IA pour la santé : alléger l'administratif des cabinets et cliniques

Quatre signalements ce matin, sans demande de votre part.
· Dr Kane absent jeudi 13/08. L'absence a été portée au planning hier soir. 14 patients ont un rendez-vous ce jour-là et aucun n'a été prévenu.
· Une demande d'accès au dossier attend depuis 6 jours. Mme Sow l'a déposée le 30/07 ; le délai de huit jours expire après-demain.
· 7 comptes rendus dorment dans la boîte partagée depuis cinq jours, sans être rattachés à un dossier patient. Je vois qu'ils ne sont rattachés à rien — je n'ai pas ouvert leur contenu.
· L'attestation de responsabilité civile professionnelle du Dr Mbaye a expiré le 31/07. Le renouvellement n'est pas au dossier administratif. veille-matin_4-signalements.pdf4 signalements · source de chacun
⛓ Sourcé · planning, registre des demandes d'accès, boîte partagée, dossier administratif

Non, et pas parce que je ne saurais pas le faire.
Déplacer le rendez-vous d'un patient, c'est décider que sa consultation peut attendre. Sur ces 14, je ne sais pas lesquelles le peuvent, et le savoir supposerait de lire un motif médical que je ne lis pas.
Ce que j'ai fait : la liste des 14, avec pour chacun le délai depuis la prise du rendez-vous, s'il s'agit d'un premier rendez-vous ou d'un suivi, et si un autre praticien du cabinet a un créneau libre le même jour. Ce sont des données d'agenda, pas des données de santé.
Sept ont un créneau équivalent chez le Dr Diallo le jeudi. Pour les sept autres, le premier créneau libre est au 27/08.
Le message de report est prêt, en deux versions — report interne le même jour, et report à quinzaine. Aucun ne part avant que quelqu'un ait dit qui va où. rdv-du-13-08_a-reporter.pdf14 patients · créneaux de substitution
✎ Appui · report préparé — l'arbitrage médical reste au cabinet

Je regarde en continu ce que vous m'avez ouvert : le planning, l'agenda, le registre des demandes d'accès, la boîte partagée et le dossier administratif du cabinet. Quand une échéance approche ou qu'une pièce reste sans suite, je le dis — je n'attends pas qu'on me le demande.
Le routage suit votre organisation : l'absence et les reports à la responsable de secrétariat ; la demande d'accès à elle aussi, parce que le délai est légal et qu'elle le tient ; les comptes rendus non rattachés au secrétariat médical ; l'attestation expirée au gérant du cabinet, parce que ce n'est pas un sujet de secrétariat.
Avec une relance : sans traitement à 48 h, un rappel ; à 72 h, au médecin coordinateur. Et une synthèse hebdomadaire : ce qui a été signalé, ce qui a été traité, ce qui est resté sans réponse. Un état des sujets, pas un classement des personnes.

Et je ne m'arrête pas au signalement : ce qui pouvait être préparé l'est. Les reports de la journée d'absence sont proposés patient par patient, deux créneaux chacun, pris sur les disponibilités réelles ; la demande d'accès est montée avec les pièces à joindre et le décompte du délai légal, jour par jour ; les comptes rendus non rattachés ressortent avec l'élément d'identification qui manque à chacun ; et le renouvellement de l'attestation est prérempli. Sur une semaine, c'est une demi-journée de secrétariat rendue.
Ce qui reste à une personne, et c'est ce qui protège le patient : tout ce qui touche au soin. Je vois qu'un compte rendu n'est rattaché à rien ; je ne sais pas ce qu'il dit — le contenu clinique ne m'est pas ouvert, et c'est un choix d'installation, pas un réglage. Un report, un accord, une réponse à un patient portent le nom de qui les donne.
Et je lis ce que vous m'avez ouvert, poste par poste, chaque accès tracé et retirable d'un mot : rien ne sort du cabinet.
✎ Proposition · surveillance et relances à paramétrer — vous fixez les seuils

Elles entrent dans une file d'exception, et elles en sortent — c'est la différence.
Sur le mois : 1 260 demandes administratives entrées, 1 118 closes au premier contact. Les 142 restantes sont des exceptions, et elles sont rangées par ce qui les bloque :
· 58 attendent une pièce administrative — attestation de droits, courrier d'adressage, accord de prise en charge ;
· 41 attendent une disponibilité de praticien ou de plateau ;
· 28 sortent du protocole que vous avez écrit : demande d'un tiers, motif inhabituel, situation que la fiche de conduite à tenir ne prévoit pas ;
· 15 sont des demandes de report faites par le patient lui-même.
Les relances partent seules, aux dates que vous avez fixées : J+2 par message, J+5 par téléphone, J+9 dernier rappel avec la conséquence écrite noir sur blanc. Sur les 58 pièces manquantes, 47 sont revenues au J+5, contre 21 sur un mois comparable avant.
Les escalades vont à une personne nommée, jamais à un service : les 28 hors protocole partent à la secrétaire référente avec le motif exact de sortie du protocole ; 9 sont montées au praticien, parce qu'elles supposent une appréciation de soin — et celles-là ne redescendent pas chez moi tant qu'il n'a pas répondu.
La clôture est traçable, et c'est la partie qu'on néglige toujours : une demande n'est close que par un motif choisi dans votre liste, la date, l'auteur — moi ou une personne — et le lien vers la pièce ou le message qui la ferme. Sur 1 260, aucune n'est close sans ces quatre éléments. C'est ce qui permet de répondre en trente secondes quand un patient rappelle un mois plus tard.
Un chiffre qui ne m'arrange pas : 11 demandes ont dormi 14 jours dans la file. Toutes les onze avaient reçu une réponse partielle du patient, et ma règle traitait toute réponse comme une relance satisfaite. Une réponse qui ne referme pas le motif relance désormais au bout de 48 heures : aucune demande au-delà de 9 jours depuis six semaines.
✎ Cadre · file d'exception, relances datées, clôture tracée