Rapprochement de données : les doublons probables, les critères visibles

Quatre signalements ce matin sur vos fichiers.
· Un même équipement est inventorié dans deux fichiers avec deux valeurs d'achat. L'écart est de 12 400 €, et le bilan comptable retient la plus basse.
· Deux fiches portent la même adresse, la même date de naissance et deux orthographes du même nom. Elles ne seront pas fusionnées — je vous dis pourquoi plus bas.
· Un fichier de subventions et un fichier de conventions divergent sur 9 montants. Les deux ont été mis à jour, à deux dates différentes.
· 412 lignes d'un fichier n'ont aucun équivalent dans l'autre. Ce n'est pas une anomalie : les deux fichiers ne couvrent pas la même chose, et personne ne l'avait écrit. veille-matin_4-signalements.pdf4 signalements · 1 périmètre à écrire
⛓ Sourcé · inventaire, fichier comptable, fichier des subventions, conventions

Non. Jamais, et c'est la règle qui tient tout le reste.
Ce qui concorde : même adresse, même date de naissance, deux orthographes proches du même nom. Trois signaux forts.
Ce qui ne concorde pas : deux prénoms différents, et deux dossiers ouverts à quatre ans d'intervalle sur deux dispositifs sans rapport.
L'explication la plus probable, et elle est banale : deux personnes de la même famille, au même domicile, nées le même jour d'années différentes — ou le même jour, cela arrive. Une fusion ici mélangerait deux vies dans un seul dossier.
Ce que ça coûterait : des droits calculés sur les revenus de deux personnes, un historique médical ou social attribué à la mauvaise, et un dossier qu'on ne sait plus séparer — parce que rien ne dit plus quelle ligne appartenait à qui.
Ce que je fais à la place : je les signale côte à côte, avec ce qui concorde et ce qui diverge, et un agent tranche en trente secondes avec une pièce d'identité au dossier. 2-fiches_ce-qui-concorde-et-diverge.pdf3 concordances · 2 divergences · aucune fusion
⛓ Sourcé · 2 fiches, 3 signaux concordants, 2 signaux divergents

Je compare en continu les fichiers que vous m'avez ouverts : ce qu'ils décrivent en commun, là où ils divergent, et ce que l'un contient et l'autre pas.
Le routage suit la nature de l'écart : un écart de valeur au service qui tient le fichier de référence ; deux fiches proches à l'agent qui peut ouvrir la pièce d'identité, jamais à un tableau de bord ; les divergences de montants aux deux services, avec les deux dates de mise à jour ; les 412 lignes au chef de service, en une fois.
Avec une relance : 7 jours sur tout, sauf ce qui alimente un état financier en cours — 24 h dans ce cas. Puis une synthèse mensuelle : par type d'écart et par couple de fichiers, jamais par usager.

Ce que cette comparaison a déjà produit : un écart de 12 400 € sur un même équipement porté au service qui tient le fichier de référence avant l'arrêté des comptes, neuf montants divergents entre subventions et conventions présentés avec leurs deux dates de mise à jour, 412 lignes expliquées — les deux fichiers ne couvrent pas le même périmètre, et c'est désormais écrit —, et deux fiches proches posées côte à côte avec ce qui concorde et ce qui diverge.
Ce que ça rend au service dès demain : des états financiers sincères, et un agent qui tranche en trente secondes sur une paire de fiches au lieu de reprendre deux bases à la main. La fusion reste sa décision, et c'est ce qui protège l'usager : deux vies mélangées dans un même dossier ne se séparent plus, parce que rien ne dit plus quelle ligne appartenait à qui. Je lui rends cette décision déjà instruite — critères concordants, critères divergents, niveau de concordance, et la pièce d'identité ouverte au bon endroit. Le jour où vous voulez que j'applique les fusions moi-même au-dessus d'un niveau que vous fixez, vous m'en donnez le mandat : écrit, borné à ce niveau, daté, retirable d'un mot. Les données des usagers ne quittent pas l'administration : je compare ce que vous m'ouvrez, base par base, et chaque comparaison est tracée.
Le pas suivant est prêt : les paires sont regroupées par niveau de concordance, les plus sûres en tête, pour que la validation avance par lots. Dites-moi quel niveau vous voulez traiter en premier.
✎ Proposition · surveillance et relances à paramétrer — vous fixez les seuils