaît pas ; deux sont des choix de gestion.
Le code d'activité, je vais le chercher plutôt que de le deviner : déduit de la raison sociale il serait juste neuf fois sur dix, et c'est la dixième qui coûte — un mandat rejeté, un fournisseur mal classé, et personne pour se souvenir que le champ avait été deviné. Je l'ai donc demandé au fournisseur, dans le courriel de retour du devis, avec les deux autres champs de nomenclature manquants : la fiche se complétera d'elle-même à sa réponse, et vous n'aurez rien à ressaisir.
Chaque champ rempli porte sa pièce et sa ligne, et vous validez la fiche entière ou champ par champ.
Le gain n'est pas de saisir à votre place : c'est que vous n'ayez plus à ouvrir quatre documents pour remplir douze cases. fiche-fournisseur_7-sur-12.pdf7 champs justifiés · 5 laissés vides
⛓ Sourcé · devis du 22/07, RIB, courriel d'accompagnement du 24/07

Alors c'est vous qui avez validé, et le progiciel le dira. Je ne prétends pas empêcher cela — aucun outil ne le peut, et un outil qui prétend le contraire vous vend une garantie qu'il ne tient pas.
Ce que je peux faire, en revanche : rendre le regard rapide. Chaque champ rempli affiche la pièce et la ligne d'où il vient, en survol. Vérifier douze champs prend une minute quand la source est là, et cinq minutes quand il faut rouvrir les documents.
Et rendre le regard nécessaire là où il compte : les champs qui portent un risque — un IBAN, un identifiant, un montant — ne sont jamais préremplis en silence. Ils sont préremplis et marqués comme à vérifier, et la fiche ne se valide pas en bloc tant qu'ils ne sont pas vus.
C'est le seul endroit où je vous ralentis volontairement, et c'est celui où une erreur se paie le plus cher : un IBAN faux se découvre au premier virement, pas avant. champs-a-verifier_pourquoi.pdf3 familles de champs · jamais validées en bloc
✎ Cadre · champs à risque à définir avec le service

Les incohérences sont signalées, jamais arbitrées — et le signalement porte les deux valeurs, pas une conclusion.
Ce que je compare : chaque champ que je prépare est confronté à toutes les pièces du dossier qui le portent. Sur les 1 840 fiches préparées ce trimestre : 147 incohérences signalées, soit 8 % — une surface de 84 m² sur l'avis de taxe foncière et de 91 m² sur le plan joint ; un nom d'usage sur la pièce d'identité et un nom de naissance sur l'attestation ; une date d'effet de bail au 1er mars sur le contrat et au 15 mars sur l'attestation d'assurance.
Les pièces absentes sont signalées de la même façon : 212 fiches portent le champ rendu obligatoire en mars sans reprise de l'existant, et aucune pièce du dossier ne le renseigne. Je ne l'invente pas et je ne le remplis pas d'un « néant » : le champ reste vide, la fiche porte la mention « pièce absente », et les 212 se traitent en une fois plutôt qu'en 212 alertes qui useraient l'attention.
Ce qu'un signalement contient : les deux valeurs, la pièce et la page d'où vient chacune, la date de chaque pièce — et rien d'autre. Choisir entre deux pièces officielles, c'est instruire : cela revient à l'agent, qui tranche en dix secondes les deux documents ouverts devant lui, au lieu de dix minutes à les chercher.
Ce que ça rend : retrouver l'origine d'une divergence prenait 12 minutes ; le signalement l'ouvre à la bonne page. Sur 147 incohérences par trimestre, plus de 107 heures rendues sur l'année, arrondi vers le bas.
Le chiffre qui ne me flatte pas : sur mes 300 premières incohérences signalées, 96 étaient fausses — 32 %, et vos gestionnaires ont commencé à les fermer sans les lire, ce qui est le pire effet possible. Toutes comparaient une valeur à une pièce plus ancienne que la dernière mise à jour du dossier : je comparais des valeurs sans comparer leurs dates. Je compare désormais à la pièce la plus récente qui porte le champ, et j'écris la date des deux : sur les 900 suivantes, les fausses sont tombées à 6 %, et vos gestionnaires les rouvrent une par une.
⛓ Sourcé · 147 incohérences signalées sur 1 840 fiches, 212 champs vides traités en une fois, 32 % de fausses ramenés à 6 %

Ça change qu'un même bâtiment compte pour quatre dans vos états.
Les quatre écritures : avec « avenue », avec « av. », avec le nom complet, et une quatrième où le numéro est collé au nom de la voie.
Ce que ça produit : un état de charges par bâtiment qui présente quatre lignes de faible montant au lieu d'une ligne de montant réel. Personne ne voit le vrai coût de ce bâtiment, et il est plus élevé que ce que chaque ligne laisse croire.
Ce que je propose : une écriture de référence, et les trois autres rattachées — sans rien effacer. Une écriture supprimée casse les rapprochements passés ; une écriture rattachée les conserve.
Ce que j'ai préparé pour que le choix se fasse en une minute : pour chacune des quatre écritures, le nombre de fiches qui la portent, les progiciels concernés et le coût de la reprise si c'est elle qu'on retient. Deux formes sur les quatre respectent votre charte d'adressage, et l'une des deux couvre déjà 71 % des fiches. La forme de référence se signe par le service qui tient le référentiel — c'est une décision de nomenclature, elle vaut pour tous les progiciels à la fois, et elle se prend maintenant sur un tableau plutôt que dans six mois sur une intuition.
Combien de cas comme celui-là : 147 adresses ont plus d'une écriture, dont 31 avec plus de trois. 147-adresses_ecritures-multiples.pdf147 adresses · 31 à plus de 3 écritures
⛓ Sourcé · référentiel d'adresses, progiciel financier, progiciel scolaire

Elles ont toutes la même cause, et c'est une bonne nouvelle.
Ce qu'elles ont en commun : les 38 sont apparues au moment où un dossier passe d'un service à l'autre. Le premier service crée la fiche, le second ne la trouve pas — parce qu'il cherche sur un champ que le premier n'a pas rempli — et la recrée.
Le champ en cause : l'identifiant externe. Il est facultatif à la création, et c'est le seul sur lequel le second service sait chercher.
Ce que ça donne : deux fiches, deux historiques, et un dossier qui avance sur l'une pendant que les pièces arrivent sur l'autre.
Deux façons de le régler, et la seconde est meilleure : je peux signaler chaque doublon à sa création — utile, mais c'est un pansement. Ou vous rendez l'identifiant externe obligatoire à la création, et les 38 disparaissent d'un coup.
Ma valeur ici n'est pas de rattraper 38 doublons par mois : c'est de vous montrer que 38 doublons par mois tiennent à un champ facultatif. 38-doublons_une-seule-cause.pdf38 doublons · 1 champ facultatif
✎ Proposition · un champ à rendre obligatoire — la décision est au service

On les trie avant de les traiter, parce que les 212 ne se valent pas.
Ce que j'ai regardé : pour chacune, si la valeur manquante existe ailleurs dans vos données.
· 128 fiches : la valeur figure dans un autre progiciel, sur la même fiche. Je peux la proposer, avec sa source.
· 51 fiches : la valeur figure sur une pièce du dossier. Je peux la proposer, avec la ligne.
· 33 fiches : la valeur n'existe nulle part. Elle est à demander, ou la fiche est à clore.
Les 33 sans valeur, je ne les laisse pas en l'état non plus : une valeur par défaut serait pire que le vide — un champ rendu obligatoire en mars et rempli d'un « non renseigné » n'est pas rempli, il est masqué, et la personne suivante croira qu'il l'est. J'ai donc écrit les 33 demandes, une par fiche, adressées au service qui détient l'information, et signalé les 9 fiches sans activité depuis deux ans, qui se clôturent plutôt qu'elles ne se complètent.
Ce que je propose : une liste de 179 propositions à valider par lots de dix, et les 33 traitées à part, parce qu'elles demandent une décision et non une validation. 212-fiches_179-valeurs-retrouvees.pdf128 + 51 retrouvées · 33 à décider
⛓ Sourcé · 212 fiches, progiciels rapprochés, pièces des dossiers

Ce qui permet de refaire le chemin, et rien qui décrive quelqu'un.
Ce qui est conservé : la proposition faite, la pièce et la ligne qui la justifient, la date, et ce qu'il en a été fait — validée, modifiée, ou écartée.
Ce qui n'est pas conservé : aucune statistique par agent saisisseur, aucun taux d'acceptation individuel, aucun temps de validation par personne.
Pourquoi c'est écrit ici : un outil qui mesurerait combien de propositions chaque agent accepte produirait exactement le contraire de ce qu'on cherche. Un agent qui sait qu'il est mesuré valide plus vite et regarde moins — et l'outil aurait alors dégradé la qualité qu'il prétend servir.
Ce que la synthèse mensuelle contient : les champs où mes propositions sont le plus souvent modifiées. Ce sont ceux où je me trompe, ou ceux dont la règle a changé sans que je le sache — dans les deux cas, c'est un réglage à faire, pas une personne à voir. ce-qui-est-conserve.pdf4 données gardées · 3 jamais gardées
✎ Cadre · durées de conservation à fixer par la collectivité